「Microsoft 365 大好きオジサン」の気になる2023年9月のアップデート

皆さんお元気ですか？「Microsoft 365 大好きオジサン」こと 中村 太一 です。
当コラムでもたまにイベントレポートとして記事を書いているＪＢＣＣのお客様向けコミュニティイベント「Microsoft 365 利活用雑談 Cafe」ですが、ありがたいことにこれまで東京開催の他に大阪でも定期的に開催され、更に先月は福岡でも開催され大変好評をいただいております。来月には名古屋開催も予定されており、今後はさらに他の地域でも開催される計画もあります。というわけで月1回は出張をする状態ですが、実は僕の短い社会人経験の中で出張は数少ないイベントだったので、一気に出張の機会が増えました。ここだけの話ですが、出張先でご当地の美味しい料理を食べるのも楽しみの一つです！え？「何しに行っているんだ！」って？そ、そりゃもちろん美味し...あ～！違います！お客様との有意義な僕にとっては美味しい時間を過ごしに行っていますよ！

それでは今回も先月（9月）の気になるアップデート情報から、僕の独断と偏見で3点挙げて紹介していきます。

実は9月は珍しく Microsoft Teams のアップデートが非常に少なかった印象です。逆に OneDrive for Business （以下 ODfB ）と SharePoint のアップデートが多かったです。その ODfB ですが、主にブラウザーでの利用に色々とアップデートがあり、まずはデザインが大きく変わりました。

またホーム画面に「自分用」という推奨ファイルを表示するエリアが追加され、こちらは機械学習にておすすめのファイルが表示されるとの事です。また新しいビューが2つ追加されました。「ユーザー」と「会議」です。ファイルを探す際に「たしかあの人が共有してくれたなぁ」と共有してくれた人を覚えているパターンや「たしかあの会議で共有されていたなぁ」と共有された会議で覚えているパターンが多いそうです。そういう観点でファイルをユーザーカットで探せるユーザービュー、会議カットで探せる会議ビューが新たに追加されました。特に ODfB の同期アプリを利用していると Windows のエクスプローラーから ODfB のファイルを利用している場合が多く、ブラウザーで ODfB を利用する機会が少ない方も多いのではと思いますが（僕もそうです）、特にファイルを探すという場合はブラウザーで利用する機会を増やすと便利になるかもしれませんね。また、 ODfB や SharePoint のライブラリ内のフォルダーに色を付けられる機能も展開されており、こちらも便利に使えそうですね。

SharePoint 単体の利活用の話をする時に、僕は「ページ・ニュースの利用」が大事な検討ポイントであるとよく言っていますが、９月はページ・ニュースの注目すべきアップデートが2件ありました。

まずページ共有機能です。これはサイト自体にアクセス権がないユーザーにも、特定のページやニュースの情報を共有したい場合に、簡単にそのページ・ニュースのみ共有できる機能です。

ただ一見便利そうに思えるこの機能ですが、ページ内で表示されている画像やファイルなどのコンテンツは特定のライブラリに保存されていないと共有したユーザーがページは閲覧できても画像やファイルが表示されないという場合もあります。また、共有リンクを利用した共有方法の場合は、使いすぎるとカオスな世界になりがちです。せっかくサイト自体にアクセス権を設定したのに、サイト全体で誰にどのページが共有されているかを把握しづらいので、セキュリティ的な意味合いではリスキーでもあります。また、考えようによっては「共有機能を利用しないと見てもらいたい人にアクセス権がない」という状況がアクセス権的に健全ではないという解釈もできるので、ご利用は計画的にという事も心に留めておくと良いと思います。

SharePoint でポータルサイトなどを運営している多くの人が抱える最も多いお悩みの一つに「従業員がサイトを見てくれない」が挙げられると思います。この課題を解決するために色々な試行錯誤を繰り返された方も多いと思いますし、僕もそのうちの一人でした。本機能はそれを少しでも解消する一手になるかもしれません。サイト内でニュースを投稿すると同時にメールにも同じ内容を送信してくれるテンプレートが追加されました。

このメール用テンプレートでニュースを作成すると、メール送信用のプレビュー画面も用意され確認しながらニュースを作成できます。サイトにニュースが投稿された上でメールでも配信されるので、単純に受信側が気付く機会が増える事で見落としの確率は減るでしょう。ただし本機能も注意が必要です。メール配信するという事は配信直後に内容にミスがあった場合、ただニュースを投稿するだけなら急いで訂正すれば良いですが、メール配信したものは編集できないので、訂正お詫びメールも送信しなければいけない事になります。このようなメール発信のデメリットやリスクも出てくるという点も心に留めておくと良いと思います。


9月のアップデート情報、いかがでしたでしょうか。あ、最後に一点。ここ数カ月の間ずっと本シリーズの記事で「Microsoft Teams のチームのチャネルが『新しいチャネル エクスペリエンス』という名でUIが変わる予定です。」という事を書いており、その後何度かリリース延期を繰り返しておりますが、9月も3度目の延期の発表があり、現時点では標準リリース環境には10月初旬からロールアウト開始を予定しているそうです。

このように微力ながらＪＢＣＣもこのようなアウトプット活動を通して皆さんのお役に立てればと思っておりますので、今後ともよろしくお願いします。また、ＪＢＣＣには Microsoft 365 のプロフェッショナルも多数在籍しており、ＪＢＣＣから Microsoft 365 を契約していただいたお客様には、お客様と寄り添いながら進める伴走型のワークショップやお客様同士のつながりを持てる場でもある Microsoft 365 利活用雑談 Café を開催するなど、Microsoft 365 の利活用・定着のご支援をしております。気になった方は是非お問い合わせください。

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それでは、素晴らしい Microsoft 365 ライフを！

執筆者

中村太一

ＪＢＣＣ株式会社 Microsoft 365 担当

「Microsoft MVP（Most Valuable Professional）」を2018年から連続受賞。
ユーザー企業の Microsoft 365 利活用促進を支援。
Microsoft Ignite などマイクロソフト社主催のイベントにも登壇。 

Microsoft 365 大好きオジサンこと中村太一が
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