サイボウズ株式会社が提供するkintoneは、ノーコード・ローコードでアプリ制作が可能なツールです。その便利さから多くの企業に採用され、企業のDXをサポートしています。しかし一方で、アプリやデータの乱立により「検索してもデータが見つからない」「検索に時間がかかる」などの問題が発生しています。
そんな問題を解決するのが、ＪＢＣＣの「Chakitto」です。本記事では、Chakittoの機能や導入するメリットなど、Chakittoの詳細をご紹介します。
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目次 |
1. Chakittoとは？
Chakitto（チャキット）は、ＪＢＣＣが開発した、AI検索ソリューションです。kintoneと連携し、kintone内にあるデータを必要なときに素早く検索できるようになっています。ＪＢＣＣではもともとkintoneと連携するAIチャットボットサービス「CloudAI ライト for kintone」を提供していました。Chakittoはこれに、Microsoft Teams（以下：Teams）でのコメント通知受信機能を追加したものです。
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kintoneは3万社以上が利用しており、93％の導入担当者が非IT部門と、気軽にアプリを作れる人気のツールです。一方で、その気軽さにより社内でkintoneを使用する人数が多くなるほど、データが膨大になる傾向にあります。そうしたことから「検索をしているのに、欲しいデータがすぐに見つからない」「ちょっと情報を見たいだけなのに、kintoneにログインして探すのが大変」といった不満がある人も多いでしょう。kintoneにはもともと優れた検索機能が備わっていますが、OR検索やNOT検索、いくつかのアプリを指定しての検索はできません。検索すべきキーワードが分からず、データを探すのに時間がかかるという経験をした人もいるはずです。
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2. Chakittoの機能
Chakittoには主に「検索」と「コメント通知」の2つの機能があります。ここではこの2つの機能について、詳しく解説します。
検索機能
Chakittoの最大の特徴は、効率的な検索機能です。Chakittoには基本的に「アプリごと検索」と「まるごと検索」の2つの検索機能があります。
アプリごと検索は、特定のアプリ内部を検索する機能です。データがあるアプリが分かっている場合や、絞り込んで段階的に調べたいときに便利です。画面も、チャットボットの指示に従って入力やボタンのタップを行うだけなので、パソコンやスマホが苦手な人でも簡単に利用できます。
一方、まるごと検索は事前に登録したkintone内のすべてのアプリから検索できる機能です。質問事項と関連性の高そうなものを上位から表示してくれます（まるごと検索はオプションのため、別途契約が必要です）。
加えて、類義語登録アプリに事前に類義語を登録しておけば、類義語での検索も可能です。表記ゆれが起きやすいものや略語、人によって呼び方が変わるものなどを登録しておくと良いでしょう。
またデータの閲覧権限は、アプリに準拠します。kintoneのアカウントがない人も内容が見られる「みんなで共有モード」と、kintoneの権限に合わせて検索結果が表示される「kintoneアカウント連携モード」の2種類があるため、運用に合わせて使い分けできることも特徴です。
コメント通知
Chakittoには、アプリ内でメンションされたコメントの通知をTeamsで受信する機能があります。
kintoneでは、メンションされたコメントの通知がメールで届きますが、気付かずに見逃してしまい、対応が遅くなるという例も少なくありません。
TeamsでChakittoを利用すると、メンションされた通知はTeamsに届きます。そのため、素早くコメントに気付けます。
3. Chakittoを導入するメリット
Chakittoの検索機能とコメント通知機能を活用することで、自社のビジネスにスピード感が生まれ、お客様からの印象や社内の業務が大きく変わります。ここからはChakittoを導入する3つのメリットについて、ご紹介します。
お客様に即座に情報を提示できる
Chakittoを利用することで、お客様に必要な情報を即座に提示できます。
商談や打ち合わせなどで「お客様が興味を示してくれたのに、質問に即座に回答できなかった」「回答を待っている間にお客様が心変わりしてしまい、チャンスを逃してしまった」というケースはないでしょうか。社外でもタブレットやスマホなどで、kintoneにアクセスし、情報を閲覧する環境を整えることは可能です。ただ、ログインをしなければならない、検索をしても目的のデータが見つからないなど、kintoneを利用してもお客様をお待たせしてしまうことがあります。
Chakittoを利用すればkintoneのデータを即座に見つけて、お客様に提示できるようになります。これによってビジネスチャンスを逃さずに済む可能性を上げられます。
業務が効率化できる
Chakittoで検索時間を短縮することによって、業務効率を上げられる効果もあります。
先述したようにkintoneは非常に優秀なアプリであるがゆえに、社内でも多くの人が利用し、多くのアプリが作られ、データもリアルタイムで更新されます。しかし利用しているうちにデータが膨大になり、検索に時間がかかることが課題とされています。特に普段利用しない単語が多い内容のものは、キーワード検索では検索しにくいでしょう。
株式会社Helpfeelが2022年9月に実施した「エンタープライズサーチ（企業内検索）に関する実態調査レポート」によると、社員が1日の中で社内情報を調べている時間は、平均で1時間5分。にもかかわらず、社員の約77％が「検索では自己解決できていない」という結果が出ています。
Chakittoでは、さまざまな検索機能を簡単に利用できるため、検索の効率がアップします。これまでに費やしてきた検索時間を効率化し、かつ解決力もアップさせることで、業務全体の効率化に繋がり、社員の満足度も上がるでしょう。
信頼される仕事ができる
Chakittoを利用することで、信頼される仕事ができるようになります。
株式会社ビズヒッツが2021年に行った「仕事ができる人の特徴ランキング」では「仕事・レスポンスが早い」が1位。返信が早い人は、何事もテキパキやる人というイメージを持たれるようです。また、仕事やレスポンスの早さは「相手の待ち時間を作らない」ことでもあります。素早い対応は「相手を大切にしている」ということが伝わり、結果好印象を生みます。
同時に素早い対応は、自分の負担を減らすことにもつながります。業務が非効率だったり、返信が遅くなったりすると、自分のやるべきタスクがどんどん溜まってしまいます。タスクが膨大になると集中力が低下したり、心理的な負担がかかったりなど、仕事の足を引っ張ることになるでしょう。
Chakittoの検索機能、コメント通知は、どちらも仕事をスピーディにする機能です。業務効率化や素早い返信を行えば、自分の業務を助けるだけでなく、取引先や同僚・上司からの信頼を得やすくなります。
4. Chakittoの活用事例
実際にChakittoを利用して業務の効率化に成功した、北海道大学さまの事例をご紹介します。
以前の北海道大学さまでは、博士学生向けフェローシップ事業において学生からの質問に担当者がひとつひとつ対応していました。しかし、質問は同じ内容であることも多く、その回答に担当者が時間を取られてしまいます。
そこで学生からの問い合わせにChakittoを活用。よくある質問に関してはChakittoから回答できるようにしたことで、担当者の問い合わせ対応の時間を大幅に削減できました。別の業務に取り組む時間を増やせたと、喜びの声をいただいています。
5. まとめ
Chakittoの検索機能とコメント通知機能は、kintoneを利用した業務をサポートしてくれるでしょう。特にスピードが重視される現代社会において、すぐに情報を提供できる環境が整っていることは、大きなアドバンテージになります。
Chakittoをより詳しく知りたい方や利用をお考えの方は、下記フォームよりお気軽にお問い合わせください。
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ＪＢＣＣ株式会社ＪＢＣＣ株式会社は、企業のデジタル・トランスフォーメーション（DX）を支援するITサービス企業です。クラウドサービスを中心にシステムの設計から構築、運用までを一貫して手掛けており、クラウド 2,150社、超高速開発による基幹システム構築 460社、セキュリティ 1,100社の実績があります。 |
