Copilot でメルマガ配信のスケジュール調整を効率化

細かな指示にも的確に対応し、期待を超える高品質な成果を実現してくれました！

ＪＢＣＣのマーケティング部門は約10名が在籍しており、それぞれが担当製品に関する最新情報やセミナー情報をメルマガで配信しています。そのため、1ヶ月あたりのメルマガ配信数は多くなりがちでした。

しかし、受信者側からすると、大量のメルマガは負担になりやすいもの。「有益な情報をお届けしたい」という思いと同時に、「お客様のご負担にならないようにしたい」という気持ちから、私たちは2つのルールを設けました。

• 1日に送るメルマガは2通までにする
• セミナー案内は、申込み忘れ防止のため、前日または当日には必ず送る

毎月、担当者から「どの週にどのメルマガを配信したいか」をシステムに登録してもらい、これをもとにスケジュールを組んでいました。しかし、希望週を1通ずつ確認したり、ある週にメルマガが集中して10通（平日5日×2通）を超えてしまうと、振り分け作業に時間がかかっていたりしていました。
そんなときに思い出したのが Copilot です。
各担当者から入力された希望週をシステムからダウンロードし、Copilot に調整を依頼すると、あっという間に最適なスケジュールを作成してくれました。

A列に配信したい週が入っています。平日に配信するスケジュールを組んでください。
ただし、以下のルールに従ってください。

• 配信するのは2025年7月です
• 配信するのは平日のみ
• 1日に送るメルマガは2つまで
• B列に希望日が入っているメルマガは、優先的に希望日に配信
• もし割り当てきれないメルマガがあれば、それも教えてください

Copilot は、この指示に基づきスケジュールが組まれた Excel ファイルを作成してくれました。

さらに、未割当のメルマガも別シートに一覧でまとめてくれるため、空いている日に割り当てたり、担当者に調整を依頼したりと、次のアクションをすぐに検討できます。

Copilot に Excel を読み込ませるだけで、これほど簡単にスケジュール調整ができるとは驚きでした。
これまで手作業で時間がかかっていた作業も、希望週の整理からルールに沿った自動割り当てまでスムーズに完了。未割当リストも瞬時に出してくれるので、次に何をすれば良いかが明確になりました。
業務を今後さらに効率化するためにも、Copilot を積極的に活用していきたいと思います！

クラウドサービスを中心にシステムの設計から構築、運用までを一貫して手掛けるITサービス企業です。超高速システム開発を特長とし、セキュリティ・AI等のサービスとともに、お客様のシステムの課題を技術力とスピードで解決します。

ＪＢＣＣでは、Microsoft 365 や Copilot の導入支援を通じて、企業の業務効率化や働き方改革をサポートしています。お気軽にご相談ください。

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