教えてコンシェルジュ！導入・活用・定着をサポートする Microsoft 365 ワークショップの内容を詳しく解説

オフィスではお馴染みの Microsoft 365 。広範囲の機能をカバーするソリューションだけに、活用しきれていないと感じるお客様は多いようです。ＪＢＣＣでは、オリジナルの Microsoft 365 ワークショップで、お客様のさまざまなお悩みを解決しています。今回は Microsoft 365 を熟知し、コンシェルジュとして活躍している吉川、樋下に Microsoft 365 ワークショップや今話題の Copilot for Microsoft 365 について聞きました。

― Microsoft 365 ワークショップではどのようなことをやっているのか教えてください。

Microsoft365 ワークショップ ラインナップ

※あくまで目安です。ご要望に応じてアジェンダを構成いたします。

―このようなワークショップを待ち望んでいたお客様も多いと思います。どのようなきっかけでワークショップを始めましたか。

吉川：数年前と比較すると Microsoft 365 を導入するお客様はかなり増えています。導入率が高まるにつれて、お客様の活用状況も差が出てきました。ＪＢＣＣが主催するウェビナーのアンケートでも、84％のお客様が「利活用に課題を持っている」と回答しています。Microsoft 365 はサブスクリプションなので、ランニングコストが発生し続けます。それをコストではなく投資として捉え、ビジネスにインパクトを与える活用をしなければなりません。とはいえ情報システム部門でも人手不足で、ご担当者が一人しかいないケースもあります。情報システム部門の負担を軽くしつつ、社内全体の活用を促進するお手伝いがしたいと考え、ワークショップを始めました。

―どのようなお客様がワークショップにご参加されていますか。

吉川：ＪＢＣＣの既存のお客様はもちろん、取引のない新規のお客様にもご参加いただいております。新規のお客様は、導入についてのサポートがメインとなります。情報システム部門の構想をヒアリングして、Microsoft 365 のどの製品を導入すればよいかをご提案したり、コストを最適化したライセンス形態でプランニングしたり、といった形が多いですね。例えば Copilot を活用したいというお客様が増えているのですが Microsoft 365 の最新のベースライセンスと Copilot のオプションライセンスが必要になります。お客様が今お持ちのライセンスによってはかなりのコスト負担になるケースもあるため、それを踏まえてアドバイスさせていただいています。

既存のお客様については、活用・定着のサポートが中心です。今お持ちのライセンスを最大限に活用できるようにワークショップを組み立てていきます。研修でよくある既成のフォーマットでのワークショップはほとんどありません。基本的にはお客様から現状の課題ややりたいことをヒアリングし、お客様専用のワークショッププランを作成しています。

利活用が進むと、次のステージを目指して新たなソリューションの活用に取り組んでいくこともあります。そのためワークショップの回数については上限を設けていません。既存のお客様の場合、最終目標は組織全体への定着になるため、従業員が300人～1500人規模のお客様が多い印象です。

Microsoft365 ワークショップによる全体最適化の進め方

現在利用中のサービスを棚卸し、その中から課題となるものを抽出した上で、お客様の理想の働き方を実現するために最もマッチするコミュニケーションサービスを提案させていただくワークショップです。

―今までに実施したワークショップについて教えてください。

吉川：「Microsoft 365 の世界観を教えてほしい」というようなご相談もあります。Microsoft 365 のコンセプトやロードマップを知り、従業員のマインドを触発したいという狙いがありました。そこでＪＢＣＣのセミナーで日本マイクロソフト社の方が登壇したセッションを配信するのと並行して、私がエンドユーザーの方とディスカッションして Microsoft 365 活用の動機づけをするセッションを開催しました。

このようにさまざまな形でワークショップを開催しています。基本的にお客様のニーズや参加する方の役割に合わせてアジェンダを構成していきます。アジェンダも Teams でお客様と共有し、共同編集して作っていきます。

―参加したお客様からはどのような反響がありましたか。

樋下：お客様の課題をコンシェルジュが理解し、一緒になって解決策を模索していくワークショップのスタイルが好評です。ただ製品を購入しただけでは、企業の状況や課題に応じてどのように活用していけばいいのかがわからないケースが多いです。最近はWebですぐに情報が手に入りますが、実際に業務に落とし込む方法については情報を得ることが難しいです。「ワークショップでは自社業務の目線でコンシェルジュから回答が返ってくるので、自分の業務にどのように使えるかイメージでき、アイデアを出せるようになった」という声もいただいています。

―お客様にはどのようなモチベーションでワークショップに参加してほしいですか。

吉川：「Microsoft 365 を使いこなして、業務を変えていこう」という意気込みがあるかないかで、導入で得られる効果に大きく差が出てくると感じています。もちろん「Microsoft 365 で何ができるか知りたい」というニーズも多いのですが、最終的には具体的な課題に対して活用方法を考え、どのように業務に落とし込んでいくかが重要になってきます。社内全体に定着させるには、何よりも現状を変えていこうとする意欲が必要ですし、私たちもお客様の目指すゴールに向かって一緒に進んでいきたいと思います。

―せっかくの機会なので、いま話題の Copilot について教えてください。

樋下：Copilot は「副操縦士」の意味で、AIのブランドネームのようなイメージです。セキュリティ機能にいる Copilot もいますし、Windows にいる Copilot もいます。そして Microsoft 365 にいるのが Copilot for Microsoft 365 ということになります。Microsoft 365 上で新しいコンテンツを生成したり、すでにある文書の要約をしたりといったユーザーのサポートをしてくれます。例えば Outlook のメールに対する返信を生成したり、会議体にAIが参加して議事録を作ったり、PowerPoint でプレゼン資料のたたき台を作ったりしてくれます。

―具体的な Copilot の活用例はありますか。

吉川：例えばメールでは、複数の人の間でやり取りが続くことがありますよね。時間が経過するにつれて、過去にどのような経緯があったかをさかのぼって調べるのがとても煩雑になってきます。Copilot は過去の経緯を要約して、誰が誰に対してどのようなことを言っているかを箇条書き形式でまとめてくれます。これはとても便利で私もよく使っています。

活用例：メール要約（Outlook）

下書きの精度は？

―今後ワークショップをどのように発展させていきたいですか。

樋下：Microsoft 365 の利活用が進んでいるお客様とほとんど進捗がないお客様と二極化しているように感じています。そのため、活用状況もお客様それぞれで異なり、ニーズも多様化しています。お客様に最適化したワークショップができるようにさらに質を高めていきたいと考えています。

吉川：これからは人材不足という課題を、いかにAIを活用して解決していくかが重要視されてくると思います。Microsoft 365 がお客様の基盤となりえるようなツールであることを常に意識して、お客様と一緒に解決方法を見いだしていく形でこれからも運営していきたいと考えています。

ＪＢＣＣオリジナル「Microsoft 365 ワークショップ」

基本的な使い方や活用方法、定着を無償でサポートするＪＢＣＣオリジナルのワークショップです。Microsoft製品を熟知したスタッフがよくあるお悩みについて、導入から活用、定着、運用、分析までトータルマネージいたします。

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監修者

吉川 朋恵

ＪＢＣＣ株式会社　ハイブリッドクラウド事業部　テクニカル推進本部　

Microsoft 365 コンシェルジュ　
ＪＢＣＣオリジナル「Microsoft 365 ワークショップ」の運営を担当。
前職ではユーザー企業のエンジニアとして数々のシステム導入に携わる豊富な経験に裏打ちされた顧客目線の活用提案が高く評価されている。

樋下 恭兵

ＪＢＣＣ株式会社　ハイブリッドクラウド事業部　テクニカル推進本部

Microsoft 365 コンシェルジュ　
ＪＢＣＣオリジナル「Microsoft 365 ワークショップ」の運営を担当。　
Power Platform を始めとした各種の市民開発ツールに精通する。専門的な内容を具体的かつわかりやすく解説し、お客様からの支持を集めている。