Microsoft 365 をコミュニケーション基盤に採用した理由
～組織・人の枠組みが取り払われた自由なコミュニケーションを実現し、生産性向上！
コミュニケーション基盤をインフラ含めてグローバル展開へ！～
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DX 推進部 部長 本間 昭匡 氏 |
武蔵精密工業株式会社 様 所 在 地：愛知県豊橋市 設 立：１９３８年 事 業 内 容：輸送用機械器具の製造および販売 |
武蔵精密工業様は2020年よりデジタル技術を活用した業務の標準化、自動化、最適化により業務プロセスを効率化し、そのプロセスの中で蓄積されるデータの利活用により、新たな価値の創出にも挑戦する取り組み「Musashi DX」を打ち出しています。その一環としてコミュニケーション基盤に Microsoft 365 を採用しています。単なるツールの導入だけでなくグローバルのインフラにおいても標準化したシステム構成の展開を推進しています。今回の取り組みでどのような効果があったのか、DX推進部 部長 本間 昭匡氏にお話を伺いました。
| 導入前の課題 |
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非効率なコミュニケーションや情報共有の方法により無駄な時間が発生し、業務効率化や生産性向上を妨げていた
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| 導入後の効果 |
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社内でのコミュニケーションが活性化し業務効率化が進んだだけでなく、グローバルの繋がりも広がりつつあり、会社全体での生産性も向上している
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目次 |
メールのコミュニケーションからの脱却
― 武蔵精密工業様の事業内容についてお聞かせください。
本間： 当社は四輪車・二輪車用の足回り部品、トランスミッション部品、エンジン部品等の研究開発・製造をしています。鍛造から切削、熱処理、仕上げ、組み立てに至る一貫生産体制によって、お客様のニーズを満たす高品質、低コストの製品を提供してきました。世界14 か国、36拠点で生産・販売を展開し、世界のお客様に供給しています。
― 今回はコミュニケーション基盤の刷新事例としてお話を伺いたいのですが、まずどのような課題があったのかお聞かせください。
本間： 以前はメールが主なコミュニケーション手段だったので、メールでデータのやり取りをするのが通例でした。また、ファイルサーバーは部署単位で権限設定しているので、部署間でファイルをメールでやり取りした場合、それぞれのファイルサーバーにデータが格納されてしまいます。その結果、ファイルが散在してしまい、結局どこに最新のファイルがあるかが分からなくなり、情報を探す無駄な工数が発生していました。また、いつか標的型攻撃メールの被害に遭うのではないかと懸念もしていました。メール中心のやり取りだと、情報システム部で管理しきれない部分もあるのでそういった点が不安でした。
コミュニケーション基盤をインフラから再構築
― コミュニケーション基盤についてはどのような構想だったのでしょうか。
本間： コミュニケーションについての課題を解消するために、グローバルでツールの統一を目指しました。さらにツールの導入だけでなく、インフラも標準化したいと考えていました。当社は2020 年に「Musashi DX」を策定し、「仕組みを整理してからデジタル化する」という方針で様々な取り組みを実施しています。今回もDX 方針に基づき、コミュニケーション基盤の土台となるインフラからあるべき姿を描いていきました。
― コミュニケーション基盤として Microsoft 365 を採用した理由をお聞かせください。
本間： Microsoft 365 は以前から注目していました。メール、 Microsoft SharePoint （以下 SharePoint ）、 Microsoft Teams ( 以下Teams ) がシームレスに安全に利用できること、既存の Office 関連データの移行が容易であること、などの理由から採用しました。
― プラットフォームを構築するパートナーとして、ＪＢＣＣを選定した理由をお聞かせください。
本間： 今では様々なベンダーの製品を組み合わせて最適解のシステムを構築するということが当たり前になりました。その中でマルチベンダーのＪＢＣＣさんは、メーカーに縛られずに最適なソリューションを提案してくれます。特に決め手となったのは、当社のあるべきインフラを長期的な視野で捉えた提案をしていただけた点です。移行面でも運用面でも、どうやるべきか、どんな姿であるべきかなどロードマップの整理を一緒に行っていただきました。また、移行後に起こりうる運用のリスクも説明していただき導入後のイメージがつきやすかったです。このように、全体を包括して提案していただけることに信頼感を持ちました。
― 導入にあたり、ＪＢＣＣからはどのようなサポートがありましたか。
本間：ＪＢＣＣさんからは情報システム部門向けに Teams や SharePoint といった Microsoft 365 の各ツール別にワークショップを開催していただきました。ワークショップを通じて、自社の中でどのように利活用していくべきかを具体的にイメージすることができ、現在の運用のベースにも繋がっています。また、グローバルへの展開方法だけでなく、データ移行やデータ保護など、運用改善のためのツールやノウハウなど技術的な部分もサポートいただきました。移行するにあたり大きな問題は無く、仕組み化されていなかった運用部分もバックアップツールによって改善され、とても満足しています。
必要な人に必要な情報を届けるコミュニケーション基盤に
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― 導入後、社内のコミュニケーションに変化はありましたか。 |
― グローバルでの展開はいかがでしたか。
本間： 基幹システムの展開と併せてインフラを同じシステム構成となるように標準化したため、本社からサポートがしやすくなりました。セキュリティポリシーとインフラガイドラインを展開していますが、それなりの効果があったと考えています。
コミュニケーションにおいても、グローバルでの横のつながりが生まれつつあり、社員の距離が近くなったと感じます。例えばDX 推進部では四半期に1 回、各拠点のIT スタッフと情報共有の場を設けるようにしています。今まで各拠点からの問い合わせは日本に集中していましたが、他の拠点のスタッフが助けてくれることも増えています。
― 導入にあたって、大変だったことはありますか。
本間： 最初はなかなか従業員の皆さんに使ってもらえないことです。
せっかく新しいツールを導入しても、結局、使い慣れているメールでやり取りされてしまうことが多かったです。新しいツールを利用して頂くために、簡易の使い方マニュアルを準備してアナウンスしたり、勉強会などを運用開始と並行して開催したりしました。ヘルプデスクへの問い合わせも導入当初はとても多かったです。仕方ないでしょうが、運用が軌道に乗るまでは苦労しますね。
― 利用者の方にツールの利用を浸透させるために工夫した点はありますか。
本間： 最も効果が大きかったのが、まず経営層や管理職に使ってもらうことでした。製造業では、上位からブレイクダウンする事項が多いため、上長が使っていると部下も自然に使うようになります。例えば、コロナ禍ということもありましたが、役員会議の際に、社長がリモートで出席するだけでもWeb 会議の普及が促されますし、大事な情報はメールではなく新しいツールで発信するようにして、徐々にコミュニケーションを集約していきました。社長が「新しいツールを使いこなそう！」とメッセージを発すると同時に皆さんが実践してくれたので、普及もスムーズにいったと思います。
活用の幅を広げ、コミュニケーション基盤としてさらなる進化を
― 今後の展望をお聞かせください。
本間： 私たちにとって Microsoft 365 を導入すること自体は目的ではありません。あくまでMusashi DX の取り組みを実現するための手段として導入しました。その中で目標の１つである「コミュニケーションツールをシームレスに安全に利用できること」が徐々に実現してきていると感じています。しかし現時点では Microsoft 365 をまだ十分には活用しきれていないと思います。そのため今後もＪＢＣＣさんのサポートでワークショップを実施しつつ、Musashi DX 実現に向けた最適な活用方法を展開していきたいと考えています。
当社は2038 年に創業100 周年を迎えます。次の100 年に向けてEV 時代のキーデバイスサプライヤーを目指し、テクノロジーとイノベーションで社会課題を解決する企業グループへ変革していきたいと考えています。
― ＪＢＣＣにどのようなことを期待しますか。
本間： 今後もMusashi DX の実現に向けて様々な施策を実行し、システム全体の最適化を進めていこうと考えています。その中でも地域間のつながりを強くすることが重要と考えています。そうしないと、どこかで情報の分断が生まれてしまい、それを埋めるために無駄な工数が発生してしまいます。ＪＢＣＣさんにはこれまでもシステム構築を支援してもらっていますが、引き続き将来を見据えた最適な提案やサポートを期待しています。当社の重要なパートナーとして、共に基盤のさらなる進化を目指していきましょう。
本日は貴重なお話しをありがとうございました。
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経営強化の取り組み「Musashi DX」の実現に向けてMicrosoft 365 をコミュニケーション基盤に採用した理由 |
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