コロナ危機で脱ハンコを目指しサイボウズ kintoneを導入
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株式会社 MMコーポレーション 様 設立：1947年 本社：東京都文京区 事業内容：
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MMコーポレーション様は、コロナ禍で多くの社員がリモートワークとなり、申請処理のデジタル化に迫られました。もともと情報共有ツールとしてkintoneに注目しており、ワークフロー機能が業務にフィットしていることから導入を決意。「kintoneでシステム開発の常識が覆された」と語る経営管理部担当部長 坪内 龍夫様、経営管理部システムグループマネージャー 本吉 達也様に導入の効果について語っていただきました。
（以下敬称略）
目次 |
＜お客様について＞医療機器の安定供給を担う
ー MMコーポレーション様の事業内容についてお聞かせください。
坪内：当社は1947年に創業しました。メディパルHDという医療や健康に関する事業を展開している企業のグループ会社です。主な事業内容として、医療機器や医療消耗品の卸売販売と、医療機関に常駐して消耗品の管理をするSPD業務があります。
ー IT関連についてどのような課題がありますか。
坪内： 弊社の取引先である医療機器メーカー様、医療機関様は、最新の技術を使って機器の開発や治療にあたられています。しかし、商取引についてはなぜかアナログな場合が多いんです。必然的に弊社との取引においてもアナログなやり取りが多くなり、弊社内の業務も紙の申請や押印が多く残っていました。取引先様とのやり取りをいきなり変えることは難しいので、まずは社内業務からIT化を進めたいと考えました。
＜導入の背景＞1日に30枚の申請書がFAXで社内より送られている現状
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ー 今回kintoneを導入することになった背景をお聞かせください。 本吉：当社では若手社員を集めた分科会を定期的に開き、DXについて検討をしています。分科会にはJBCCさんにも入ってもらい、JBCCさんが紹介してくれるいろいろなツールを社内でどう活用できるかみんなで考えています。そのひとつにkintoneがありました。 坪内：社内では必要な情報をまとめたExcelファイルが点在しており、情報共有が滞っていました。kintoneは直感的な操作で汎用的な開発ができるので、問題を解決できるのではないかと考えていましたが、具体的な検討まではできていませんでした。 ー 導入するきっかけはどんなことだったのでしょうか。 坪内： コロナ禍により一斉にリモートワークを開始しましたが、ネックとなったのが紙の申請書です。ハンコを押すために出社するのでリモートワークがままならないという問題が発生したのです。 |
「従来のシステム開発の常識が覆されるスピード感で開発できます」 |
本吉：例えばマスタ登録申請では内容を上長、支店の薬剤師、物流の薬剤師がチェックした後にシステム担当に届けられます。ひとつのマスタ申請が行われると承認者全員が捺印のために出社しなければなりません。坪内：システム担当宛の申請だけでも1日に30枚ほど届きます。数が多いので早急にデジタル化する必要がありました。その時ワークフロー機能を持つkintoneなら申請をデジタル化できると考えました。
＜導入のポイント＞どんどん開発できるオモチャのような面白さ
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ー kintone以外で検討した製品はありますか。 坪内：実は親会社の方には既にワークフローシステムがあり、弊社も一部使っていたのですが、多くの申請書を短時間で乗せるのには不向きでした。その点kintoneは作るのが簡単です。さらに既存ワークフローは承認者が自動セットされる作りでしたが、kintoneでは申請者が自分で承認者を指定するという作りにして、さらにスピードアップを図りました。 本吉：申請者が自分で承認者を指定できる方が、コロナ禍の緊急事態では機動的に動けるというのもありました。 |
「JBCCのサポートでスムーズに進められました」 |
ー 開発はどのように行ったのでしょうか。その時の印象もお聞かせください。
坪内：最初にリリースする3帳票についてはJBCCさんにWeb会議でレクチャーをしながら作ってもらい、その後は私の方で引き継ぎました。あまりに簡単に使えて、いろいろと試しながら作っていけるので、まるでオモチャのような面白さがあります。
本吉：JBCCの担当者がこちらの言うことをよく理解して開発に落とし込み、作り方をわかりやすく説明してくれたので、スムーズに進められました。
＜導入の効果＞オフィスから消えた！超高速開発でデジタル化を促進
ー 運用開始時に混乱はありましたか。
本吉：運用開始時は幹部の定例であらかじめ説明し、全社員向けにWeb会議で説明会を行いました。最初は戸惑う人もいると思い、紙ベースの申請と併用する予定でしたが、いざ運用を開始すると紙ベースの申請はほぼなくなりました。
坪内：みんな紙の申請が面倒だったんでしょうね（笑）。システム担当の棚に並べてあった申請書保存用のバインダーも今は姿を消しました。
ー 今まで開発したアプリで特徴的なものはありますか。
坪内：幹部用の週報システムを開発しました。今までは幹部がExcelの週報を作り、秘書がひとつのExcelにまとめて印刷をしていました。幹部がバラバラのフォーマットで入力していたため秘書に負担がかかっており、会長から「秘書が大変そうだから、アプリを開発してくれないか」と頼まれました。水曜日にその話があり、翌週の月曜日には作ったアプリを見せて説明しました。
ー たった3日で開発！みなさんびっくりされたのではないでしょか。
坪内：「えっもうできたの？」という反応で、開発スピードが劇的に速いと実感してもらえたのではないでしょうか。このアプリで大好評だったのが、コメント入力機能です。週報を見た上位者や社長、会長がコメントを入力すると、コメントがあることが一覧で確認できます。このアプリを運用してから秘書の負担が減っただけでなく、情報共有も進みました。私もこのアプリをよく見ていますが、会社でいまどんなことが起きているかがひと目でわかります。
＜今後の展開＞kintoneで推進する情報共有
ー kintoneに対する要望はありますか。
坪内：ワークフローで設定した承認順序が変更になったり、追加になったりすることがよくあるのですが、アプリを変更しようにも変更箇所に関係するステータスのデータがあると修正ができない。管理者は強制的にステータス変更ができると嬉しいです。また組織変更の際にマスタを更新するのですが、既存のアプリへの影響が心配になります。反映前に検証できる環境があるとよいと思います。
ー 今後kintoneをどのように活用していきたいと考えていますか。
本吉：情報共有という意味では一般社員が活用できるアプリがないので、一般社員向けのアプリを充実させていきたいです。
坪内：外部の企業とも情報を共有し、やりとりできるようなアプリを開発できればと考えていて、プラグインをいろいろ探しています。情報共有する対象の人を増やし裾野を広げていけば、当初の目標を達成できると考えています。
本日は貴重なお話をありがとうございました。
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