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ビジネスの現場では、顧客管理や経費精算、プレゼンテーション資料などを作成する際、多くの場合Officeアプリケーションを利用しています。Officeアプリケーションは、これまで永続ライセンスで購入するケースがほとんどでした。しかし永続ライセンスの場合、ユーザーの増減を見越してライセンスを購入・管理しなければならなかったり、最新バージョンのOfficeアプリケーションが登場するたびに更新コストがかかったりと、さまざまな課題がありました。
情報共有がスムーズになり生産性向上に寄与するMicrosoft 365
こういった課題を解決するのが、サブスクリプション型サービス「Microsoft 365」です。Microsoft 365は契約後のアップデートに対応しており、常に最新版を使うことができます。また、ユーザー数に合わせての購入が可能で、煩雑なライセンス管理は必要ありません。プランによって機能が異なるものの、オンラインストレージ「OneDrive」やグループウェア「Microsoft Teams」といったさまざまなサービスを定額料金で使用できるという点も魅力のひとつです。
Microsoft 365のデータはクラウドで管理するため、パソコンやタブレット、スマホなどさまざまなデバイスからデータを閲覧・編集できるほか、プロジェクトチームでの情報共有もスムーズに行えます。チームでの生産性向上にも寄与するソリューションとなっているのです。
Office 365とMicrosoft 365の違い
2011年6月28日に誕生した「Office 365」は、様々な機能拡張を経て2020年4月22日に「Microsoft 365」へ名称変更されました。常に最新のOfficeアプリを利用できるだけではなく、SharePoint OnlineやExchange Online、Teamsをはじめとした情報共有やグループウェアとして利用できる機能が強化され、もはや単なるOfficeアプリのクラウド版とは言えないスイート製品へと進化しています。そうした背景から、名称変更は利用者が製品（プラン）に含まれる機能をイメージしやすくするために必要な措置として実施されました。しかし、「Office 365」という名称が完全に無くなったわけではなく、一部の製品（プラン）ではまだそのまま使われている状態であるため、利用者側を混乱させる事態となっています。
ざっくりとしたイメージとして、Officeアプリを中心としたコアサービスを包括するサブスクリプションサービスが「Office 365」であり、更に「Microsoft 365」は「Office 365」の全ての機能・サービスを包含した上で、セキュリティを確保した安心・安全な作業環境を確保し、従業員やチームのパフォーマンスを最大化できるサービスとなっているのです。Officeアプリのサポート終了や新型コロナウイルス感染症の影響による新しい働き方の実現に課題を抱えた企業にとって、とても魅力的なサービスといえるでしょう。
Microsoft 365のメリット
続いて、Microsoft 365を使うメリットについて解説します。大きく分けると、①常に最新のOfficeアプリを利用できる、②共同作業ができるので作業効率化・業務改善に繋がる、③高度なセキュリティを確保、④IT管理が楽になる、という４つのメリットがあります。
まず、①について。Microsoft 365は常に最新のOfficeアプリが提供されるため、ユーザー全員が最新バージョンのOfficeアプリを使うことになり、バージョンの差に起因する互換性などのトラブルが起きる心配はありません。また、全員が同じバージョンのOfficeアプリを使っているので、業務マニュアルは最新Officeアプリをベースに１つだけ作成すればよく、バージョン違いのユーザー毎に準備する手間がかかりません。。Officeアプリに脆弱性が見つかった場合、Microsoft 365のユーザーであれば随時対応されるため、対策を検討する必要がない上、セキュリティの面での懸念も少なくなります。
次に、②について。Microsoft 365で作成されたデータは、クラウドに保存されます。クラウドのデータは、全社規模のコミュニティに接続できるメンバーであれば容易にドキュメントが共有でき、リアルタイムに共同作業を行うことも可能となります。データを送受信したり、相手の対応を待ったりする必要がなくなるため、生産性の向上にも寄与する上、何度もファイルをやりとりするうちに発生しがちな「バージョン違い」問題に悩まされることもありません。
テレワークで作業する際、ネットワーク環境が見つからないこともあります。Microsoft 365はクラウドサービスではありますが、ネットワークを使えない環境下でも心配は無用です。ネットワークがない環境で作成したり編集したりしたファイルは、ネットワーク環境が復活したタイミングで同期が始まり、クラウドに保存することができるため、生産性に影響することはないのです。
セキュリティ対策
③については、Microsoft 365では包括的なセキュリティ対策が提供されているため、自宅や会社、移動中でも安全に業務を行うことができます。
不正ログイン対策として、メールアドレスとパスワードによる認証に加え、電話やSMSなどを使った多要素認証も設定できます。また、重要なデータは権限が与えられているユーザーのみが閲覧できるといったコントロールも可能です。
最後に、④について。これまで説明したように、セキュリティはしっかり確保され、それに加えユーザーやデバイスなどの管理がシンプルに行える点も魅力のひとつです。クラウドベースの単一ダッシュボードで管理できるため、IT管理者は容易に管理が可能となります。
代表的なプラン
Microsoft 365のラインアップは、従業員数300名以下の一般向けと300名以上の組織向けに、利用できる機能が細かくプラン設定されています。企業ごとに必要な機能などを吟味し、プランを選択していくことが可能となります。
Microsoft 365の運用を導入・運用を支援するＪＢＣＣ
Microsoft 365は多機能で多くのプランが用意されているため、「どのプランを導入すればいいのか分からない」「機能がたくさんありすぎて、使いこなせるかどうか不安」「社内に定着するのか不安。教育のためのリソースもないのに......」という情報システム部門の声が多いのも実情です。
ＪＢＣＣでは、Microsoft 365を導入する上での課題について、Microsoft製品を熟知したスタッフが基本的な使い方や活用方法、定着支援を無償でサポートするセミナーやワークショップを開催しています。
また、セキュリティを含めた総合的な提案や運用などの支援、連携ソリューションを活用したMicrosoft 365の利便性の向上、各種カスタマイズなどもご支援しています。
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ＪＢＣＣ株式会社ＪＢＣＣ株式会社は、企業のデジタル・トランスフォーメーション（DX）を支援する総合ITサービス企業です。クラウドサービスを中心にシステムの設計から構築、運用までを一貫して手掛けており、クラウド 1,740社、超高速開発による基幹システム構築 400社、セキュリティ 1,100社の実績があります。 |