安否確認システムとは、地震や津波などの災害時に従業員の安否を確認するための機能が搭載されたツールのことです。気象庁の情報と連動して安否確認メッセージが自動送信される仕組みで、回答の自動集計や一元管理もできます。
本記事では、安否確認システムの機能や特徴、利用するメリット、比較ポイントを紹介するので、ぜひ参考にしてください。
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目次 |
安否確認システムとは
安否確認システムとは、地震や台風などの災害時に従業員の安否を確認するためのツールのことです。メッセージを自動で一斉送信できる機能や、回答を自動集計する機能などが搭載されており、従来の電話やメールと比べて効率的に安否確認ができます。
具体的には、従業員の居場所、怪我の有無、業務の継続は可能か、などの確認が可能です。
災害が起きた場合、初動対応として企業は従業員の安否を確認しなければなりません。安否確認システムはBCP（Business Continuity Plan：事業継続計画）対策として多くの企業に導入されています。
機能
安否確認システムの主な 機能を一覧表にまとめたので、見てみましょう。
| 安否確認システムの主な機能 | |
|---|---|
| 自動送信 | 地震や台風などの災害発生時、気象庁の情報に基づいた安否確認メッセージを、あらかじめ登録した従業員に対して自動で一斉送信する機能。気象庁の情報と連動して、あらかじめ登録した地域に関連する震度や波高を取得する仕組み |
| 自動集計 | 安否確認メッセージの回答を自動集計してまとめる機能。回答状況や怪我の有無、出社の可否、交通手段などを集計する |
| 自動再送信 | 一斉送信された安否確認メッセージに未回答の従業員を絞り、自動で再送信する機能 |
| 掲示板・チャット | 安否確認のための連絡だけでなく、オフィスや工場などの被災状況、今後の指示をテキストや写真・動画添付でほかの従業員と共有できる機能 |
電話・メールとの比較
緊急時の安否確認には、これまで主に電話やメールが使用されていました。しかし電話は災害時に通信が混雑しやすくつながらない、メールは送信しても既読されたかどうかがわからない、などの課題がありました。
また電話やメールで確認した内容をエクセルなどに記載して集計する必要があるため、人数が多いと時間がかかり担当者の負荷が大きくなる点もデメリットです。手作業では二重対応や対応漏れなどの人的ミスが起こりやすく、正確な判断が難しい状況でした。
しかし安否確認システムを導入すると、気象庁の情報に基づいた地震や津波、特別警報に連動した安否確認のメッセージを自動で一斉送信できます。管理画面では回答状況が一覧化され一目で状況を把握できるため、電話やメールよりも効率的に初動対応ができる点がメリットです。
大企業の6割近くが「安否管理システムは災害時に有効」と回答
2022年に内閣府が報告した企業のBCP対策に関する調査によると、「被害を受けた際に有効であった取り組み」として、大企業の57.2％が「安否確認や相互連絡のための電子システム（災害用アプリ等含む）導入」と回答しています。
中小企業においては3割近くが同様に回答し、大企業を中心に安否確認システムの活用が進んでいることがわかりました。
災害が発生して企業活動に支障が出ると、自社だけでなく地域経済や雇用などの各方面に影響を与えることになります。
そこで大企業だけでなく中小企業も含めてBCP対策を策定し、初動対応として安否確認システムを活用して従業員の無事を即座に確認することが重要です。従業員の状況をスムーズに把握できれば、事業活動の再開に向けて取り組みを進められます。
参考：令和３年度 企業の事業継続及び防災の取組に関する実態調査｜内閣府
安否確認システムのメリット
安否確認システムの3つのメリットをご紹介します。
緊急時に従業員の安否を素早く確認できる
電話やメールと比較して、安否確認システムを活用すると従業員の安否確認が早くなります。
従業員や家族の状況、怪我の有無、出社の可否を素早く把握できれば、事業継続に向けて次のアクションを起こしやすくなります。初動対応が遅れて事業停止の期間が長くなる場合、利益だけでなく顧客や取引先を失い、事業撤退の事態に追い込まれるリスクがあるでしょう。
担当者の負担が軽減する
安否確認システムではメッセージを自動送信できるため、担当者の負担軽減につながります。
手動で送信する場合、正社員だけでなく派遣社員やアルバイト、取引先などの関係者も含めると人数が多くなり、送信漏れや二重対応などのミスが生じてしまいます。さらに集計業務にも手間がかかり、何時間も費やしてしまう場合があるでしょう。
安否確認システムを使うと送信も集計も自動対応できるため、担当者の対応時間を減らすことができます。災害が深夜や休日に発生した場合、気象庁の情報に連動した自動送信機能があれば、大幅な業務効率化につながる点がメリットです。
トラブル対応や事業復旧に専念できる
安否確認システムの導入でメッセージの送信と集計業務が効率化するため、担当者は以下のトラブル対応や事業復旧に集中できるようになります。
- オフィスや工場などの被害状況の把握・安全確認
- 通信回線やシステム機器の動作状況
- 周辺住民の状況確認 など
安否確認システムにアプリやチャット機能があれば、オフィスでパソコンを開けなくても、アプリを使って関係者と連絡が取れるので復旧活動がスムーズに進むでしょう。
安否確認システムの比較ポイント
現在、安否確認システムはさまざまな企業から提供されており、選び方がわからないという方もいるかもしれません。安否確認システムを比較する際は、以下の5つのポイントに注目してみることをおすすめします。
安定稼働
安否確認システムは災害時に使用するため、安定して稼働するかどうかは非常に重要です。通信回線の渋滞や、アクセス増加によってシステムに負荷がかかりすぎて利用できない事態は災害時にあってはなりません。そのため複数のデータセンターを利用し、アクセスを分散させているシステムを選ぶようにしましょう。
操作性
安否確認システムを日常業務で利用する機会は少ないので、ITツールに慣れていない従業員も直感的に操作できるツールを選びましょう。使用しやすいツールは回答率が高まります。
また担当者にとって管理・運用をしやすいかどうかも重要です。人事異動が多い企業の場合、システムのメンテナンスに手間がかかるからです。人事情報システムと連携でき、ユーザー追加や部門異動などの操作をシステム上で簡単にできるシステムを選びましょう。
機能
自社に必要な機能が無駄なく利用できるかどうかを確認しましょう。たとえば「掲示板・チャット」機能があれば安否確認後の連絡手段を確保でき、今後の業務体制や対策について話し合うことができます。
災害時に安定稼働するシステムであれば、業務で使用しているチャットサービスやグループウェアなどよりもスムーズに連絡が取れることもあります。写真や動画を添付してメッセージを送信できるシステムを使うと、被災状況の把握が素早くできるでしょう。
アプリ対応
専用アプリがある安否確認システムを導入すると、スマートフォンにプッシュ通知を送れるので従業員が連絡に気づきやすくなります。パソコンを開いて会社からのメッセージを確認する必要がないので、メールの回答率の向上につながります。
メッセージに記載されたURLをクリックするだけで回答フォームにアクセスし、安否状況を登録できるように設定しておくと、素早い対応が可能です。安否確認システムによってはLINE連携もでき、利用するとさらに回答率が向上します。
価格
安否確認システムはいざという場面に備えたツールであるため、初期費用やランニングコストを抑えたいと考える企業は少なくないでしょう。そこで費用対効果の見合ったツールを導入することが大切です。
まずは無料でお試し利用できる安否確認システムを選び、使用感を確かめてから導入を決めると良いでしょう。
おすすめの安否確認システム｜トヨクモの安否確認サービス2
トヨクモ株式会社が提供する「安否確認サービス2」は、サービス導入者数3,500社以上、サービス利用継続率99.8％の安否確認システムです。ITツールのレビュープラットフォーム「ITreviewカテゴリーレポート」の安否確認システム部門において、6期連続で顧客満足度No.1を受賞しています。
同社の代表取締役社長が、阪神淡路大震災や東日本大震災を経験したことがきっかけとなり開発が進められた安否確認システムで、全国のさまざまな業界の企業・団体で導入されています。
参考：安否確認サービス2が6期連続で顧客満足度No.1に選出｜ITreview カテゴリーレポート 2024 Winter 安否確認システム部門
機能・特徴
安否確認サービス2では、平時の運用・管理、災害発生時の初動対応（安否確認など被害情報の収集）、緊急対応（被害情報の集計や復旧計画の調整）、復旧対応（復旧計画の発信）の4つのフェーズごとに機能を提供しています。
| 「安否確認サービス2」 4つのフェーズにあわせた機能 | |
|---|---|
| 平時の運用・管理 |
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| 初動対応 |
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| 緊急対応 |
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| 復旧対応 |
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料金
初期費用や解約費用は0円、30日間の無料お試し期間があります。ここでは以下の表で料金一覧を紹介します。ただしプランと上限ユーザー数に応じて料金は異なるので、導入前に確認しておきましょう。
| ライト | プレミア | ファミリー | エンタープライズ |
|---|---|---|---|
| 6,800円／月 | 8,800円／月 | 10,800円／月 | 14,800円／月 |
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サービス品質保証制度（SLA）
安否確認サービス2のSLAは以下のような保証基準項目と基準値、返金率となっています。
| 保証基準値 | 返金率 | |
|---|---|---|
| 稼働率 | 99.5%以上 | なし |
| 99.5%未満95%以上 | 月額利用料の10% | |
| 95%未満 | 月額利用料の25% |
ＪＢＣＣによる「安否確認サービス2」の導入サポート
ＪＢＣＣでは「安否確認サービス2」の導入をサポートしています。ＪＢＣＣホールディングス株式会社（ＪＢＣＣグループ）も実際に安否確認サービス2を活用し、効果を実感しています。
ＪＢＣＣグループでは、従来オンプレミスのサーバーで安否確認システムを運用していました。しかし操作が難しく、手動で安否確認メッセージを送信する必要があり、手間がかかっていました。
そこで安否確認サービス2を導入した結果、その操作性の高さからほとんどの従業員が直感的に使用できるようになりました。また、クラウド運用により安定した稼働が可能となり、安心感を向上させています。
「誰も取りこぼさない対応」を目指し、スマートフォン以外のガラケー（携帯電話）やパソコンでも利用できるようになるよう、従業員にレクチャーを実施。毎年、年２回安否確認訓練も実施しています。また災害時以外にも活用し、コロナ禍では社員の体調確認にも活用しました。その結果、安否確認サービス2の導入企業を対象に行われた全国一斉訓練において、「Good安否確認賞2023」の優秀賞を受賞しています。
ＪＢＣＣの導入・活用経験から、「安否確認サービス2」のスムーズな導入や効果的な活用方法をご提案いたします。ぜひお気軽にお問合せください。
関連リンク
【メディア掲載】読売新聞社「防災ニッポン＋」にて弊社社長の対談記事が公開されました。｜ＪＢサービス株式会社
トヨクモ社主催「Good安否確認賞2023」において優秀賞受賞 ＪＢＣＣホールディングスBCP委員長インタビュー記事掲載のお知らせ｜ＪＢＣＣホールディングス株式会社
まとめ
安否確認メッセージを自動送信し、回答状況を一覧化できる安否確認システムは、企業のBCP対策において重要な役割を果たします。従来のメールや電話よりも効率的に集計でき、素早く状況を把握できるため対策指示を出しやすくなるでしょう。
トヨクモ株式会社が提供する「安否確認サービス2」は、3,000社以上が導入する安否確認システムです。災害が起こる前から発生時、安否確認、対策指示の4つのフェーズにおいて利用でき、迅速な初動対応が実現します。
ＪＢＣＣでは「安否確認サービス2」の導入をサポートしています。ぜひお気軽にお問合せください。
監修
坂田 健太 氏（さかた けんた）トヨクモ株式会社 マーケティング本部 プロモーショングループに所属。防災士。 2021年、トヨクモ株式会社に入社し、災害時の安否確認を自動化する『安否確認サービス2』の導入提案やサポートに従事。現在は、BCP関連のセミナー講師やトヨクモが運営するメディア『みんなのBCP』運営を通して、BCPの重要性や災害対策、企業防災を啓蒙する。
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