Microsoft365とは？Google Workspace（旧G suite）との相違点や導入メリット

WordやExcelなどのオフィスソフトは、もはや業務には欠かせないものです。Microsoft社やGoogleでは、それぞれMicrosoft 365とGoogle Workspace（旧G suite） というオフィスソフトを提供しています。この記事では、Microsoft 365とGoogle Workspaceの相違点や導入のメリットまで詳しく紹介します。

まずはMicrosoft 365の機能と、Office2019との違いについて解説します。

Microsoft 365の機能

Microsoft 365は、毎月あるいは毎年一定の金額を支払い続けることで、常に最新版のOffice製品が使えるサブスクリプション制のサービスです。Word、Excel、PowerPointなど、全てのOffice製品が含まれています。これらに加えて、クラウドストレージのOneDriveやコミュニケーションツールのTeamsも利用可能です。

またMicrosoft 365は、WindowsだけでなくMacやスマートフォンにも導入可能です。OSに関わらず利用可能ですが、AccessだけはWindows OSのみ利用できます。

Microsoft 365のOffice 2019との違い

Microsoft社は、Microsoft 365だけでなくOffice 2019も提供しています。Microsoft 365は、クラウドタイプのサービスです。一方、Office2019はライセンスを買い切って永続的に使えるソフトウェアです。

また、Microsoft 365は1つのライセンスで最大5台のWindows PCまたはMac、5台のタブレット、5台のモバイルデバイスにインストール可能です。

一方、Office2019は1つのライセンスでインストール可能な台数は2台までです。また、インストール可能なOSはWindowsのみです。

またOffice2019のサポート期間は、発売から開始されたメインストリームサポートが5年間、延長サポートが2年間です。

現在、ほとんどの企業でWordやExcel、PowerPointといったOffice製品が利用されており、企業の情報システム部門では社員が使用するOffice製品の管理を任されるケースも少なくないでしょう。ここからは、Microsoft 365の導入メリットを3つご紹介します。

グループウェアサービスと最新のMicrosoft Officeをセットで利用できる

Microsoft 365の導入で、最新バージョンのWordやExcelを使い続けられるだけでなく、Microsoft TeamsやExchange Onlineなどの複数のグループウェアサービスが利用できます。これらのグループウェアサービスは、業務を効率的に進める手段として効果的です。

さらに、セキュリティも最新の状態で維持されるため、情報漏えいや不正アクセスなどセキュリティ面のリスクにおいても安心できるでしょう。

デバイスを選ばず利用可能

Microsoft 365はWindowsやMacなど、さまざまなデバイスで動作します。1つのライセンスで1人15 台のデバイスにインストール可能（PC 5台、タブレット 5台、スマートフォン 5台にインストール可能）なので、デバイスごとに追加ライセンスを購入する必要はありません。

社員にオフィス作業用PC、外出時用のノートPC、スマートフォンといった形で複数のデバイスを貸与している、働き方改革の一環としてテレワークを推進している企業にはメリットの大きいシステムと言えます。

初期費用・運用費を抑えることができる

Microsoft 365は月額あるいは年額で支払い可能なサブスクリプション制のサービスです。そのため導入にかかる初期費用を抑えることができます。また、Office 2019が1つのライセンスで2台までのコンピュータにしかインストールできないことに対し、Microsoft 365は5台までインストール可能です。そのため、複数のコンピュータに導入する場合の運用費も節約できます。

多彩なビジネス向けツールが利用できる

Microsoft 365の中でも「Microsoft 365 Business Basic」、「Microsoft 365 Business Standard」を導入するとさまざまなビジネス向けツールが利用可能です。

代表例として、コミュニケーションツールの「Teams」、社内SNSツールの「Yammer」などがあります。

ツールの活用により、コミュニケーションの活性化や業務効率化、生産性向上につながることも期待できるでしょう。

GoogleもMicrosoft 365と同様のクラウドサービスであるGoogle Workspaceを提供しています。この2つのクラウドサービスは、同じような機能を持つ、複数のサービスの総称ですが、異なる点もあります。それぞれのサービスの相違点について、個別に解説します。

Exchange OnlineとGmail

OutlookはMicrosoft 365のサービスで、GmailはGoogle Workspaceのサービスです。どちらもメールの送受信や管理を行うサービスです。Exchange OnlineのメールクライアントであるOutlookはフォルダを使ってメールを分類しますが、Gmailではラベルを使います。

Microsoft TeamsとハングアウトMeet

Microsoft TeamsはMicrosoft 365のサービスで、ハングアウトMeetはGoogle Workspaceのサービスです。Microsoft TeamsはWordやExcelなどのアプリケーションと親和性が高く、ファイルの共有や共同編集をサポートしています。一方、ハングアウトMeetはシンプルなインターフェースでWeb会議に特化した機能を提供しています。

SharePointとGoogleサイト

SharePointはMicrosoft 365のサービスで、GoogleサイトはGoogle Workspaceのサービスです。どちらもファイルや情報の共有を目的としています。SharePointには、iOS、Android、Windows Phoneのモバイルアプリがありますが、Googleサイトにはモバイルアプリはありません。

【関連記事】Microsoft 365とは？機能やプラン、Office365との違いを解説

WordとDocs

WordはMicrosoft 365のサービスで、DocsはGoogle Workspaceのサービスです。WordにはPDFの編集機能や文章校正ツール、多彩なスタイルやテーマを利用できますが、Docsはブラウザ上で他のユーザーと共同編集可能ですが、Wordほどの機能はありません。

Excelとスプレッドシート

ExcelはMicrosoft 365のサービスで、スプレッドシートはGoogle Workspaceのサービスです。ExcelにはSmart Artや分析ツールなど高度な機能が搭載されていますが、スプレッドシートはDocsと同様にブラウザ上で共同編集可能ですが、Excelのような高度な機能はありません。

PowerPointとスライド

PowerPointはMicrosoft 365のサービスで、スライドはGoogle Workspaceのサービスです。どちらもプレゼンテーションなどの資料を作成するサービスです。PowerPointではSmart Artやストーリーボードのような高度な機能が使えますが、スライドで使える機能はPowerPointほど多くはありません。

Microsoft 365には、リモートワークの導入・拡大にも非常に有用な多くの機能が備わっています。昨今の情勢にともない、リモートワーク環境のさらなる充実を図るにも、Microsoft 365は利用価値の高いツールと言えます。そこで、多くの企業で導入されているMicrosoft 365ですが、多機能なゆえに使いこなせていない方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。

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Microsoft社は以前からPCにインストールするタイプのOfficeを提供していましたが、インターネットの発展やクラウドサービスの普及に応じて、新しくMicrosoft 365というサービスを開始しました。Microsoft 365は個人が使うオフィスアプリケーションとしてだけでなく、チームで効率良く業務を行うためのコラボレーションツールとしても活用できます。Microsoft 365導入やGoogle Workspaceからの移行を検討している方は、まずはお問い合わせください。

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