業務を効率化させるクラウドサービスとは?種類から活用方法、選び方まで徹底解説

公開日 : 2022年03月08日
更新日 : 2022年03月08日

テレワークの普及によって、企業ではクラウドサービスの利用が拡大しています。しかし、クラウドサービスによって何が変わるのか、どう選ぶべきなのかと迷っている人も多いでしょう。
この記事ではクラウドサービスの種類や、企業での活用・選定方法などをご紹介します。

業務を効率化させるクラウドサービスとは?種類から活用方法、選び方まで徹底解説

目次

1.クラウドサービスは主に3種類

2.クラウドサービスを利用するメリット・デメリット

3.企業で活躍するクラウドサービスの活用例

4.クラウドサービスを選ぶ際には「目的」が重要

5.まとめ

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クラウドサービスは主に3種類


クラウドサービスには、主にIaaS、PaaS、SaaSの3種類があります。

IaaS

IaaS (Infrastructure as a Service)は、ストレージやサーバーといったインフラを提供するサービスです。HaaS(Hardware as a Service)と呼ばれることもありますが、特にマシンやネットワークをIaaS、サーバーや回線をHaaSと区別することもあります。
IaaSは自由度が高く、使用するOSやハードディスクのスペックを自社で選択できます。オンプレミスに比べてクラウド利用者が管理する範囲が狭く、自社の負担を減らせることも特長です。

PaaS

PaaS(Platform as a Service)は、プラットフォームを提供するサービスです。
PaaS を利用することでOSやハードウェアなど、自社でさまざまな環境を用意することなく、スピーディにアプリの開発やテストを進められます。

SaaS

SaaS(Software as a Service)は、ソフトを提供するサービスです。Webメールやカレンダー、会計、受発注などのソフトを、クラウド上ですぐに利用できます。パソコンにソフトをインストールする必要がなく、また同時に複数人で閲覧や編集作業を行うことが可能です。特にテレワークが普及する現代において、注目されているクラウドサービスです。

クラウドサービスを利用するメリット・デメリット


ここからは、クラウドサービスを利用するメリットとデメリットをご紹介します。

メリットはコスト削減とどこでも利用できること

クラウドサービス最大のメリットは、コストを削減できることです。

従来のソフトでは、導入時にサーバーやデータセンターなどへ投資し、導入したあとも管理やメンテナンスの費用、運用のための人材確保などで多額の資金が必要でした。しかしクラウドサービスなら、開発やメンテナンスをクラウド事業者が担っているため、これらにかかる資金が必要ありません。加えて、開発にかかる時間や利用開始までの手間なども大幅に削減できます。
さらにメンテナンスでは、新しい技術や法改正による変更を取り入れたり、セキュリティを最新のものにしたりと常に最新のものにアップグレードされます。そのため、自主的に更新する必要がない、常に高いセキュリティを保てるなどのメリットもあります。
またクラウドサービスは、どこからでも利用できることもメリットです。これまでのソフトでは、インストールした機器でしか使用できず、基本的に1人しか閲覧や編集ができませんでした。その点、クラウドサービスはインターネットにさえ繋がれば、場所を問わず利用できます。閲覧や編集も同時に行えるため、作業効率もアップします。

デメリットは回線障害やカスタマイズ性の低さ

メリットがある一方で、クラウドサービスにはデメリットもあります。それはインターネット回線やクラウドサービスに障害が発生した場合、利用できなくなることです。

クラウドサービスは土台にインターネット環境があるため、回線に不具合が生じた場合、速度が著しく低下したり、利用できなくなったりする可能性があります。
また、クラウドサービスはカスタマイズ性が低いこともデメリットです。オンプレミスでは1からシステムを作るため、自由度の高い設計ができますが、クラウドサービスはすでにある程度完成されているものを使用します。そのため、自社でカスタマイズできる範囲に制限があります。

企業で活躍するクラウドサービスの活用例

企業で活躍するクラウドサービスの活用例クラウドサービスはいずれも業務を効率的にし、管理をしやすくするものです。ここからは、クラウドサービスの企業での活用方法をご紹介します。

コミュニケーションツール

クラウドサービスは、コミュニケーションツールとして活用できます。従業員同士はもちろん、取引先とのコミュニケーションにも利用可能です。
主なサービスには、グループチャット、Web会議などがあります。特にテレワークでは、社員同士が柔軟にコミュニケーションを取れることが重要です。自社に合ったコミュニケーションツールを導入しましょう。

バックオフィス

クラウドサービスを人事や財務といったバックオフィスで活用する企業も増えています。バックオフィスをクラウドサービスで共有することで、情報が一元化され、手間のかかっていた管理や集計業務などを楽にできます。
主なサービスには、勤怠管理や人材管理、会計ソフトなどがあります。教育に利用できるオンライン学習も、バックオフィスで活用できるクラウドサービスです。

ビジネス支援

普段の業務を管理し、効率化してくれるクラウドサービスもあります。ビジネス支援を行うクラウドサービスでは、お客様や名刺、営業活動の管理などができ、時間のかかっていた煩雑で細かな業務が一気に楽になるでしょう。
またビッグデータを分析して、今後の活動を明確にしてくれるサービスもあり、経験の少ない人材でも経営や営業での成果が期待できます。

このほかにも、在庫や生産、発注の管理を行えるクラウドサービスもあります。

データ共有

クラウドサービスを利用すれば、データの共有もできます。クラウド上にストレージを確保しデータを保管すれば、いつでもどこでもデータの確認が可能です。クラウドサービスによっては、データの保管だけでなく、クラウド上で直接データの編集もできます。
データ共有ができるクラウドサービスは高いセキュリティを備えているため、契約書や請求書といった大切な書類を管理するのにも適しています。紙での取扱いが減ることによって、管理の負担も軽減できるでしょう。

クラウドサービスを選ぶ際には「目的」が重要


では、クラウドサービスはどのような点に注意して選べば良いのでしょうか。クラウドサービスを選ぶ際に最も重要なのは「導入する目的」です。

クラウドサービスの大きな利点はコスト削減ができることですが「導入する=コスト削減できる」わけではありません。目的を定め、そのための計画をしっかり立ててから導入しないと、かえって無駄なコストをかけることになりかねません。クラウドサービスを導入する目的、導入範囲などを熟考してから、最も適したクラウドサービスを選択しましょう。

また、実際に利用する前に運用方法についても検討する必要があります。クラウドサービスを導入することよって、管理する部署の負担が増えるのであれば、管理をアウトソースする方法もあります。どこまで自社で管理すべきか、自社の負担が増えないか、アウトソースした方が効率的にならないかなどを考えてから、購入するベンダーや製品を選びましょう。

加えて、従業員の使いやすさも考慮しましょう。クラウドサービスを実際に利用するのは従業員です。以前よりも効率的で、かつ使いやすいサービスでなければ、社内に浸透しません。直感的な操作ができるか、従業員がメリットを感じられるか、などの点も検討しましょう。最初は一部で導入して従業員にメリットを感じてもらい、徐々に広げていくという方法も効果的です。

セキュリティ対策を十分に

クラウドサービスを利用する際に、特に注意したいのは「セキュリティ」です。誰でもどこからでもアクセスできるクラウドサービスは、常にセキュリティリスクに晒されています。特に近年ではテレワークの増加によって、セキュリティにはより厳しい対策が求められています。
クラウドサービスを選ぶ際には、しっかりしたセキュリティ対策を採用しているサービスを選ぶことはもちろんですが、自社でも適切な対応をする必要があります。アカウントの不正利用を防ぐため、パスワードやIDの管理を徹底する、アクセスできる人間を制限し、アクセス履歴を閲覧できるようにしておく、データを複製しておき、クラウドサービスに障害が起こっても作業ができるようにするなど、自社でできる対策は可能な限り行うようにしましょう。

まとめ

クラウドサービスにはコスト削減や作業の効率化といったメリットがありますが、運用方法やセキュリティ対策をよく検討してから、サービスを選ぶことが重要です。

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