「Microsoft 365 大好きオジサン」の気になる2024年7月のアップデート
皆さんお元気ですか？「Microsoft 365 大好きオジサン」こと 中村 太一 です。いやぁ、暑いで…あぶない！先月の記事の冒頭で天気の話題は封印すると宣言していました。ついつい書きたくなります。
気を取り直して、ここ最近動画制作に非常に注力しました。直近半月だけで5本もの動画を YouTube の ＪＢＣＣグループ チャンネルから公開しています。動画編集って経験ある人ならわかると思いますが、思った以上に時間かかるんですよ。確認作業も丸々その動画の長さ分奪われますからね。まさに時間が溶けます。後で紹介するので、是非視聴してください。
それでは今回も先月（2024年7月）の気になるアップデート情報から僕の独断と偏見で3点挙げて紹介していきます。
まずはYouTube の ＪＢＣＣグループ チャンネルで公開した動画紹介
冒頭で紹介した通り、直近の半月だけで５本の動画を編集して公開しました。５本のうちの３本は、6月に開催したウェビナーのフォローアップ企画です。ウェビナーでは僕も含めて Microsoft MVPが5名、 Microsoft の中の人が1名の合計6名で Microsoft Copilot について語り合いましたが、50分じゃ話し足りなかったので、ウェビナー終了後に更に1時間ほど語り合った模様をテーマごとに３分割して３本の動画で公開しています。フォローアップとはいえ、ウェビナーに参加せずとも動画の方から先に視聴してもある程度は内容が理解できるようには話を展開させているのでご安心ください。しかしこちらを視聴すればウェビナーも気になってしまうハズです。そんな事もあろうかとウェビナーも見逃し配信として現時点でも公開されているので、両方視聴していただくと非常に有意義な時間が過ごせること請け合いです。
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https://youtu.be/Y3gLvBBEBqI
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https://youtu.be/IpcMa4oij5g -
https://youtu.be/MtcD7wobel8 -
https://www.jbcc.co.jp/event/2024/07/10/7261.html
次に紹介する動画は ＪＢＣＣ の従業員に Microsoft Copilot についてインタビューをしている動画です。こちらは YouTube のＪＢＣＣグループ チャンネルに「業務改革フェアリー」という肩書で出演している伊賀さんに、なんとハワイでオーシャンビューを背景にインタビューをするという、色々とツッコミどころの多い動画になっています。なぜハワイでインタビューしたのか？あたりも含めて気になる方は是非視聴してみてください。
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https://youtu.be/zzb12yeJBlw
最後に紹介する動画はこちらもなかなかインパクトのある動画です。僕が企画する動画は大抵インパクト重視な気もしますが…。愛知県大手製造業 某Ｔ社の Power Platform 社内コミュニティリーダーにインタビューをしている動画です。「某Ｔ社」は動画内ではしっかり社名でトークしています。昨今、ITツール・サービスを社内に定着・利活用させるには「社内コミュニティ」は欠かせない存在になりつつあり、様々な企業がその形成や運営に取り組んでいます。しかし失敗や挫折しやすいのも現状としてあります。そんな中、スモールスタート・ボトムアップで始めた活動が数年後に１万名以上ものメンバーを擁する社内コミュニティまで成長させたリーダーにインタビューをするという貴重な機会を得られました。こちら社内コミュニティをこれから検討している方や今まさに苦労されている方、または社内コミュニティ関係なく自分の業務がなかなか社内で理解してもらえない方に、共感し元気や勇気をわけてもらえる動画になっています。途中途中で色々な意味で怪しげなシーンもありますが、インタビュー内容自体は非常にまじめです。もはや必聴というべき動画なので、是非視聴してみてください。
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https://youtu.be/Z4EvpNY-fGU
Microsoft Teams ：ついにカスタム絵文字を利用できるようになった
それでは本題の７月のアップデート紹介です。７月もたくさんのアップデートがありましたが、おそらく一番インパクトあったのがこの Microsoft Teams のカスタム絵文字かと思います。チャットやチャネルのメッセージに対してリアクションをしたり、メッセージ内に挿入したりできる絵文字。元々数種類だった絵文字が現在800種類以上もの絵文字が利用できるようになりましたが、更に今回はユーザーが自分で用意した画像を絵文字として追加して利用する事ができるようになりました。
ただし色々と気を付けるべき点があります。まず既定では誰でもカスタム絵文字を追加できる点。次に、その追加したカスタム絵文字は自分だけ利用できるわけじゃなく、テナント内の全ユーザーが利用できるようになり誰がいつ追加したかも全ユーザーが知る事ができます。そして一番怖いのが既定では誰でも追加できるのに削除はできない点。つまり悪ノリして変なカスタム絵文字を追加したら冷や汗かく事態になりかねないです。これは本当に怖いので気を付けてください。また管理者は Microsoft Teams 管理センターのメッセージングポリシーでカスタム絵文字の追加・削除の制御ができますが、何も考えずに利用NGにしてしまうのも残念な事です。とはいえトラブルにもなりかねないのでフリーダムすぎても心配かもしれません。そういう場合は、例えば管理者への申請制にするなど環境に合わせて検討してみてください。またはユーザーの方々も管理者に相談してみてはいかがでしょうか。
Microsoft Teams ：非チャネル会議の録画の保存先の変更
次も Microsoft Teams のインパクトの大きい仕様変更です。 Microsoft Teams で会議をスケジュールする際には、大別して「非チャネル会議」「チャネル会議」という区別があります。これはその名の通り、チームのチャネルに紐づけた会議か否かという区別ですが、紐づけるか否かによって会議で利用するデータの保存場所が変わるなどの違いがあるので、管理面を考慮してふさわしい方を選択しましょう。そして今回は「非チャネル会議」の方、つまりチャネルに紐づけていない会議。こちらの方で会議の録画をした際に、録画ファイルの保存先が変更されました。
以前は会議で録画を開始した参加者の OneDrive for Business 領域に保存されていました。それが変更後は会議の開催者の OneDrive for Business 領域に保存されるようになりました。
これがどういう事かというと、アップデート前までは会議ごとに録画ファイルが保存される人が誰か探さないといけなかったのが、アップデート後は開催者で統一されたので、会議録画ファイルの管理面には大きくプラスになります。データの保存場所が変更されるという事は大事な事なので、組織内で周知させる必要があると思います。ちなみにチャネル会議の方はチームに紐づく SharePoint のチームサイト内に保存される仕様に変更はありません。
Microsoft Forms ：Excel ライブデータ同期のプレビュー終了
３つ目は Microsoft Forms についてのアップデートです。今年2024年２月あたりに、フォームの回答データが Excel ファイルとライブデータ同期される機能がプレビューで展開されました。当ブログの過去記事を読み返したところプレビュー展開された際にブログで情報は取り上げていませんでした。１カ月でたった３つしか紹介できないので紹介しきれなかったようです。
フォームの回答データを他者に共有したい場合、フォームの編集権限を渡してしまうと回答データの閲覧だけではなくフォーム自体を編集されてしまうリスクがあります。また回答データを Excel ファイルにエクスポートして共有する方法もありますが、そうすると回答が追加されるたびに何度もエクスポートして共有するという手間が発生します。 Excel ライブデータ同期の場合は、 Excel for the web で開く必要があるという制限はありますが、常に同期された最新のデータが Excel ファイルとして生成されるので、その Excel ファイルを共有すればフォーム自体を編集されてしまうリスクも回避できるし、常に最新の回答を見てもらえる上に、 Excel ファイルをカスタマイズすればグラフを追加したり可視性が高い状態でフォームの回答を共有したりできます。
この機能が７月にプレビューラベルが外れて期間終了し一般利用開始されました。今までプレビュー期間中だから利用を躊躇していた方がいらしたら、安心してご利用いただければと思います。またプレビュー利用開始時には個人フォームでしか利用できませんでしたが、現在はグループフォームでも Excel ライブデータ同期を利用する事ができます。更に利用の幅が広がったのではと思います。
7月のアップデート情報、いかがでしたでしょうか。本シリーズ記事で添えている画像は、毎月ＪＢＣＣ のお客様向けにご案内しているアップデート情報動画配信で利用しているスライド資料の一部です。本記事のようにブログでは厳選して3個程度しか紹介できていませんが、この動画では更に多くの情報をお伝えしています。ＪＢＣＣ のお客様向けなので、気になった方は是非お問い合わせください。
微力ながら ＪＢＣＣ もこのようなアウトプット活動を通して皆さんのお役に立てればと思っておりますので、今後ともよろしくお願いします。また、 ＪＢＣＣ には Microsoft 365 のプロフェッショナルも多数在籍しており、 ＪＢＣＣ から Microsoft 365 を契約していただいたお客様には、お客様と寄り添いながら進める伴走型のワークショップやお客様同士のつながりを持てる場でもある Microsoft 365 利活用雑談 Café を開催するなど Microsoft 365 の利活用・定着のご支援をしております。気になった方は是非お問い合わせください。
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それでは、素晴らしい Microsoft 365 ライフを！
執筆者
中村太一
ＪＢＣＣ株式会社 Microsoft 365 担当
「Microsoft MVP（Most Valuable Professional）」を2018年から連続受賞。
ユーザー企業のMicrosoft 365利活用促進を支援。
Microsoft Ignite などマイクロソフト社主催のイベントにも登壇。
Microsoft 大好きオジサンこと中村太一が
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