働き方改革、コロナ禍でのテレワーク、今日、企業にとってグループウェアはますますコラボレーションに欠かせない基盤となっています。果たして自社に最も合うグループウェアとはどういうものなのか。今回、ＪＢＣＣがお客様に代わって最適解を導き出すべく社内討論会を開催。コラボレーションエバンジェリスト齋藤晃介をファシリテータに、グループウェア担当メンバーが、それぞれのグループウェアを推す理由をアピールしながら、徹底的に議論を繰り広げました。
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※本記事は2021年10月6日に開催した『第二弾拡大版 グループウェア徹底比較セミナー「マルチベンダーのＪＢＣＣだから語れる！グループウェア徹底比較！～自社に合うグループウェアの選び方丸わかり！～」』セミナー内容の一部を抜粋した内容となります。今すぐ全部の内容をご視聴いただきたい方は下記より見逃し配信の視聴をお申し込みください。 |
出席者紹介
人気グループウェア、それぞれ自慢の特徴は？
齋藤：こんにちは。本日ファシリテータを務める齋藤です。今回は、ＪＢＣＣがマルチベンダーである強みを生かして、日ごろグループウェアを担当しているメンバーで、取り扱いグループウェアを徹底比較していきたいと思います。はじめに、自分の担当するグループウェアの特徴と注意点を紹介してください。
伊藤：はい、Microsoft 365、Office 365は、オールインワンソリューションでクラウドからオンプレミスまで幅広くサポートしているグループウェアです。ただ、Microsoft側に仕様を合わせる必要があり、いったん使い始めると他のサービスへの乗り換えが難しいというのは、いい意味での注意点かなと思います。
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吉川：Google Workspaceは、Office製品とよく比較されますが、Word、Excel、PowerPointと対になる機能、またWeb会議のMeet、Chatとコミュニケーションツールも備わっており、グループウェアとして必要な機能は提供されています。基本的にインストールせずに使えるのが特徴で、Chromeブラウザからログインすれば自分のワークスペースがパッと開けます。注意点はMicrosoftと同じですね。
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宮田：サイボウズOfficeとGaroonは、中小企業向けグループウェア 国内シェアNo.1を誇る元祖国産グループウェアです。使いやすさが強みで、"情シス担当者ひとり"や総務部管理にも対応できる、簡単設定、充実サポート、豊富なマニュアルといったところも選ばれている理由です。注意点としては、メールサーバー機能はなく、外部メールサーバーが必要です。
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福田：desknet'sNEOもサイボウズ製品と同様、国産グループウェアを代表する製品で、特徴としては使いやすさと価格です。1ユーザー当たり月額440円と、コストパフォーマンスがかなりいいと思います。オプションでテレビ会議機能やチャット機能に対応します。ただ、メールはついていないため、その部分はOffice 365やGmailと使い分けていただければと思います。
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富来：HCL Notes/Dominoは、本日ご紹介するグループウェアの中では唯一オンプレミス製品です。インドのHCLに開発移管してからは3年、定期的なバージョンアップを果たしており、32年前のアプリをPCブラウザやスマートフォンで利用できるなど、最近の技術を取り入れて進化しているので、そこはぜひ見直していただきたいなと思います。注意点は、オンプレミスなのでクラウドサービスに比べると管理コストが地味にかかることです。
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本記事はセミナー内容の一部抜粋となります。
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機能 の多さで"コスパ"が高いMicrosoft 365
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齋藤：はい、ここからはグループウェアを検討する上で比較するポイントを、「料金」「操作性」「運用管理」「サポート」「セキュリティ」というポイントで見ていきます。グラフで示すスコアは、あくまでＪＢＣＣの主観による比較です。まずは「料金」です。 コストパフォーマンスでは、一番スコアが高いのはMicrosoft 365ですね。 伊藤：コストパフォーマンスの高さは、それだけ機能が多く、包括して使えるというところから来ています。クラウドサービスとしてだけ使うのであれば、300名以下の法人限定ながら540円(10/6時点）)から始められ、逆にセキュリティを含めたフルスコープ対応も用意されています。 宮田：外資のサービス、結構値上げしませんか。国内メーカーも絶対ないとは言えませんが、Google Workspaceも値上げしましたよね。その点、サイボウズ製品は使いやすくてお値段据え置きで使えるという点で、結局コストパフォーマンスが高いといえると思います。 齋藤：最近値上げしたGoogleとしてはどうですか。 |
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吉川：Googleは、社員の方がどうすれば最大パフォーマンスを上げられるかという点に注力しています。メールとチャットとWeb会議が一体化するなど他の製品にはないぐらいのコミュニケーション手段を提供しており、それだけの機能を担保する対価としての価格かなと思っています。
齋藤：desknet'sもコストパフォーマンスが高いということでした。
福田：国産製品、特にGaroonと比較すると、機能面はほぼ同等なのに実際安いので、コストメリットは高いと思っています。また、オプションでWeb会議やチャットなどの機能も追加できるため、選択肢があるというところに魅力があるといえるのではないでしょうか。
富来：その昔、Notesはライセンスが高いとかなり叩かれてきました。しかし、時代の流れに合わせてサブスク型の月額1ユーザー1,000円以下で使えるライセンスの販売もしており、今回スコアが低くなりましたが、もっと高くてもいいと思います。ただ、やはりどこかにサーバーを立てる必要があり、その分コストがかかるので3.5に甘んじています。
操作のしやすさでは国産メーカーが強さを発揮
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齋藤：次は「操作のしやすさ」です。この点は国産メーカーが強いんじゃないでしょうか。 宮田：国内企業様向けの製品ですので、UIのわかりやすさは強みだと思います。外資系サービス、急にUIが変わってしまって現場がてんてこまいするというようなことがないでしょうか。国産製品の場合はそういうことがなく、操作のしやすさから来るエンドユーザーへの教育工数といった部分も含めると、サイボウズOffice、Garoonは優位性が高いのではないかなと思いますね。 伊藤：Microsoft 365は、最初ほぼコマンド入力だったんですよね。それがGUI化して管理画面は充実しました。画面が変わる、ボタンの位置が変わるというのは、機能拡張の結果なので、そこは慣れていただき、わからないことがあればＪＢＣＣにお問い合わせいただくのがいいかと思います。 齋藤：TeamsがLINEに比べて使いづらい、という話を聞きますが。 伊藤：そんなことはないと思いますよ。会話形式はLINEとほぼ変わりませんし、操作性に関しては問題ないと思います。そこはぜひ「Teamsワークショップ」でお話しさせていただきたいですね(笑)。 |
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吉川：国産側から外資系は使いにくいという指摘を受けていますが、Word、Excel、PowerPointを使われていたらおわかりのとおり、こういったものは慣れの一言。ＪＢＣＣは機能豊富な外資系グループウェアを、それぞれのお客様に合った使い方をご提案させていただくことをモットーにしているので、そこはご相談いただきたいなと思います。
富来：Notesは、オンプレミスなので、お客様がバージョンアップしない限り絶対に画面は変わりません。「最新機能はいい！」と夢を抱きがちですが、すぐに画面が変わったりするとマニュアルなども作り直さなければいけないですよね、Notesも慣れていただければ違和感なく使っていただけると思います。ただ、初めて使うときにどこに何があるかを探すのはちょっと苦労があるので、それがスコアにつながって2なのかなと。
多機能ゆえに難易度の高い外資vs"情シス担当者ひとり"思いの国産
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齋藤：次は「運用管理」です。今まで優勢だったMicrosoft 365が低めですが、いかがですか。 伊藤：低めにスコアされたのは、デフォルトで使っていくときの難しさですかね。直感的にわかる部分、わからない部分があったり、サービスがオールインワンであるがゆえに入口が入り組んでいるというところはあるでしょう。 吉川：Microsoft 365はセキュリティ機能が今回の製品の中では群を抜いていて、そのあたりの設定がちょっと難しいのかなと思います。 齋藤：サイボウズの宮田さん、トップを走っていますね。 宮田：サイボウズOffice、Garoonで違いはあるんですけれども、たとえばサイボウズOfficeでは、ポータルに関してはトップページに表示するという機能しかなく、"情シス担当者ひとり"の方や総務の方が管理するのでも簡単に設定できるというところがあります。 |
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Garoonに関しては複数ポータル、他組織向けと分けて表示できますが、権限移譲ができるので、たとえば掲示板のところは総務部が管理して、とか、権限を渡しながら使っていただけます。最近ポータルの機能を検討されるお客様が多いですが、SharePointでがっつり作るかというと、正直そこはなかなか難しいのでは、と思います。
伊藤：Microsoft 365には運用管理のアドオンツールがあり、それを使って簡単に運用ができる点をご紹介しています。
富来：Notesは情報が世の中にあまり出回っていなくて、運用管理に関しては強く「いいです」とはいいづらい状況なので2に。でも、アクセス権を7段階で設定できるなど、他の製品にはできないこともあるんですけどね。
福田：desknet'sは、サイボウズと同様、管理権限の移譲ができ、運用管理は楽なのかなと思います。実際、情報システム部門が2名のお客様からは、desknet'sで困っているところは特にない、というお声もいただいています。
ときどき英語になってもOKか、それともがっつり日本語サポートか
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齋藤：次は「サポート」です。Googleはどうですか。 吉川：Google Workspaceは24時間×365日のサポートが標準でついていますが、さらにお金を出していただければ、グレードアップしたプレミアムサポートもあります。 伊藤：Microsoftの場合、ＪＢＣＣはサポートを無償でおつけしています。弊社からライセンスをお買い上げいただくと、項目設定などをサポートさせていただきますし、Microsoftにエスカレーションできるサポート、お客様環境の中から直接Microsoftに問い合わせできるということもできます。さらにMicrosoftもプレミアムサポートを用意しています。 宮田：MicrosoftやGoogleのマニュアルを見て、英語が出てきていやだなと思われることはないでしょうか。やはりこの点は国産メーカー、サイボウズさんの非常に手厚いサポート、マニュアル、画面、また国産シェアNo.1でユーザーが多いことから情報も非常に多いのかなと思います。変に翻訳で時間を取らずに日本語のマニュアルを見ていただければ。 |
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吉川：時代は自動翻訳です(笑)。
齋藤：電話すると外国の方が出てくるときがありますよね。
吉川：時間外に外国の方が出るということはあります。
伊藤：ケース・バイ・ケースだと思います。
宮田：われわれももちろん支援させていただきますが、ベースサポートという観点では、サイボウズ、しっかり対応いただいていて、安心して管理者やユーザーの方が使えるというところは強みだと思います。国産シェアNo.1を保っている理由の一つでもあります。
クラウドで気になるのはデータセンター立地
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齋藤：最後は「セキュリティ」です。 セキュリティといってもいろいろな切り口がありますが、セキュリティをサービスとして提供しているMicrosoftはやはり強いですね。 伊藤：サービスの中にエンドポイントを守るようなソリューションを提供していたり、一括で提供する仕組みができていますから。Googleはあまりオンプレミス側に力が入っていないようですが、Microsoft 365はオンプレミス側もきっちり網羅できているのかなと思います。 齋藤：サイボウズはどうですか。 宮田：サイボウズは、国内データセンターの中でクラウド環境の管理が行われています。近年では官公庁での利用が増えていたり、2021年9月に政府認定のクラウドサービス セキュリティ基準 ISMAPにサイボウズ製品が選ばれていたりします。お客様がお持ちのセキュリティ基準にも手厚く対応いただけるところも、ＪＢＣＣとしては非常に安心です。また、ベーシック認証、IP制限などは標準で使えますし、場合によってはクライアント証明書の発行や端末を制限するような使い方も提供しています。 |
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福田：desknet'sもIPアドレス制限やクライアント認証を提供しています。Microsoftと比べると正直見劣りする部分はありますが、ＪＢＣＣはセキュリティも含めて提案できるのでご相談いただければと思います。
吉川：Google Workspaceがここでちょっと低スコアになった原因は、データセンターの立地かなと思っています。日本のお客様は日本のデータセンターを望まれるケースが多いと思いますが、Googleは現状アジア圏にはないので。ただデータは問題なくちゃんと暗号化されて保管されているので、安心・安全に使っていただけると思っています。
富来：Notesはオンプレ構成なので基本的にセキュリティをどこまで担保するかはお客様判断になります。ただ、ユーザーの認証に関してはデフォルトIDファイルとパスワードの多要素認証ですし、データベースを持ち出されても暗号化で開けないなど安心してお使いただけます。ただ安全ですが、IDファイルの認証作業などは地味に面倒ですね。
ＪＢＣＣは「グループウェアワークショップ」でお客様を支援
齋藤：さて、このような形でいろいろ見てきました。ポイントとしては、外資系は機能が豊富で、料金もそれなりに抑えられており、サポートは少々弱めだけれど、お金を払えばしっかりしたサポートを受けられますよ、というスタイル。一方で国産サービスは利便性を重視していて、運用のしやすさ、サポートのよさに強みがある。それぞれお国柄が出ていますね。Notesも今回はいろいろ低めには出てしまいましたが、合うお客様には非常に喜ばれるいいサービスだと思います。
ＪＢＣＣでは「グループウェアワークショップ」というものを準備しており、お客様が現状利用されているグループウェアや働き方をヒヤリングした後、それをもとにお客様にどんなグループウェアが合っているのか、セキュリティやインフラも含めて提案させていただいています。「これから本格的にテレワークを導入したい」「グループウェア刷新の時期に来ている」といったお客様は、ぜひご相談ください。
また、本記事はセミナー内容の一部抜粋となります。見逃し配信のお申込みで全部の内容をご視聴可能です。
おすすめワークショップのご紹介
グループウェアワークショップ
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グループウェアを熟知したエンジニアが、ワークショップを通してお客様に最適な組み合わせのグループウェアをご提案いたします。 |
Microsoft 365 ワークショップ
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基本的な使い方や活用方法、定着を無償でサポートするＪＢＣＣオリジナルのワークショップです。 Microsoft製品を熟知したスタッフがよくあるお悩みについて、導入から活用、定着、運用、分析までトータルマネージいたします。 |
