業務効率化ツールのRPAとOCRで何ができる？より効率化する方法も紹介

業務効率を向上させるために「RPA（Robotic Process Automation）」や「OCR（Optical Character Recognition）」などのビジネスツールを導入する企業は増えています。これらのツールは単純な定型業務のサポートに最適で、とくにバックオフィス業務の抱える課題を解決するためにも有効です。しかしながら、RPAやOCRについて「違いが分からないから導入に踏み切れない」「どんなことに役立つのか知りたい」という方もいるでしょう。

そこで今回は、RPAとOCRの役割や導入によるメリット、活用事例などをご紹介します。業務効率化のためのビジネスツールをお探しの方は、ぜひご覧ください。

RPAとOCRはどちらも業務効率を高めるビジネスツールとして知られていますが、それぞれの役割は全く異なります。

RPAでできること

RPAはパソコンで行う定型業務を自動化できるソフトウェアです。「Robotic Process Automation（ロボットによる業務の自動化）」を略してRPAと呼ばれます。
RPAにより自動化できるのは、データの入力・転記作業や交通費精算チェック、日報の確認など多岐に渡ります。ホワイトカラー業務を自動化できるので、さまざまな部門の業務効率改善に活用可能です。

OCRでできること

OCRとは、手書きテキストや画像データなどから文字を抽出して電子化する仕組みやソフトウェアのことを指します。「Optical Character Recognition（光学文字認識）」を略してOCRと呼ばれており、近年ではOCRにAI機能を搭載したAI OCRも高い注目を浴びています。
人が手打ちで入力するよりも遥かに早くテキストデータ化できるので、人的ミスを軽減しつつ作業効率を高められる他、業務担当者の負担を減らせるのでその分コア業務に注力できます。

RPAとOCRは全く異なる役割を果たしますが、連携することでより効果的に力を発揮できます。
例えば、下記のようなことが連携により可能になります。

手書き資料のデータベース化

OCRは手書き資料からも文字を読み取れます。より高度な技術を持つAI OCRを用いれば日々の学習により精度が増し、クセのある字や崩し文字、悪筆な字も読み取り可能です。OCRによりデータ化した情報をRPAによって関連内容ごとに振り分け、システムへ保存することができます。イベントや講習・講演会などでアンケートを集計する際にも大いに役立つでしょう。

発注書や契約書の処理自動化

RPAとOCRを連携することで、発注書や契約書の処理も自動でできるようになります。OCRにより発注書や契約書の内容をデータ化したのち、RPAにより管理システムへ自動で登録を行います。これにより手入力時に起こりやすいヒューマンエラーをなくすことができ、受発注業務や納品までを迅速に進めることが可能です。

経理処理の自動化

請求書や経費の処理といった帳票入力に時間を取られる企業は少なくありません。経理の業務は誰にでも任せられるものではありませんし、人材の獲得が難しいいまの時代だからこそ、企業規模が大きくなるにつれて経理担当者には大きな負担がかかります。
しかし、OCRによりさまざまな紙帳票をデータ化し、RPAで定型処理を行うことで経理業務の多くを自動化することが可能です。経理に関係する事務処理の時間を削減できるだけでなく、人材のリソースを確保してコア業務に集中して取り組めるようになります。

こちらでは、RPAとOCRを活用した事例についてご紹介します。

OCRで読み込んだ情報をRPAで自動入力

OCRにより読み込んだデータは、RPAにより自動でシステムへ保存・管理できます。請求書や納品書などのさまざまな帳票類を効率よくまとめられる他、アンケートなどの手書き書類もデータ化して会社の有益な情報として商品開発やイベント立案などに活かすことができます。

請求書入力から発行までを自動化

請求書の入力から発行までの業務も自動化できます。注文書がOCRによりデータ化されると請求書のデータが蓄積されるので、請求日に合わせて請求書の発行を自動で行うことが可能です。これにより各部門から紙帳票を受け取ったり、個別に入力や計算をしたりする時間を短縮できます。

納品書と入出庫データ管理の自動化

納品書による検品ののち、自動で入出庫データの更新を行うことができます。納品にミスがあった場合はミスやエラーの通知を自動で行う他、再発注や取引先へのお知らせも自動で行います。

注文への受注通知と発送メールなどの自動返信

受発注にFAXを含む紙書類を使用している企業は多いでしょう。これらの受注通知や発送メールに自動返信することもRPAやOCRを使用すれば可能になります。受注から発送までのさまざまな確認にかかる時間を大幅に短縮できる他、社内向けにわざわざ帳票を作成することもありません。

RPAは優れたビジネスツールではありますがいくつかの懸念点もあり、例えば既存システムの依存や属人化、設定の難しさなどが挙げられます。

RPAは一定のITリテラシーが必要なシステムなので、RPAの設定からつまずくことがあります。「こんなシステムを組みたいのにできない」ということが起こると、どんなに時間がかかってもこれまでどおりできる既存システムに依存してしまいます。ITに慣れた人だけが使う属人化を招き、結果として引き継ぎができずに社内にシステムの利便性が伝わらない、業務改善されないというマイナスの要素を引き起こす可能性があります。
また仮にRPAとOCRの連携を進めても、専門知識を持つ社員がいなくては保守管理にも時間がかかるでしょう。

ただ、現在では少ないプログラムコードで開発できるローコードアプリも登場していますし、サポートが手厚いベンダーを選ぶという手段もあります。社内で解決したい課題は何か、そのためにはどんなシステムが必要かを明確にし、その上でビジネスツール・ベンダーを選ぶことが導入リスクを軽減するために大切です。

ＪＢＣＣ株式会社（以下、ＪＢＣＣ）では、kintone（キントーン）のプラグイン「ATTAZoo AI OCRパック」を提供しています。フォーマットの異なるさまざまな帳票の転記作業ができる他、手書き書類にも対応可能です。デジタル化した帳票はkintoneアプリに自動振り分けできるので、工数を削減してスムーズに業務を進められます。

また「ATTAZoo AI OCRパック」はアプリの設計が不要なので、本来ならかかるはずのシステム開発を大幅に節約できます。ITに慣れない人でも直感的に操作ができるので導入へのハードルが低く、多くの部門の業務改善に役立つでしょう。

業務効率化をサポートするビジネスツールはいろいろとありますが、その中でもRPAとOCRはこれから進むペーパーレス化に必要なツールといえます。もちろんベンダーによってツールの特徴はさまざまなので、自社の課題に合わせて適切なものを選びましょう。

RPAやOCRの導入をご検討中の方は、ぜひＪＢＣＣ株式会社へご相談ください。

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