「Microsoft 365 大好きオジサン」の気になる2024年1月のアップデート

皆さんお元気ですか？「Microsoft 365 大好きオジサン」こと 中村 太一 です。
相変わらず寒いですね。坊主頭歴かれこれ15年くらいですが、毎年冬の寒さに慣れずにニット帽が手放せません。寝る時も頭は布団から出ていますから、あまりに寒い時はフード付きのパーカーを着てフードを被って寝ています！...って坊主頭のオジサンの習性なんて誰も興味ないですよね！僕は毎回冒頭に何の話をしているんでしょうか。
それでは今回も先月（2024年1月）の気になるアップデート情報から僕の独断と偏見で3点挙げて紹介していきます。

非常に注目度の高い Microsoft Copilot for Microsoft 365 (以下 Copilot for Microsoft 365 )は去年2023年11月より一般提供開始されましたが、この時は対象の Microsoft 365 のライセンスが限定され、最低購入シート数が300シートなど、実質は大規模企業向けの一般提供開始でした。より多くの人が利用できるのはいつになるのか？気になるところでしたが、ついに2024年1月16日に Microsoft より中小規模企業向けにも提供開始のアナウンスがありました。

このアナウンスのメインは個人向けの Copilot Pro の発表でしたが、企業向けとしてはそれよりも中小規模企業向け提供開始のアナウンスの方が注目していたのではと思います。具体的な対象ライセンスなどの説明に関しては公式情報に任せるとして、対象ライセンスの幅が増えるとともに、最低購入シート数300シートが撤廃され、1シートからでも購入可能という点は大きなところです。試しに数シート購入して使ってみるような試験運用ができますからね。元々 ＪＢＣＣ にも Copilot for Microsoft 365 についての問い合わせは多かったですが、この発表の後は更に皆さんの関心度が高くなったようで、問い合わせが急増しています。
気を付けたい点としては Copilot for Microsoft 365 を試験的に導入するとしても、 Copilot の真価を発揮させるには大事な準備が必要であるという点です。これは僕も去年 ＪＢＣＣ のウェビナーで何度かお話していますが、例えば「 Microsoft 365 内にデータを蓄積しましょう」など。これら準備がなくして試しに導入してみてもガッカリしてしまう可能性は高くなるので要注意ですね。

【参照】Copilot の力をより多くの人々とビジネスに - News Center Japan (microsoft.com)

多くの企業が、そしてユーザーが Microsoft Teams のチームやチャネルの構成に試行錯誤していると思います。既存チームにチャネルを作成したけど、半年後くらいにやはり新規チームを作成すれば良かった。逆に、新規チームを作成したけど、やはり既存のあのチームにチャネルを作成しておけば良かった、など。このように構成に悩む人も多いかと思います。 Microsoft としてもユーザーの傾向として、本来は既存のチーム内にチャネルを作成すべき時でも新規でチームを作成してしまう傾向にあるらしいです。その結果、チームが急増してチームの管理が困難になるとの事です。
今回のアップデートではそれを解消すべく、まずはユーザーがチームを新規作成しようとした時に、「チームよりチャネルを作るべきだ」と気付かせる導線を実装しました。具体的には、新規チーム作成時にクリックする「+」ボタン、このドロップダウンメニュー内は今まで「チームを作成」「チームに参加」しかありませんでしたが、アップデート後には一番上に「チャネルを作成」が追加されます。これによりユーザーがチームを作成しようとすると「あ、チャネルを作成するという選択肢もあるね」と気付きます。一見すると小手先の対策のように思えますが、UX（ユーザー体験）上はユーザーに気付きを与える導線は非常に大事な事だし、仮に小手先の対策でも効果があれば素晴らしいですよね。

また、チーム作成時の導線もシンプルになりました。こちらも Microsoft の統計から、多くのユーザーはチーム作成時に「（テンプレートからではなく）ゼロからチームを作成」「チームの種類（パブリックかプライベート）はプライベート」で作成する事が圧倒的に多いようです。これまではそれでもチーム作成時にそれらの選択を数クリック強いる導線でしたが、圧倒的に多い傾向にあるなら「ゼロから」「プライベート」を既定の選択肢とする事で、ユーザーのクリック数を減らす工夫がされました。このようにユーザーの導線や操作をシンプルにさせる事はユーザビリティ的にも非常に大事な事ですね。

Microsoft Stream がクラシックから on SharePoint に移行されるのも大詰めを迎えています。予定では Stream クラシックは今年2024/4/15に廃止され、移行されていないすべての動画は削除されるとの事なので要注意ですね。管理者の方は該当する Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターよりメッセージ（MC707652）を参照ください。

さて、 Microsoft Stream にて動画ファイルを共有したい場合に共有リンクを作成しますが、その際に閲覧可だけどダウンロード禁止で共有したい場合もあるかと思います。しかし、今までではダウンロード禁止の設定にたどり着くまでの導線がわかりにくかった事と、ちょっとしたトラップがあってダウンロード禁止の設定項目がグレーアウトされてユーザーはできないものだと勘違いしてしまう状況にありました。

それが今回のアップデート後には導線がわかりやすくなり、「編集可能」「表示可能」を選択するドロップダウン内に「ダウンロードできません」という選択肢が加わりました。またアップデート前のように設定項目がグレーアウトで選択できないような事もないので、よりユーザーがダウンロード禁止の設定がしやすくなっています。


1月のアップデート情報、いかがでしたでしょうか。今月は割とUX（ユーザー体験）を良くするためのアップデートが多かった気がします。新機能がどんどん出ていく進化も楽しいですが、既存機能が熟成されていく進化も魅力的ですよね。本シリーズ記事で添えている画像は、毎月月末にＪＢＣＣ のお客様向けに開催しているアップデート情報ウェビナーで利用しているスライド資料の一部です（ウェビナー参加者様にはPDF版を配布しています）。本記事のようにブログでは厳選して3個程度しか紹介できていませんが、このウェビナーでは更に多くの情報をお伝えしています。ＪＢＣＣ のお客様向けなので、気になった方は是非お問い合わせください。

微力ながら ＪＢＣＣ もこのようなアウトプット活動を通して皆さんのお役に立てればと思っておりますので、今後ともよろしくお願いします。また、 ＪＢＣＣ には Microsoft 365 のプロフェッショナルも多数在籍しており、 ＪＢＣＣ から Microsoft 365 を契約していただいたお客様には、お客様と寄り添いながら進める伴走型のワークショップやお客様同士のつながりを持てる場でもある Microsoft 365 利活用雑談 Café を開催するなど Microsoft 365 の利活用・定着のご支援をしております。気になった方は是非お問い合わせください。

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執筆者

中村太一

ＪＢＣＣ株式会社 Microsoft 365 担当

「Microsoft MVP（Most Valuable Professional）」を2018年から連続受賞。
ユーザー企業の Microsoft 365 利活用促進を支援。
Microsoft Ignite などマイクロソフト社主催のイベントにも登壇。

Microsoft 365 大好きオジサンこと中村太一が
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