Office365とkintoneの導入で"仕事を楽しくする"システム基盤を構築

まず始めに、御社の手がける事業についてお聞かせください。

吉田：当社は1932年に創業し、ミルクカゼインという乳原料の取り扱いを始めました。当初ミルクカゼインは化学品として製紙用接着剤などに使われていました。現在では健康意識の高まりから、プロテインのような食品に乳原料が活用されるようになりました。

顧客も製紙会社から食品メーカーまで広がりを見せています。現在は食品・化学品・建材の専門商社として世界30か国以上に展開しており、取り扱う商品は6000点を超えています。

Notesから移行するきっかけはどんなことだったのでしょうか。

吉田：当社は1990年代からNotesを運用してきました。特に大きな問題もなくずっと使ってきたのですが、2011年の東日本大震災を経験して「やはり社外から仕事ができるようにするべきだ」と痛感しました。その当時はまだクラウドという選択肢は考えておらず、大阪にバックアップのシステムを構築したのですが、いずれは有事のときも切り替えずに使えるシステム環境を作りたいと考え、アーキテクチャーを模索していました。

実際にNotesの移行を検討したのはいつごろでしょうか。

吉田：2016年ころでしょうか。当社ではNotesの掲示板を業務システムのマスタ申請や日報作成などさまざまな用途で使っていました。社員はみなNotesの操作性に慣れていましたから、移行先のツールについては1年以上かけてさまざまな観点から検証しましたね。
検討していたころにはすでにExcel、WordといったOffice製品をOffice365に切り替えていました。せっかくならメールも社外で使いたいのでOutlookにした方がよいだろうということで、まずメールを2018年1月に移行しました。残ったNotesの掲示板については、移行先を最終的にkintoneに決めて2018年7月から運用を開始し、段階的に移行しています。

kintoneを選んだ決め手について教えて下さい。

吉田：とてもシンプルなので、アプリケーションを作りやすいことですね。日本の企業が開発しているので、マニュアルもわかりやすかったですし、直感的に操作できることも魅力でした。

導入で苦労した点はありますか。

田部：大きな苦労もなく、短期間でスムーズに移行できました。kintoneで必要なアプリケーションは当社で開発することになったのですが、最初にJBCCさんが当社の業務に合ったサンプルを作ってくれたので、その後は自分たちだけで進めることができました。新しいツールを導入する際には、最初の取っかかりに時間がかかるものですが、JBCCさんのサンプルがお手本としてあったのと、いつでもわからないことを聞けるサポート体制を提供してくれたことで、短期間で開発することができました。

移行して効果があったことを教えてください。

田部：やはり「掲示板の情報が外出先からでも確認できるのが便利」という声が多かったですね。特に日報入力は、kintone に移行する際に選択式の入力項目を増やしたことで、従来よりも簡単に入力できると好評です。スマートフォンから入力する時には音声入力も利用できるので、生産性は上がったと思います。

吉田：最初の2、3 か月でアプリケーションを50 個作り、現在は120 個を超えています。プログラミング経験のないメンバーでも簡単に作れるので、Notes で運用していたころよりも柔軟に対応できています。
Office365 のSkype やYammer も便利です。Skype は本社と営業所のWeb 会議に、Yammer は同好会活動など業務外のことに使ってもらっています。業務効率化だけでなく、コミュニケーションの改善にも役に立っていますね。

kintone で作ったアプリで特徴的なもの、面白いものはありますか。

田部：すぐに作れるので、必要があればその都度アプリを作っています。先日は、新事業のアイデアを発表するイベント用のアプリを作成しました。以前は約20チームの発表をしていたのですが、順番にやっていくと1 日がかりになってしまいます。そこでチームで発表内容と写真をkintone にアップしてもらい、みんなでスマートフォンから各チームの発表を見て回れるようにしました。
投票用のアプリも作りました。今回新事業のアイデアの発表だったため、株主として1 人10 万ドル付与して1 口1 万ドルでいいと思うチームの事業に投資してもらうスタイルを考えました。こうした集計システムも簡単に作れるので、結果発表も盛り上がりましたね。

kintone に対するご要望はありますか。

吉田：社員個別のポータル画面があるといいなと思います。当社ではたくさんアプリを作っているので、このままだとわかりづらくなってしまうかなと考えています。
アイコンの順番も作り込まなければなりません。使う人それぞれが見やすい手段があればいいですね。

「Cloud どっと名刺」もお使いいただいていますね。

吉田：まだライセンス数も少なく試用段階なのですが、先日のイベントで使ったら非常に便利でした。いままでは手作業でリストを作っていたのですが、その作業が全く必要なくなったため、フォロー活動が効率化しました。
営業現場では今までのやり方で業務が回っているため、IT ツールを入れることに総じて後ろ向きなのですが、情報システム室では根気強く各部門に働きかけて、全社展開をしていきたいと考えています。

田部：日報入力の時には見込み客のマスタが必要なのですが、現在は基幹システムのマスタしかありません。
基幹システムは取引のある顧客の情報しかないため、見込み客のデータを蓄積するには、名刺の情報は非常に有効です。そのためにもCloud どっと名刺の展開および、kintone との連携を進めていければと考えています。

今後の展望をお聞かせください。

田部：kintone と基幹システムを連携するために、データ連携ツールである「Qanat2.0」 . を導入しました。
こちらは検証中ですが、今後は1 日の売上データを取り込んで日時の売上集計を見たり、kintone にある営業活動と基幹システムの実績の相関関係を分析したりといった取り組みをする予定です。
特定の部門の効率化のためにツールを導入するのではなく、部門間でいかに連携させていくかを考えて全体のアーキテクチャーを構築していきたいと考えています。

吉田：情報システム室はそれぞれの立場の社員が「IT を使うとこんなに楽しくて便利なんだ」ということを実感してもらうのが役割だと考えています。システムを介して仕事が楽しくなることで、IT に対する考え方も変わっていくのではないかと考えています。

本日は貴重なお話をありがとうございました。

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