kintoneと基幹システム連携で、年間3000時間削減！「誰でも、どこでも、働きやすい環境」を目指し、紙の業務から脱却

kintone とAS/400 の連携で、年間13万枚の紙を削減

スタッフサービスグループは、事務職、技術者・IT エンジニア、医療・介護分野、製造・軽作業・サービス分野の人材派遣を行う会社です。最近では、令和版にバージョンアップした「オー人事」のCM を放映し、話題になりました。
職場におけるミスマッチを描き、令和の新しい働き方を考えるメッセージを発信しています。
スタッフサービス・オフィスマネジメントは、スタッフサービスグループのバックヤード業務を担っています。具体的には派遣スタッフ・お取引先企業との契約締結、派遣スタッフの給与計算・社会保険手続き、お客様への請求、といった業務があります。

スタッフサービスグループは「チャンスを。」を経営理念とし、「いつからでも、どこにいても、誰もがより良い『働く』に出会える社会へ」をビジョンとして掲げています。ビジョンを実現するには、派遣スタッフも内勤のスタッフも、どこにいても働きやすい環境を構築しなければなりません。
しかし当社では紙の業務が多く、リモートワークができない状況が続いていました。このままでは「どこにいても働きやすい環境」を作ることができません。リモートワークを推進するためには、ペーパーレス化が必須でした。

ペーパーレスに向けたkintone 活用イメージ

ＪＢＣＣに相談したところ、kintone の提案がありました。kintone を採用したのは、社内ですでに利用実績があり、ユーザーやアプリ作成者から「使いやすい」という声が多かったためです。現場に寄り添いながらアプリを作成するには、kintone が最適だと考えました。
導入にあたっては、ＪＢＣＣとともに、既存の基幹システムとの接続を前提とした構成を検討しました。ＪＢＣＣが当社のシステムや業務の流れを理解していたこともあり、連携部分の設計もスムーズに進みました。まずペーパーレス化の対象としたのは、グループ各社からの依頼業務です。当社に対し、営業担当者や派遣スタッフから申請システムやマイページなどを通じて、「契約書を作ってほしい」「給与明細書がほしい」といった業務依頼が来ます。従来は1 件1 件の依頼について、スタッフがAS/400 の基幹システムに手作業で入力し、契約書や給与明細書などを印刷していました。依頼の窓口になる各システムと基幹システムで項目にずれがあり、正確に入力するため神経を使った作業が求められます。基幹システムへの入力に間違いがないか、依頼内容と入力内容をそれぞれ紙で出力し、ダブルチェックする必要がありました。
新たなフローでは、各システムで入力される情報をkintone で一旦取り込み、必要であればkintone 上でメンテナンスした後に、kintone のデータをAS/400 の基幹システムに連携します。この連携もＪＢＣＣの支援を受けながら構築しました。情報を一元管理できるようになったことで、紙での確認作業や二重入力が不要となり、業務の正確性と効率が大きく向上しました。

今後、全ての部署にkintone を展開するには、運用ルールが必要です。そこで、まずkintone 窓口を作りました。各部署から2 名ずつ選出し、ルールの策定、社内通知、kintone のアカウント管理を行っています。kintone 窓口の担当者は、以前からkintone を利用していた人、適性のある人を選出しました。
選出メンバーで週次のミーティングを開催し、運用ルールを一緒に決めています。策定したルールが適切なのか不安だったため、ＪＢＣＣに「ガバナンスワークショップ」を複数回にわたって開催してもらい、ディスカッションしてルールを精査しました。
また、ルールを公開して終わりではなく、課題について定期的にヒアリングしています。課題があった場合はkintone 窓口チームの定期ミーティングで話し合い、運用ルールを見直しています。
運用については合意して進めることを重視しており、kintone 窓口チームが策定したルールをボードメンバーが精査し、ディスカッションしながら決めています。ルールの策定にはかなり苦労したのですが、ガバナンスと自由度のバランスが取れた運用ルールになりました。

運用ルールの作成背景と公開までの流れ

kintone で実際に作成したアプリの一例として「源泉徴収票発行受付」をご紹介したいと思います。このアプリでは、派遣スタッフの依頼に応じて源泉徴収票を発行します。以前はExcel で受付を行っていたため、共同編集ができない、データ量が多いため動作が重い、といった問題が発生していました。kintone アプリを作成したことで、共同作業が可能になり、快適に操作できています。
プラグインはkrewSheet、レポトン、ATTAZoo＋を利用しています。
krewSheet を活用することで、Excel と同様に複数のレコードをまとめて更新できるようにしました。

実際のkintone 画面例：源泉徴収票発行受付

kintone を導入した結果、数名のスタッフがリモートワークをしています。
また業務プロセスの各ポイントで必要だった紙の出力・確認作業がなくなったため、作業工数を年間で約3000時間削減、使用する紙を年間で13万枚削減することができました。13万枚の紙を積み重ねると、高さは4階建のビルに相当するのだそうです。定量化したことで、改めて業務で大量の紙を使っていたことを実感しています。
今回改善したのは一部の業務にすぎませんが、kintone と基幹システムの連携基盤が整ったことで、他の業務への展開もしやすくなりました。さらなる業務効率化、ペーパーレス化が進むと期待しています。
現時点では内勤スタッフ全員がリモートワークできる状態ではないため、これからもkintone を活用したペーパーレス化を継続し、当社のビジョンである誰もが働きやすい環境を追求していきたいと思います。その結果、働き方が多様化し、より質の高い仕事につながっていくでしょう。

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【kintone＋基幹システム導入事例】株式会社スタッフサービス・オフィスマネジメント 様

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