ＪＢＣＣ独自の「グループウェアワークショップ」でベストなツールを選択
「いつでも・どこでも・簡単に」多様化する働き方を実現
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写真左より ※取材当時のご所属 |
マナック株式会社 様 所 在 地：東京都中央区 設 立：1948年5月 事 業 内 容：難燃剤、医薬品、動物用医薬品、食品添加物、写真感光材料、高機能性材料、染料、香料など様々な分野の先端技術産業に原材料を供給 |
働き方の多様化や情報共有の迅速化などのニーズに応えるため、企業では情報基盤の刷新が求められています。マナック株式会社様はDXの一環としてコミュニケーションや情報共有の在り方について検討した結果、Garoonとkintoneを採用しました。情報基盤の刷新が社内にどのような影響を与えたのか、イノベーション推進部の笠原 慎一様、森岡 俊也様にお話を伺いました。
| 導入前の課題 |
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"脱Notes"：老朽化した情報基盤ストレージの運用ルールが整備されていなかった
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| 導入後の効果 |
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適材適所のツール導入で全面刷新
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目次 |
先端技術の高機能化を支える化学メーカー
― マナック株式会社の事業内容についてお聞かせください。
森岡： 当社は中間原料を製造販売している化学メーカーです。中間原料は、当社のお客様にて更に加工され最終製品となります。例えば、当社の主力製品のひとつである難燃剤は、物を燃えにくくする添加剤として家電製品や断熱材、カーテン、自動車のダッシュボードなど、身近な製品にも使われています。そのほか、医薬品やPC ・スマホの基盤やパネルなど、幅広い分野で当社の製品が利用されています。
― イノベーション推進部では、現在どのようなことに取り組まれているのでしょうか。
笠原： もともとは新規事業のシーズを探したり、基幹システムを再構築するといったDX 推進活動を行ってきました。DX の取り組みを強化するべく2021 年4 月に情報システム部門と統合し、DX 推進と情報システムの両方の役割を担っています。
「いつでも、どこでも、簡単に」をテーマに情報基盤を検討
― 情報システムにはどのような課題があったのでしょうか。
笠原： 課題としては3つありました。1つ目はファイルサーバーの容量が逼迫していたことです。また、運用ルールが明確でなかったため、どこにどのような情報があるのか分かりにくい状態でした。2つ目はワークフローの抜本的改革です。従来は社内の各種申請・承認の多くを紙で行っていたため、非効率でした。3つ目がコミュニケーションの改善です。当社ではコミュニケーションツールとしてNotes を長年使っていたのですが、オンプレでの運用でしたので、社外からのアクセスに制約が多く、在宅勤務など多様化する働き方に合っていないと考えました。
また、Notes のアプリを作成できる社内人材の減少や、メーカーのサポートに不安を感じるようになったという背景もあります。
こうした課題を解決するために「いつでも、どこでも、簡単に」をテーマに情報基盤を検討することになりました。
― 新たなシステムを検討するにあたって、ＪＢＣＣに声をかけていただいたきっかけについてお聞かせください。
笠原： 当初は他のベンダーにも声をかけて幅広くソリューションを検討していました。その中でたまたまグループウェアのセミナーに参加したのがきっかけです。ＪＢＣＣの富来さんが講師をしていて、内容がとてもわかりやすく信頼感がありました。セミナーではNotes の移行にも触れられており、当社の課題に通じるところがあったというのも大きかったです。それ以来、富来さんに相談するようになりました。
使いやすさとシンプルな管理が決め手に
― ソリューションとしてGaroon とkintone を採用したのはどのような理由からでしょうか。
笠原： 様々な部門からメンバーを集めて検討チームを作り活動していました。検討していく中で、コミュニケーションツールとして有力な候補となったのが、Garoon とMicrosoft 365です。
その折にＪＢＣＣからグループウェアワークショップの提案がありました。ワークショップは現在の課題を整理してＪＢＣＣと共有し、フラットな視点で製品の検証を行うというものです。Garoon とMicrosoft 365のトライアルを実施し、検討チームのメンバーで評価する方法で検証していきました。
森岡： 当初は評価について意見が割れていました。日頃の業務でOffice製品を使っているため、コミュニケーションもMicrosoft 365 でできれば効率的だという意見も多かったですね。ただNotes でやってきたことや自社の要件を考えたときにMicrosoft 365 に移行しようとすると、難しい部分もありました。そこでもう一度ＪＢＣＣサポートのもとトライアルの実施をすることにし、使いやすさ、運用のしやすさ、自社の要件に合うかどうかを重点的に検証しました。その結果、自社の要件に最も合った運用ができるGaroon に決定しました。
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笠原： ワークショップで良かったのは、単なる製品の検証だけでなく、今ある課題を解決するためにどうすれば良いかという観点で検討できたことです。その結果、ＪＢＣＣからはワークショップでのディスカッションをもとにGaroon、kintone、box、Okta の構成を提案してもらいました。現在は、社内コミュニケーションやスケジュール管理などをGaroonで、Notes アプリはkintone、ファイルサーバーはbox に移行中で、Okta は認証基盤として利用しています。 |
※画像をクリックすると拡大します |
オリジナルのマニュアルを作成し、社内での使用を促進
― 導入で苦労はありましたか。
笠原： 業務で利用しているNotes アプリを本当にkintone に移行できるかは不安がありました。Notes アプリをかなり作りこんでおり、実際に検証したところ単純な移行はできなかったです。ISO やGMP といった品質管理基準に準拠する業務フローを変えられるか慎重に検討しつつ、ＪＢＣＣにベースとなるアプリを開発してもらったことで、運用開始にこぎつけることができました。
また、ファイルサーバーとbox では、アクセス権の考え方が異なるため、運用ルールを確立するのに時間がかかりました。ファイルの所在が明確になるように、管理するべきフォルダを定義して、少しずつ移行を続けている状況です。
― 導入の際に工夫したことはありますか。
森岡： 教育には力を入れています。まずは最低限の機能に絞ってオリジナルのマニュアルを作成し、研修を実施しました。機能を限定して覚えてもらった方が利用しやすくなると考えたからです。ＪＢＣＣに相談し、実施してもらったkintone の個別ハンズオンについても、私たちから社員に働きかけた結果、70 名が参加しました。
突然の在宅勤務導入もスムーズに
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― 導入後の効果についてお聞かせください。 |
― さまざまなベンダーとお付き合いがあると思いますが、ＪＢＣＣと取引するメリットにはどのようなものがあるでしょうか。
森岡： SE、営業の方々のサポートが優れていると思います。難易度の高い問い合わせでも確実に回答してくれますし、全般において親切で丁寧です。
ユーザーが積極的にツールを活用できる環境を目指して
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― 今後取り組んでいきたいことはありますか。 |
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本日は貴重なお話しをありがとうございました。
事例資料ダウンロード
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働き方多様化に合わせた環境を構築ＪＢＣＣ独自の「グループウェアワークショップ」でベストなツールを選択 |
ＪＢＣＣ 担当のコメント
【製品担当より】
マナック様は長年お使いのNotesに課題をお持ちでしたが、使い慣れたNotesからどんなグループウェアに替えたらいいのか、どんなことをポイントとして選んだらいいのかお困りでした。
弊社のセミナーに参加いただいた事をきっかけに、脱Notesの流れをご理解いただき、ワークショップにより課題の明確化と製品知識を深め、2製品まで検討を絞り、ＪＢＣＣの伴走型支援によりトライアルの結果今回のガルーン、kintoneを中心としたご提案を採用いただきました。
まだNotesのDBの移行も残っておりますので脱Notesが完了するまで引き続きご支援させていただきます。
クラウドDX本部 グループウェアデザイナー 富来 奈津子
【担当営業より】
今回、マナック様のご検討課題として、情報を経営資源として活用していけるか、というテーマをもとに、現場の皆様に入力しやすい・活用しやすいシステム基盤として、本ご提案をご採用頂きました。
横断的なプロジェクトメンバー皆様がワークショップにご参加いただき、意見を出し合っていただて、ご納得いただいたからこそ、導入・展開もスムーズに行えたと考えております。
蓄積された情報の利活用含め、マナック様の事業をご支援するパートナーとして、今後も活動してまいります。
第二事業部 市場開発営業部 安出 脩平
お客様にご利用いただいている「kintone」の詳しい情報はこちら
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