審査業務を効率化
店頭受付分年間約6万件の審査時間を約半分 ＆ 業務時間を年間約2,100時間削減
|
（写真左から） |
ライフカード株式会社 様 所在地：神奈川県横浜市 設立：2010 年7 月 事業内容： クレジットカード事業、アクワイアリング事業、プリペイドカード |
ライフカード株式会社はkintone を活用し、審査業務のペーパーレス化を実 現しました。グループ全体の課題としてペーパーレス化に取り組む同社が、どのようにシステムを構築し運用にこぎつけたのか、業務改革課の小川氏、カード与 信課の飯塚氏、藤川氏、松並氏、小野寺氏にお話を伺いました。
| 導入前の課題 |
|---|
|
| 導入後の効果 |
|---|
|
目次 |
ペーパーレスをコンセプトに業務プロセスの改革に取り組む
― ライフカード様の事業内容についてお聞かせください。
小川： 当社はアイフル株式会社のグループ会社であり、クレジットカード事業を展開しています。ライフカードは年会費無料で、業界最高水準のポイントプログラムを提供しているのが特徴です。個人様向けカードでは学生専用カード、少額決済カードを展開。法人様向けのカードも利用用途に応じたラインナップを用意しております。他にもプリペイドカード事業やカード加盟店決済事業も展開しており、より多くのお客様に" Be Unique"な商品を提供し、決済サービスを利用いただきたく日々活動しております。
― DX の領域については、どのような取り組みをされているのでしょうか。
小川： 業務改革課では当社営業本部全体の業務改善に取り組んでいます。
現在の大きなテーマはペーパーレスです。その一環として、店頭でのクレジットカード受付分の審査業務を担当しているカード与信課にてペーパーレスを実現できないかと考えていました。
審査業務を一気通貫でデジタル化するためにkintoneを選定
― 審査業務にはどのような課題があったのでしょうか。
飯塚： 店頭からのクレジットカード申込書は、FAX で送信されます。
FAX で送られてきた申込書について、受付・決裁・照査・発行という審査の手続きを経て審査結果を加盟店にFAX で送っていました。
審査の工程では、各担当者が紙の申込書を見ながら審査システムに入力し、申込書を次工程の担当者に渡していました。また審査後にExcelの結果連絡表に入力し、加盟店にFAX 送信していました。お客様を店頭でお待たせしていることから30 分以内で審査完了しなければならないのもプレッシャーとなり、ダブルチェックを行うなど、非常に気を遣う業務となっていました。このような紙中心の業務プロセスの中で、いかにペーパーレスを実現するかが課題でした。
― ＪＢＣＣに声をかけていただいたのは、どのような背景があるのでしょうか。
小川： 申込書は手書きで送られてくるため、肉眼でも判別が難しいものが多くあります。そのためOCR での読み取りはあきらめ、紙の申込書を画像変換し、常に画像を見ながら処理をしたいと考えていました。
申込書の画像変換はインターネットFAX でできますが、受付・決裁・照査・発行のワークフローと申込書の画像を連携して管理できるパッケージが見つかりません。申込書の画像をワークフローと切り離し、処理する際に画像をフォルダの中から探す方法も考えましたが、審査に時間がかかってしまいます。
そこで以前にSFA* のシステムをkintone で構築した経験から、kintoneで実現できるのではないかと考え、SFA のシステム構築で支援してくれたＪＢＣＣに相談しました。
＊Sales Force Automation（セールスフォースオートメーション）の略で、「営業活動を支援するツール」を指します。
|
|
 |
早い段階で担当者が参画し、イメージ通りのシステムを開発、浸透を図る
― 導入する上で苦労したことはありましたか。
小野寺： 審査業務は管理職、社員、契約社員が役割を分担して進めています。それぞれ役割が異なるため、仕様については意見の違いがありました。そのため要件を細かくすり合わせていくのに苦労しましたね。
藤川： 私は約20 人いる契約社員の皆さんに周知する立場でした。契約社員は毎日出勤しないため、全員に浸透させることがまず大変でした。私たちは紙で業務をするのが当たり前と思ってやってきているので、大きく変わることに不安を感じる人が多かったですね。ＪＢＣＣに練習用のアプリを作ってもらい、業務のシミュレーションをして慣れてもらうように努めました。
松並： アプリの開発が終わって導入開始まで2 週間しかなかったため、早く慣れてもらう必要がありました。そこで私は手順書をもとに動画を作成し、レクチャーする時に活用してもらいました。
また私はＪＢＣＣ社が開発したアプリを引き継いで、保守・改良をする役割でしたが、最初はプラグインをどのように組み込めばよいのかイメージがつかめずに苦労しました。アプリの改修や新しいアプリの開発を通じて少しずつ勉強していきました。
|
|
|
1件あたりの審査時間を約半分に
― アプリを導入して、どのような効果がありましたか。
小川： 以前は25 分を超えることがあった審査時間が15 分ほどに短縮されました。繁忙期には1日300 件ほど申し込みが来るため、最大で50時間短縮できたことになります。一つひとつの業務に余裕ができ、アウトプットの質が向上し、残業も減らすことができました。
小野寺： 以前のように、"加盟店から誤って二重で送信された申込書を気づかず審査するといったムダ業務が発生するリスク"や、"FAX する際に常に存在する誤送信リスク"から解放されました。導入前に強い抵抗を見せていた人も、現在は積極的に使用してくれて、互いの取りこぼしをカバーしあえる余裕が生まれました。
藤川： 1日の終わりに加盟店ごとの審査結果をExcel に入力していたのですが、今は自動で作成されるため、この業務の時間も削減できています。
飯塚： 今までは業務量を把握するために、FAX受領した申込書に受信時間と結果を連絡した時間を記入し、Excelで全て集計していました。現在はプロセス内の工程別処理時間と業務量が自動でわかるようになっています。業務を見える化し、担当者ごとの処理件数をリアルタイムに全員で共有することで仕事への意識が高まり、管理職が促さなくても効率的に作業できるようになったと思います。
さらなるペーパーレス化への展望
― kintone について良い点や今後に向けての要望はありますか。
松並： 他の業務改善にも活用できるのがメリットだと思います。審査システム以外にも、他の係と紙をやり取りしている部分について新しいアプリを作ってデジタル化しました。kintoneのアプリが他の係にも浸透することで、全体的にペーパーレス化への意識が高まっていると感じます。
― 今後取り組んでいきたいことはありますか。
小川： ペーパーレス化についてはまだ始まったばかりです。カード審査業務以外でも紙の書類は個人情報が含まれており、紛失を防ぐため紙をやりとりするたびに全て確認して受取書を発行しています。さらにやり取りを記録する管理簿にも転記しています。まさに紙で業務を行うために紙が必要になっている状態がまだ残っています。これを一つひとつ解消していかなければいけません。
また当社にはコールセンターもありますし、加盟店からFAXで送られる申込書で判別不能なものは電話で問い合わせています。電話のやり取りについても、例えばAmazon Connectを連携させて、通話の記録をデータ化するといった取り組みも検討していきたいと考えています。
今後全社で展開するにあたり課題となっているのが、kintoneがどういうことができるのか初めての人はわかりにくいということです。製品の機能説明をするよりも、日頃の課題について簡単なアプリを作成し、業務改善ができることを実感してもらうのが近道です。そのためにもＪＢＣＣが提供するハンズオン支援や課題解決ワークショップといった営業伴走支援に期待しています。
本日は貴重なお話しをありがとうございました。
事例資料ダウンロード
 |
脱・紙、脱Excel ！ kintone で完全ペーパーレス化を実現審査業務を効率化 |
お客様にご利用いただいている「kintone」の詳しい情報はこちら
|
|
業務改善プラットフォーム「kintone」kintoneは、誰でもかんたんに業務アプリが作成できるアプリ構築プラットフォームサービスです。アプリケーションはドラッグ・アンド・ドロップで作成でき、複数の業務アプリやデータベースをプログラミングなしでかんたんに作成できます。 |
