業務プロセス効率化の鍵！ Microsoft Power Automateの使い方と活用法

IT戦略の重要なテーマの一つが「ビジネスプロセスの自動化」です。Microsoft 365の導入を検討している担当者やMicrosoft 365管理者が業務効率化を目指す上で「Microsoft Power Automate」（旧称：Microsoft Flow）は有益なツールとなります。この記事では、「Microsoft Power Automate」の基本から使い方まで詳しく解説します。

Microsoft Power Automateとは
Microsoft Power Automateできること
Microsoft Power Automateのライセンスプラン
Microsoft Power Automateの使い方
Microsoft Power Automateで作成できる業務アプリの例
Microsoft Power Automateの注意点
まとめ

Microsoft Power Automateとは

Microsoft Power Automateは、日々の繰り返し作業やビジネスプロセスの自動化を支援するクラウドサービス。ローコードで簡単に自動化フローを作成し、日常の繰り返し作業を自動化します。これにより担当者が手動で行っていたタスクが削減され、コア業務に集中できるようになるため、生産性が向上します。

また、Microsoft 365に搭載された一部の機能により、Excel、Outlook、TeamsなどのMicrosoft製品とシームレスに連携できるという特徴もあります。

Microsoft Power Automateできること

Power Automateは、業務プロセスを自動化するための機能が多数用意されています。たとえば、メールの自動返信、ソーシャルメディアへの自動投稿、データの自動収集・整理、SharePointの文書更新通知、レポート作成、業務報告などが可能です。

外部サービスと連携したいというニーズに応えるため、Power Automateには数百種類以上ものコネクターが提供されています。これにより、CRMやSNSなど、異なるアプリケーション間でデータを移行・同期させたり、条件に応じたアクションを設定したりすることができます。
AI Builderを使用すれば、AIを活用したフォーム認識や予測モデリングなど、さらに高度な自動化が可能になります。これにより複雑なデータ処理も自動化できるようになるため、より効率的な業務プロセスを実現できます。

このように様々なワークフローを自動化することによって、効率化、生産性向上のみならず、抜け漏れなどのヒューマンエラー防止にも役立ちます。

Microsoft Power Automateのライセンスプラン

Power Automateはビジネスプロセスの自動化に適しており、ユーザーごと、ボットごとのライセンスプランが用意されています。ニーズに合わせて適切なプランを選びましょう。ここでは、それぞれについて詳しく説明します。

Power Automate プレミアム：
月額 1875円で、ユーザーごとにライセンスを取得することができます。このプランでは、API ベースのデジタルプロセスオートメーション（DPA）を使用して最新のアプリケーションを自動化できます。このプランには、50 MBのPower Automate Process Miningデータストレージと、AI Builderの5000クレジット、Dataverseエンタイトルメント（250MBのデータベースと2GBのファイル）が含まれます。
Power Automate プロセス：
月額 1万8750円で、ボットごとにライセンスを取得することができます。非アテンド型デスクトップオートメーション（RPA）に使用できる単一の自動化ボット、または組織内の無制限のユーザーがアクセスできるデジタルプロセスオートメーションフローのライセンスを提供します。このプランには、デスクトップフロー（RPA）、50 MBのデータベースと200 MBのファイルのDataverseエンタイトルメントが含まれます。

ライセンスプランを選ぶ際のポイント

ライセンスプランを選択する際は、①自社内で必要としている自動化レベル、②ユーザーの人数、③API統合など、必要とする機能などを考慮するといいでしょう。また、費用対効果を検討するため、スモールスタートではじめ、必要に応じてアップグレードするという方法も有効です。

Microsoft Power Automateの使い方

Power Automateでは、テンプレートを使用するか「フロー」をゼロから作成して自動化を設定します。

フローの作成では、フローを起動するイベントである「トリガー」と、そのイベントに対して実行されるタスクである「アクション」を定義します。これにより、たとえば新しいメールが受信されたら特定のフォルダに自動的に移動させる、といったフローを作成することができます。

フローを作成するGUIベースのインターフェースは直感的に操作できるため、プログラミングの知識がなくても簡単に自動化できます。

基本的操作だけでもかなり幅広い自動化処理が可能ですが、さらに詳細な設定や高度な機能も提供されているので、アイデア次第でさまざまなフローを作ることができるでしょう。

Microsoft Power Automateで作成できる業務アプリの例

Microsoft Power Automateは、様々な業務を自動化できます。Microsoft Power Automateで作成できる自動化の事例を紹介します。

勤怠管理支援：出勤・退勤時にボタンを押すだけで、勤怠データを記録します。勤怠データはExcelやSharePointに保存され、月末に自動で集計されます。また、遅刻や欠勤の場合は、自動で上司にメールを送信します。

保守更新業務の自動化：システムの保守更新を行う際に、必要な手順やチェックリストを自動で作成し、関係者に通知します。作業の進捗や結果も記録し、レポートにまとめます。

承認フローの自動化：経費精算や資料作成などの承認フローを自動化します。申請者はフォームに必要事項を入力し、添付ファイルをアップロードするだけで、承認者にメールが送信されます。承認者はメールから承認・却下の操作ができ、申請者にも自動で通知します。

メールの送信・ファイル保存作業の自動化：メールの添付ファイルを自動で指定のフォルダに保存し、メールの本文をテキストファイルに変換します。メールの送信も自動化し、定型文や添付ファイルを設定して、指定の日時に送信します。

情報共有：SNSやRSSフィードなどの外部の情報源から、自分の興味のあるトピックを収集し、TeamsやSlackなどの内部のチャットツールに通知します。自分の作成した資料やレポートも共有できます。

Excel作業の簡略化：Excelのデータを自動で加工・集計・分析し、グラフやダッシュボードに表示します。また、Excelのデータを自動でPowerPointやWordに変換し、プレゼンテーションや文書に活用できます。

ファイル名にキーワードが含まれたファイルが保存されたときの自動通知：指定のフォルダに「社外秘」など特定のキーワードが含まれたファイル名で保存された場合に、メールやチャットで自動で通知します。また、そのファイルを添付したメールを指定のアドレスに自動で送信することもできます。

このようにMicrosoft Power Automateでは様々な自動化を実現します。テンプレートやコミュニティから参考にできるものも多いのでニーズに合わせてカスタマイズするといいでしょう。

Microsoft Power Automateの注意点

メリットの多いMicrosoft Power Automateですが、導入に関していくつか注意点があります。その1つが「ワークフローの再設計が必要になる場合がある」ということ。

Power Automateを導入する際、既存の業務プロセスを自動化するためにワークフローを再設計する必要があります。また、既存のシステムとの統合に注意する必要もあります。Power Automateは複数のアプリケーションを連携し、業務の流れを自動化しますが、既存のAPIの利用やデータの整合性を確保するために慎重に設計する必要があるのです。

さらにセキュリティ対策も考慮しなければいけません。データのセキュリティーを確保するために適切なアクセス制御や認証の設定を行う必要があります。特に機密情報を扱う場合には注意が必要となります。

まとめ

Microsoft 365を導入している企業にとって、Microsoft Power Automateは業務効率化を実現する強力なツールとして役立ちます。その使いやすさと、幅広い連携可能なアプリケーションにより、さまざまな業務プロセスを自動化し、効率的なワークフローを構築することができるのです。AI Builderを利用すれば、さらに高度な自動化も可能になり、企業のデジタルトランスフォーメーションを加速させることができるでしょう。

Microsoft Power Automateについてもっと知りたい場合は、ＩＴベンダーが開催しているワークショップに参加することをおすすめします。ＪＢＣＣでは、「史上最強のグループウェア『Microsoft 365』すべてを使い倒せ！　Microsoft 365 活用術3～PowerPlatform編～」や、「Microsoft 365を徹底的に使い倒す！ＪＢＣＣオリジナル Microsoft 365 ワークショップ」などを開催しています。これらは、Microsoft Power AutomateやMicrosoft 365の導入を検討している担当者やMicrosoft 365管理者にとって有益な情報となるでしょう。