電帳法対応を機にバックオフィスのDXを加速

目次 電帳法とは 企業の電帳法対応について 電子取引の保存義務への対応 システム対応の具体的な進め方 ＪＢＣＣがご支援できること

1. 電帳法とは

電子帳簿保存法（電帳法）とは、企業が取引帳簿や関連書類を電子データで保存する際のルール等を定めた法律です。2024年1月から電子取引の保存が義務化されることもあり、多くの企業が急ピッチで電帳法の対応を進めています。

これまでは電子データを印刷しそれを原本として保管できましたが、2024年1月以降は原則として取引データを電帳法の要件に則って保存することになります。

保存するデータに関しては、①その内容が変更されていないこと、②正確性が確保されることが求められるため、システムの構築やセキュリティの取り組みが必要になります。また、データの見読性、検索性の確保なども求められますが、その際、タイムスタンプの利用やデータの訂正・削除の可否がキーポイントとなります。

2.企業の電帳法対応について

「電帳法の対象となるのは電子取引のみで、紙ベースの業務はそのまま継続できます。しかし、自社が紙ベースで業務を行っていたとしても、取引先から電子データで請求書などが送られてきた場合、電帳法に対応し保存しなければなりません。すべての業務を紙ベースで終わらせることは困難なことから、多くの企業が電帳法対応を機に業務のデジタル化に取り組んでいます」と電帳法コンサルをしているリック・アンド・カンパニー代表社長 公認会計士 齊藤佳明氏はこのように説明します。

業務のデジタル化によって得られるメリットは、電帳法対応だけではありません。取引に関する帳簿や書類を電子データとして保存すれば、物理的な紙の保存スペースが必要なくなるほか、管理コストを削減できます。紙ベースの業務が電子データベースになれば、テレワーク可能な環境が実現できるため、働き方改革を促すことができます。業務をデジタル化すれば業務が透明化されるため、内部統制やガバナンスの強化にも寄与します。このように、デジタル化を進めることで電帳法に対応できるだけでなく、企業競争力の向上も見込めるのです。

3. 電子取引の保存義務への対応

「電帳法に対応するには、電子メールやクラウドツール、EDIシステムなど、さまざまなシステムを見直す必要があります。その際、法的要件を満たすことに加え、業務負荷を軽減することも考えてシステムを選定する必要があるでしょう」とオービックビジネスコンサルタント・マーケティング部・マーケティング推進室の嶋村悠佑氏は説明しています。

今回の保存義務化の主要な対象は、PDFフォーマットの文書や、請求書、領収書などとなります。これらの文書はメール添付やオンラインダウンロードで受け取ることが多く、文書管理システムやワークフロー、ERPなどのツールを活用すれば電帳法に対応可能です。

ＪＢＣＣは、法改正に対する対応についても多くの顧客を支援してきました。そのノウハウを元に、電帳法対応をいくつかのステップに分けて提案しています。最初のステップが、電帳法対応で必須となるタイムスタンプの付与について。これについては、電子取引を支援する「ClimberCloud」を使うことでスモールスタートすることができます。次に承認のフローなどを考慮したワークフローソリューション、例えば「コラボフロー」との連携。そして自動化を推進するためのAI-OCRやkintoneとの連携なども実現していきます。これらの対応をすることで、データの活用が推進され、DXの実現にも寄与することになるのです。

さらに、会計パッケージも電帳法対応となる「奉行クラウド」などのソリューションを選択することで、取引の起点から経理処理までの一連のプロセスについてもデジタル化されます。電帳法対応をきっかけに、バックオフィスのDXも実現することになるのです。

4.システム対応の具体的な進め方

電帳法対応を進める際、全ての書類の完全電子化を目指すのは現実的ではありません。企業活動には多くの優先事項があり、リソースも限られています。どの程度まで電帳法に対応するかという目安や方針を決めておくと良いでしょう。

具体的には①対象となる書類の範囲を決める、②対象書類の現状と要件の充足状況を確認する、③業務フローや規定の整備や従業員向けのマニュアルを作成するといった3ステップで進めていくことになります。

また、電帳法対応を実施するには、2つのアプローチがあります。

1つめが、関連書類をプロセスに沿って電子データ化し、保存する方法です。購買のプロセスであれば、見積もりから発注、納品、請求までの一連の流れに沿って書類をシステムに保存していきます。ただしこの場合、「見積もりは取ったが受注に結びつかなかった」など、保存する必要のない書類まで保存してしまいます。

２つめが、請求の部分から関連する書類を集めて保存するというプロセスに沿って必要な書類を効率的に集める方法です。この場合、必要最低限の書類だけを効率的に集めることができます。基本的にどちらのアプローチを選んでも問題ありませんが、効率を考えるのであれば２つめの方をお勧めします。

電帳法対応は、特定の部署から始めてノウハウを蓄積し、段階的に全社に展開していくのがいいでしょう。法令対応だけなら最低限のシステム機能を実装すればよいのですが、これを機にデジタル化を進めたいと考えるのであれば、長期的な視点で業務の効率化を図りながらシステムの導入や活用を推進していく必要があります

5.ＪＢＣＣがご支援できること

ＪＢＣＣは、セキュリティやデジタルなどのノウハウをもつ企業のDXを支援する総合ITサービス企業です。クラウドやセキュリティ、データ連携など、お客様の環境に合わせて最適なITシステムを提案しています。業務知識が豊富で、経営者やバックオフィスなどに関する知見も多数蓄積し、DX実現や経営変革のご支援もしています。電帳法関連のセミナーを開催しているほか、相談なども受け付けています。

電帳法対応に課題を持つ企業や、電帳法対応をきっかけにデジタル化を推進しようと考えている企業は、ＪＢＣＣにお気軽に相談してください。専門知識を持つ担当者が、お客様にとって最適な提案を致します。

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ＪＢＣＣ株式会社 ＪＢＣＣ株式会社は、企業のデジタル・トランスフォーメーション（DX）を支援するITサービス企業です。クラウドサービスを中心にシステムの設計から構築、運用までを一貫して手掛けており、クラウド 2,150社、超高速開発による基幹システム構築 460社、セキュリティ 1,100社の実績があります。 お客様の環境に合わせた最適なITシステムを、クラウド、超高速開発、セキュリティ、データ連携等を活用し、企業のDX実現と経営変革に貢献します。