コラボフローとは？料金やメリット、導入事例を紹介

コラボフローとは、誰でも簡単にワークフローの作成と修正ができるワークフローシステムのことです。社内に溢れた紙業務のデジタル化が実現するため、幅広い業界で導入が進んでいます。
しかし、ワークフローの導入でペーパーレス化を検討する企業担当者の中には、「コラボフローで何ができるのだろう」「使い方や機能がよくわからない」とお悩みの方もいることでしょう。
本記事では、コラボフローでできることやメリット、導入事例を紹介します。コラボフローを自社で使うと業務がどのように効率化するかイメージできるようになるので、ぜひ参考にしてください。

出典：コラボフロー公式ホームページ

コラボフローとは、簡単にワークフローを作成できるシステムのことです。直感的な操作でかんたんにワークフローを作成でき、幅広い業界で1,500社以上が導入しています。

そもそもワークフローシステムは、アナログな書類手続きをデジタル化するためのものです。ワークフローシステムを活用することで、デジタル上で申請業務が行え、ペーパーレス化や業務効率化が実現します。紙の管理や印刷が必要なくなるため、コスト削減につながる点もメリットです。

ワークフローは規定やビジネスルールの変更に伴い、頻繁に修正する必要があります。今回の記事で紹介するコラボフローなら、ワークフローの作成と修正が誰でも簡単にできます。

【関連リンク】ワークフローシステムとは？業務を効率化する選び方と導入方法を解説

料金

コラボフローの料金体系として、クラウド版とパッケージ版の2種類があります。ここでは、クラウド版の2つのプラン（プレミアムプラン、スタンダードプラン）の料金と機能、オプション料金を紹介します。

連携オプションと連携サービスの価格は、次のとおりです。

出典・参考：コラボフローの価格・導入費用｜コラボフロー

コラボフローなら、以下の3つのステップで簡単にワークフローを作成できます。

• Excelで作成した帳票や申請書を、ボタン1つでWebフォーム化
• 作成したWebフォームに、パーツを選んでワークフローを作成
• パズル感覚で直感的に承認経路を設定

普段の業務で使い慣れているExcelからワークフローを作成できるため、運用に自信がない担当者でも安心して利用できます。

業務ごとの活用例

備品購入業務において、コラボフローをどのように活用できるかを見てみましょう。

備品を購入する際は、購入希望者が申請書に記入して所属部署の上長や役員から承認を得て、総務部で備品購入の手続きをしてもらうのが一般的な流れです。Excelで作成した稟議書を印刷し、何名もの決裁者からハンコをもらう必要があります。決裁者が出張などで不在の場合、申請が途中で滞ったり紙の申請書を紛失してしまったりすることもあるでしょう。

その点、コラボフローでワークフローを作成すれば、パソコンやスマホから申請できます。出張先からでもWebで承認できるため、滞ることがありません。また、書類の紛失の恐れがなくなり業務の迅速化が実現します。

コラボフローを使って、ほかにも次のような申請や承認作業が行えます。部署ごとの活用例を見てみましょう。

次に、コラボフローを導入する7つのメリットを紹介します。

専門知識がなくても簡単に導入・運用できる

ワークフローの作成に専用システムを操作するのではなく、普段から使っているExcelをそのまま利用できるので、簡単に導入や運用ができます。内容や金額に応じて承認経路が自動設定され、直感的に操作できるので使う人を選びません。

申請・承認に必要な充実した機能が搭載されている

コラボフローには、申請や承認に必要な充実した機能が搭載されています。機能の一例を見てみましょう。

▼コラボフローの申請・承認機能の例▼

このほかにも、運用を円滑に進めるためのリマインドメール機能、決裁された申請書をPDF形式で出力できる機能などがあり、簡単に組み合わせてワークフローを運用できます。

スマホからも利用できる

コラボフローは、スマートフォンやタブレットからでも利用可能です。外出先からでも稟議書などを承認できるので滞りがなくなり、スピーディーな意思決定が実現します。

サポートが充実している

コラボフローには、充実したサポート体制や導入支援が用意されています。具体的には、製品サポートサイトでマニュアルと動画の閲覧やヘルプデスクへの問い合わせ、パートナー会社へ導入サポートの依頼ができます。

また30日間の無料お試しやオンラインデモ、体験セミナーも利用でき、導入前に使用感を確かめることが可能です。

kintoneなどのサービスと連携できる

コラボフローは、kintoneのような別サービスとの連携が充実しています。kintoneは、顧客管理や備品管理などの業務システムを追加できるサービスです。

コラボフローと連携すると、申請内容が承認されて関係者へ自動共有された後、kintoneにデータ登録ができます。kintoneのデータを申請時に参照して自動転記し、項目を関連づけることも可能です。

帳票出力オプションでコラボフローのデータを加工・出力できる

コラボフローの帳票出力オプション機能を活用すると、申請データを加工してPDFやExcel形式で出力が可能です。

さらに、申請内容からレイアウトが異なる帳票も作成できます。たとえば、見積申請書に入力したデータに基づいて、見積書や納品書を発行できます。手作業で発行するよりも編集ミスが減るため、効率的で正確な作業が実現するでしょう。

ＪＢＣＣでは、コラボフローの導入支援を実施しています。コラボフローの提案やサービス連携において大きく貢献したパートナー会社として、2年連続で「CollaboStyle Sales Partner of the year」を受賞しました。

ＪＢＣＣはワークフローのデジタル化支援だけでなく、オリジナルの運用ガイドを提供して導入後の定着や生産性向上にも注力している点が評価されています。

押印・紙文化から脱却｜南海電気鉄道株式会社 様

ＪＢＣＣは、南海電気鉄道株式会社様におけるワークフローのデジタル化を支援しました。コロナの影響で業務のデジタル化が早急に求められるなか、印鑑レス化とペーパーレス化を実現するために、マルチデバイス対応のコラボフローを導入。

導入後はノーコードで簡単に申請フォームを作成できるようになり、業務の大幅な改善につながったといいます。

こちらの事例に関して、下記のサイトから詳しい資料を無料でダウンロードいただけます。ぜひご利用ください。

【事例資料ダウンロード】【コラボフロー導入事例】南海電気鉄道株式会社様 1000人規模の社内申請をデジタル化、「印鑑＆ペーパーレス化」でDXをスタート

直感的に操作して手軽にワークフローの作成ができるコラボフローを活用すると、生産性向上や迅速な意思決定が実現します。充実した承認機能を利用しながら、簡単に作って修正できる点がコラボフローの特徴です。

ＪＢＣＣは、コラボフローの導入支援を実施しています。導入時の不明点を解消するだけでなく、活用が進んだ後の「シングルサインオンでセキュリティを強化したい」などの悩みまでサポートしています。ご関心がありましたら、お気軽にお問い合わせください。

ワークフローを導入して社内活用を進めたい方に向けて、「ワークフロー活用」に関する動画セミナーをご用意しました。ワークフローの導入メリットや導入に向けた3つのステップなど、ワークフローの基礎知識をわかりやすく解説していますので、ぜひご活用ください。

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