ホットプロファイルとは？価格や機能、できることを詳しく紹介

ハンモックの「ホットプロファイル」とは、クラウド型の名刺管理・営業支援ツールです。現在でも、社員が個々に名刺を管理している企業は少なくありません。この管理方法はリスクがあるだけでなく、営業機会の損失にもつながっています。名刺情報を一元管理することで、リスクに備えられ、営業活動の効率化や生産性の向上にも有効です。

本記事では、名刺管理・営業支援ツール「ホットプロファイル」の価格や機能、できることを詳しくご紹介します。

ホットプロファイルとは、「営業を強くし 売上を上げる。」をコンセプトとした、営業プロセス全体を支援するツールです。案件発掘から顧客管理、商談のクロージングまでワンストップでのマネジメントを実現。顧客データを活かした営業活動により、生産性の向上が期待できます。

名刺情報は企業の資産

ホットプロファイルは名刺をデータ化し、顧客情報を一元化する名刺管理ソフトです。

CRMやSFAは一般的にはなりましたが、未だに多くの企業では、社員が個人で名刺を管理しているのが実情です。名刺情報は企業の貴重な資産であるため、個人ではなく、企業全体で管理・共有することが求められます。その結果、人脈や顧客情報を有効活用しやすい環境が構築され、営業活動の生産性向上につながります。

個人での名刺管理はリスクもある

個人での名刺管理にリスクがあることも、名刺を一元管理した方が良い理由の一つです。個人が紙のまま名刺を保有したり、フリーソフトで管理したりすることは、以下のようにさまざまなリスクがあります。

こうしたリスクに備えるには、法人版の名刺管理ソフトの利用が推奨されます。ホットプロファイルなら、以下の観点からセキュリティも安心です。

• ログインID／パスワード認証
• IPアドレスでの制御
• SAML認証
• プライバシーマーク、ISO27001（ISMS）の取得
• 二要素認証

ホットプロファイルは名刺管理にとどまらない営業支援ツール

ホットプロファイルは単なる名刺管理ツールではありません。名刺情報を起点に、効率的な営業活動を支援する、多彩な機能を持った万能ツールです。

ホットプロファイルは、名刺や問い合わせ情報だけでなく、社内に散財している顧客リストも一元化し、営業活動に活かせる顧客データベースを自動で作成します。

最前線で活動を行う営業だけでなく、マネジメント層にも必要な情報の集約が可能です。人脈や顧客との関係性、顧客動向が見える化するため、最短で最適なアクションを取れるようになるでしょう。

ホットプロファイルと他社製品の違い

ホットプロファイルの大きな特長は、1つのツールでカバーできる範囲が広いことです。

他システムと連携することなく、ホットプロファイル1つで営業活動全体をカバーできます。名刺管理からマーケティング、営業支援を1つのデータベースで一元管理可能です。

対して、一般的な名刺管理ソフトは名刺管理のみにとどまることが多い傾向です。名刺管理ソフトのみを使っていて、名刺情報をもとにマーケティングや営業支援をおこないたい場合は、APIやCSVによってマーケティングツールや営業支援ツールとの連携が必要です。

連携すればデータを活用できますが、ツールによって操作性が違ったり、重複する機能に対して使い分けのルールを定めたりする必要があります。そしてなによりも、複数ツールの導入にはコストが倍増しかねません。

ホットプロファイルなら、1つのツールで完結するためコストも抑えられます。画面や操作性、機能が統一化されることで社内に定着しやすい点も生産性向上のための大きなメリットです。

ホットプロファイルには下記のような機能が搭載されています。

• 名刺データ化/オンライン名刺交換
• 名寄せ/データ統合（人脈可視化）
• 法人「基本」属性情報
• 人事異動/企業ニュース
• 接点管理
• 営業報告
• メール配信
• メール開封/URL
• HOT通知（企業・個人のWeb行動把握）
• ホットレコメンド
• 営業アプローチリスト
• 案件/商談管理
• 商談プロセス管理
• 商品マスタ管理
• タスク管理
• レポート
• Webフォーム
• ウェビナー管理
• A/Bテストメール
• シナリオ作成
• スコアリング
• API

ホットプロファイルは、プランによって利用できる機能が異なります。プランは全部で4つとなり、目的に合わせたプランを導入することで必要な機能が利用可能です。

なお、名刺のデータ化と顧客管理の機能は全プランに備わっています。「マーケティング」と「営業支援」でやりたいことから、必要な機能があるプランを選択するとよいでしょう。

ホットプロファイルのオプション機能

ホットプロファイルには、以下のようなさまざまなオプション機能もあります。

必要に応じて追加できるため、より活用しやすい環境が構築できます。

ホットプロファイルと連携できるシステム

ホットプロファイルでは、各種APIを用意しています。オプションにもあるSalesforceやkintoneをはじめ、さまざまな外部システムと連携可能です。ホットプロファイルの名刺・顧客情報を幅広く活用できます。

ホットプロファイルでできることは、以下のとおりです。

• 顧客基盤の強化
• 営業プロセスの見える化
• 見込み顧客の発掘
• セールスDXの実現

ホットプロファイルでできることを機能の詳細とあわせて詳しくご紹介します。

できることその①｜顧客基盤の強化

営業活動を支える顧客基盤の強化により、効率的かつ効果的な営業活動が可能となります。ホットプロファイルでは、以下のような機能からすでに接点のある顧客基盤を強化可能です。

• 名刺のデータ化・顧客情報の一元化
• 名寄せ＆最新化
• 名刺情報のリッチ化
• 人脈の可視化/接点の通知
• 電話帳
• ルート営業の促進

ホットプロファイルのメイン役割でもある、顧客基盤強化のための機能を詳しくみていきます。

名刺のデータ化・顧客情報の一元化

名刺をスキャン、または撮影するだけで、専任オペレーターがほぼ100%の精度でデータ化します。手間となる名刺の入力作業がなく、出先でもデータ化を依頼できます。さらに、名刺情報だけでなく、お問い合わせフォーム経由の情報や社内に散在する顧客リストも一元化可能です。

名寄せ＆最新化

重複する名刺は自動で名寄せされ、かつ名刺が変わっている場合には最新情報に更新されます。名刺の重複を気にせず、今あるものをすべてデータ化するだけで良いのです。また、以下のようなケースにも自動で対応し、常に最新の顧客データベースを管理できます。

手間となる作業が自動化され、より手軽に顧客情報を登録・管理できるようになります。

名刺情報のリッチ化

名刺からさまざまな属性情報や関連情報を付加し、より詳細で多角的な分析・活用を可能とします。顧客ランクや契約内容、競合情報や業績推移など独自の情報も一緒に管理可能です。名刺一つからあらゆる情報を可視化し、有効活用できるベースを整えられます。

人脈の可視化/接点の通知

社員が個々に保有していた顧客情報が一元化されることで、お客さまと自社のつながりが可視化されます。

新たに名刺交換が発生した際、すでに社内の誰かが同じ顧客と名刺交換していた際には、その接点が通知されます。社内の人同士でもつながりが共有され、常に最新の人脈を把握可能です。

人脈を活用して営業活動を効率化できるだけでなく、顧客の変化にいち早く気づくことで営業機会を逃さずにしっかりとアプローチできるようになります。

電話帳

ホットプロファイルに登録している情報は、電話帳としても利用可能です。スマホに連絡先を登録していなくても、すぐに電話できます。さらに、着信があった際も誰から着信があったかがわかり、すぐに折り返しに対応できるでしょう。

ルート営業の促進

過去に名刺交換したお客さまの中で、現在地から近い住所のお客さまを確認できる機能です。外出先や出張先での隙間時間を有効活用し、商談機会を増やせます。

できることその②｜営業プロセスの見える化

ホットプロファイルでは、以下のような機能から取引先や提案中の企業への営業プロセスを見える化できます。

• 営業活動の共有
• 案件管理
• 営業マネジメント
• 売上見込みの把握

営業活動の共有

日々の営業活動を名刺に紐づけて登録することで、一人ひとりの活動内容を可視化します。
活動内容やつながりが見える化していることで、営業活動のブラックボックス化を防げるでしょう。

また、営業進捗に合わせて素早い指示出しができるだけでなく、異動・退職時の引き継ぎや担当者不在時の迅速なフォローにも役立ちます。さらに、事業拡大に必要な営業メンバーの人材育成や取引先のニーズ把握にも活用可能です。

案件管理

案件管理では、営業プロセスを定義し、クロージングまでの活動履歴を可視化。商談の進め方を標準化・可視化することで、組織としての営業力を高めるための案件管理がおこなえます。

上司からの指示へはタスク管理機能とリマインド機能により、漏れなく対応できるようになります。さらに、案件関係者の役割も登録できるため、必要な人とスピーディーに連携可能です。

営業マネジメント

案件の管理画面には「警告」のアラート機能があります。警告マークからフォローすべき案件や担当者を即座に把握でき、適切なフィードバックが可能です。トラブル対応が多かったり、商談が停滞していたりするなど、商談の変化やイレギュラーに気付き、いち早くマネジメントに活かせます。

売上見込みの把握

ダッシュボードから、売上見込みをリアルタイムに把握可能です。売上は個人別やチーム別に集計できたり、商品や規模、業界ごとの売上見込みを表示したりもできます。さまざまな角度から売上見込みがわかることで、迅速に次の手が打てるようになるでしょう。

できることその③｜見込み顧客の発掘

接点がある企業は、必ずしも取引中・提案中とは限りません。つながりはあるが、取引や提案に至っていない企業もデータベースに眠っているでしょう。

売上を上げるためには、取引や提案に発展していない企業の中から、いかに見込み客を発掘できるかが鍵となります。ホットプロファイルでは、以下のような機能から見込み顧客を発掘が可能です。

• メールマーケティング
• Web行動の把握
• スコアリング

メールマーケティング

ホットプロファイルに蓄積されたデータからターゲットを選び、メールを配信して見込み顧客を発掘できます。メール配信後の開封状況やWebアクセス状況を把握し、確度の高い企業に対して効率的な営業活動を実践可能です。

顧客行動に応じて自動メールを送信したり、A/Bテストで配信効果を最大化したりもできる機能もあります。明確な行動データのもと見込み客を把握できるため、生産性の高い営業活動が可能となるでしょう。

Web行動の把握

ホットプロファイルでは、自社Webサイトに来訪した企業の特定も可能です。その企業がすでに社内の誰かと名刺交換していれば通知が届きます。

Webサイトにアクセスするということとは、興味を持っている、あるいは検討している状態です。通知によりお客さまの動向をいち早く察知できることで、競合他社よりも早くアプローチを行えるようになります。

スコアリング

見込み客の発掘で重要なのは、その優先順位づけです。購買意欲が高いお客さまを優先的に、適切なタイミングでアプローチできるようになります。

ホットプロファイルでは、属性や行動に応じてお客さまに自動でスコアが付与されます。スコアリングの条件はあらかじめ設定でき、登録されたデータに基づき自動でスコアリングがおこなわれます。

今フォローすべきお客さまには「Hot」のステータスがつき、見込みの高いお客さまに対して適切なタイミングで営業に注力できるようになるでしょう。

できることその④セールスDXの実現

ホットプロファイルでは、既存の営業データを活用し、新たに営業すべき企業も発掘も可能です。ホットプロファイルに蓄積された営業情報と470万社以上の企業データベースに基づき、以下のような企業が自動でレコメンドされます。

• 受注傾向と類似の企業
• 案件化率が高い業界の企業
• 売上が伸びている企業

レコメンドされた企業とすでに接点がある場合には、メールや電話でアプローチ可能です。接点がない場合は、対象を選びメール文面を検討するだけでフォーム営業が可能な、便利な機能も搭載されています。

常に次の営業先を提案してくれるため、見込み客リストや新規営業先のリストを作成する手間が省けます。レコメンドされた企業はデータに基づくものであるため信用性も高く、効率的に生産性のある営業活動が可能となります。

新規開拓を強化する「ホットアプローチ」

ホットプロファイルのオプションとしても契約できる新規開拓強化の機能に「ホットアプローチ」があります。

ホットプロファイルは、すでに接点のある企業に対してアプローチする機能です。対して、ホットアプローチでは、接点・人脈のない未接触企業へのアプローチを強化します。

ホットアプローチは、470万社以上の企業データベースを搭載。アプローチしたい企業リストを取得し、各社のお問い合わせ窓口にキャンペーンの案内や打合せの打診などを一斉送信できます。反応のあった企業には営業がアプローチし、効率的な新規開拓を実現します。

ホットアプローチも併用することで、既存顧客だけでなく、新規顧客に対する営業生産性の向上も可能です。

※金額はいずれも税別表記です。

ホットプロファイルは、4つのプランを用意しています。プラン別の価格と利用できる機能は、以下のとおりです。

※金額はいずれも税別表記です

また、オプションの価格は以下のとおりです。

ホットプロファイル導入の初期費用

ホットプロファイルの導入にあたって、専用ハードのレンタルや購入は任意です。そのため、初期費用がかかるのは、以下を希望の場合のみとなります。

「名刺データ化追加パック」では、現在保有している紙名刺の取り込みに対応しています。

ホットプロファイルでコストを削減

ホットプロファイルは、1つのツールで「名刺管理」「MA」「SFA」の3役ができます。営業支援ツール自体複数のシステムを併用しなければならないケースが多く、コストが高くなりやすい課題があります。

ホットプロファイルならコスト削減はもちろん、ツール操作が統一できることで使い勝手が良い点もメリットです。ホットプロファイルひとつで、営業活動全体の効率化と生産性の向上に貢献します。

ＪＢＣＣは、ホットプロファイルの導入から運用まで一貫した支援を提供しています。

ホットプロファイルは名刺・顧客情報の管理を基本機能とし、マーケティングや営業支援に役立つ機能も幅広く備えている名刺管理・営業支援ツールです。プランによって利用できる機能や価格が異なり、オプションも豊富にラインナップします。どのプランを契約すればいいか、迷ってしまうこともあるかもしれません。

ＪＢＣＣならお客さまの名刺管理や営業活動の現状と課題を把握し、ホットプロファイルの最適なプランの提案から、導入・運用までワンストップで伴走します。

さらに、ＪＢＣＣはホットプロファイルと連携可能なkintoneの導入・運用支援も可能です。kintoneの開発元であるサイボウズの公認パートナーとして、お客さまの現状と課題に応じて、最適なkintoneの活用方法をご提案いたします。

ホットプロファイルとkintoneの両軸から、お客さまの課題やニーズに合わせた最適なプランの提案・導入をサポートします。

ホットプロファイルは、名刺管理・マーケティング・営業支援を1つのツールで一元管理・カバー可能です。

名刺管理ソフトは単体で利用されることが多く、外部のマーケティングツールや営業支援ツールと連携して活用されるケースが多くみられます。しかし、この方法は各種ツールの導入コストがかかるだけでなく、ツールによって操作性が異なるため利用する側の負担も大きいといえます。

ホットプロファイルなら、1ツールの契約で外部連携なしに名刺管理・マーケティング・営業支援が可能です。コストを抑えられるだけでなく、操作性が統一されることで、社内でのツール活用が定着しやすくなるでしょう。

ホットプロファイルには、4つのプランと豊富なオプションがラインナップされています。ＪＢＣＣは、名刺管理や営業に関するお客さまの現状と課題を把握し、最適なプランのご提案、そして導入から運用まで伴走した支援をご提供します。

社内の名刺管理や営業活動に課題がある場合、ぜひお気軽にＪＢＣＣにお問い合わせください。

名刺管理・営業支援ツール 「ホットプロファイル」

ハンモックの「ホットプロファイル」は、案件発掘から顧客管理・商談のクロージングまで営業プロセス全体を支援するクラウド型名刺管理・営業支援ツールです。

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