kintoneとBoxを連携する方法｜容量不足とファイルの二重管理を見直す

kintoneで案件を管理していると、工事写真、図面、報告書などの増加に伴い、ディスク容量の圧迫やファイル探索の負担が大きくなります。ファイルが増え続けると、将来的なkintoneの利用・展開を阻害する可能性があります。
また、Boxを併用している場合は、保存先が分かれ、同じファイルを両方で管理する状態も起こりがちです。kintoneとBoxを連携し、案件レコードとBox上のファイルを結び付けることで、kintoneを業務情報の入口、Boxをファイルの保管先として整理できます。

ATTAZoo Connect for Boxでは最大2カ月間の無料体験版をご用意しており、実際のkintoneアプリを使って、Boxとの連携や操作性を導入前に確認できます💡

kintoneとBoxの連携では、ファイルの保管先をBoxにしながら、kintoneのレコードから関連ファイルへアクセスできる運用を作れます。ATTAZoo Connect for Boxでは、kintoneに添付したファイルをBoxへ保存し、保管先URLをkintoneのレコードに保持します。kintoneに保存済みの添付ファイルを一括でBoxへ移行することも可能です。

• 容量： ファイルをBoxへ連携し、kintone側で使用するディスク容量を抑える
• 探索： kintoneの案件や顧客のレコードから、Box上のファイルへリンクする
• 管理： ファイルの保存ルールを決め、複数箇所での重複管理を見直す

kintoneのレコードからBox上のファイルを参照する

ATTAZoo Connect for Boxでは、専用のフィールドにファイルを添付してレコードを保存すると、ファイルがBoxへ連携され、kintoneには保管先URLが保持されます。利用者は、通常のkintone操作と変わらず、案件情報を確認する流れの中でBox上のファイルへアクセスできます。

既存の添付ファイルをBoxへ一括移行する

ATTAZoo Connect for Boxでは一括連携に対応しており、既存アプリに保存されている添付ファイルも連携の対象にできます。一括連携はレコード一覧画面から実行でき、1回の実行で処理できる上限は100レコードです。容量削減を目的としてkintone側のファイルを削除する場合は、対象アプリの履歴管理機能をオフにする必要があります。まず検証用アプリで処理結果を確認し、対象範囲を決めてから実施します。

ファイル増加の影響は、容量、探索、管理の3つに分けると整理しやすくなります。何が主な課題かによって、削除、容量追加、Box連携の優先順位が変わります。

1. 大容量ファイルがディスク容量を圧迫する

kintoneでは、契約ユーザー数×5GBのディスク容量を利用できます。写真や図面を継続的に保存する業務では、現在の使用量だけでなく、将来的なkintoneの利用拡大を阻害しないよう、今後のファイル増加量も確認することが重要です。

2. kintoneとBoxを行き来し、ファイルを探す時間が増える

kintoneで案件情報を管理し、Boxにはファイルを保存する運用では、レコードとフォルダの関係が曖昧になると探索の手間が増えます。また、BoxのURLを手作業でkintoneに貼り付ける運用では、リンクの貼り忘れや保存先の誤りが起こり、レコードとファイルの関係が曖昧になる可能性があります。kintoneのレコードとBoxの保存先の関係を決め、業務データから関連ファイルへアクセスできる状態にすることが重要です。

3. 複製や更新漏れで最新版が分かりにくくなる

kintoneとBoxの両方に同じファイルを置くと、更新先が分かれ、どちらが最新版か判断しにくくなります。ファイルをどこで管理するか、kintoneからどのように参照するか、更新・削除時にBox側をどう扱うかを先に決めます。

容量不足への対応はBox連携だけではありません。不要ファイルが主因なら整理・削除、現在のファイル添付の運用を維持したいなら容量追加、kintoneを業務の入口として使いながらファイル管理をBoxにまとめたいならBox連携を検討します。

不要な添付ファイルを整理・削除する

不要ファイルを特定できる場合は、社内の保存ルールを確認したうえで整理・削除します。ただし、写真や図面が継続的に増える業務では、削除だけでは課題が再発するため、保管期間や保存先のルールも同時に見直します。

kintoneのディスク容量を追加する

主な課題が容量だけで、運用を変えたくない場合はディスク増設が候補です。kintoneの料金ページでは、ディスク増設は10GB単位、月額1,000円（税抜）と案内されています。Boxにもファイルを保存している場合には、容量を追加してもBoxとの行き来や二重管理は解消されないため、課題を分けて判断します。

Box連携で保管先と参照方法を見直す

容量に加えて、レコードからファイルへアクセスする流れや二重管理も見直したい場合はBox連携が候補です。新規ファイルだけでなく、既存ファイルの移行、権限、更新・削除、ログ確認まで含めて評価します。

連携サービスは、Boxにつながるかどうかだけでなく、既存ファイルの移行、日常操作、制限事項、導入後の管理方法を同じ条件で比較します。

1. 既存ファイルを一括移行できるか

既存アプリにファイルが蓄積されている場合は、新規連携だけでなく移行機能を確認します。ATTAZoo Connect for Boxは既存添付ファイルの一括連携に対応し、1回の処理上限は100レコードです。

2. kintone画面から迷わず参照できるか

登録から参照までの操作を、実際に使う端末で確認します。ATTAZoo Connect for Boxでは、kintoneのレコードにBoxの保管先URLが保持されます。実際の利用環境で必要な操作ができるかを無料体験で検証します

3. 仕様・制限が自社環境に合うか

ATTAZoo Connect for Boxは、1ファイルあたり1GB、一括連携の1回の処理上限は100レコード(複数回実行可能)、指定できるBoxの保存先は1アプリ毎に5パターンまでです。kintoneのゲストスペースには対応していません。kintoneとBoxは別途契約が必要です。

4. 権限・更新・削除・ログを運用できるか

導入後は、案件・レコード・フォルダの対応、命名、アクセス権、更新・削除のルールを決めます。ATTAZoo Connect for Boxでは、レコード／ファイル削除時のBox側の扱いを設定でき、専用ログ確認アプリで操作内容を確認できます。

建設業では、案件レコードから図面、報告書、現場写真の保存先へアクセスできる形にすると、業務情報とファイルの関係を整理できます。ＪＢＣＣの製品ページでも、建設業の活用例として、図面・報告書・現場写真を案件ごとにまとめて共有する運用が示されています。

新規案件は保存先と運用ルールを先に決める

新規案件では、kintoneのレコードとBoxの保存先を対応付けます。kintoneを案件情報とファイルへの入口にする場合は、ファイル区分、アクセス権、更新・削除のルールも決めます。

既存案件は対象範囲を決めて移行する

既存案件は、全ファイルを一度に移すのではなく、対象案件、期間、ファイル種別を絞って検証します。処理後に件数やリンクを確認し、旧保存先の扱いを決めてから移行範囲を広げます。

比較軸が整理できたら、実際のkintoneアプリとBoxを使って、自社の業務に合うかを確認してみましょう。ATTAZoo Connect for Boxは最大2カ月間無料で試せるため、導入前に実際の操作性や運用方法を確認できます。

無料体験で確認したい5項目

現場で実際に利用するkintoneアプリを想定して確認することで、導入後の運用をイメージしながら、自社に合うかを判断できます。

• レコード保存時にファイルがBoxへ連携されるか
• kintoneからBox上のファイルへアクセスできるか
• 既存添付ファイルを一括連携できるか
• 更新・削除時の挙動が自社ルールに合うか
• ログで操作内容を確認できるか

無料体験では、実データを一度に移行せず、検証用データで動作と運用を確認してください。機密情報を扱う場合は、自社の情報管理ルールと評価版の利用条件も確認します。

Q1. kintoneの標準機能だけで、記事で紹介したBox連携はできますか？

できません。
本記事で紹介した「kintoneに添付したファイルをBoxへ保存し、保管先URLをレコードに保持する」「既存添付ファイルをBoxへ一括移行する」という運用には、ATTAZoo Connect for Boxなどの連携サービスが必要です。ATTAZoo Connect for Boxを利用する場合は、外部サービス連携やプラグインを利用できるkintoneのコースであることも確認してください。

Q2. 既存のkintone添付ファイルもBoxへ移行できますか？

ATTAZoo Connect for Boxでは、一括移行によって既存の添付ファイルをBoxへ移行できます。1回の処理上限は100レコードです。容量削減を目的としてkintone側のファイルを削除する場合は、対象アプリの履歴管理機能をオフにする必要があります。

Q3. BoxではなくDropboxを利用している場合は？

Dropbox向けにはATTAZoo Connect for Dropboxがあります。Boxと同一仕様ではないため、Dropboxの製品案内と無料体験条件を確認してください。

ATTAZoo Connect for Boxは、kintoneに添付したファイルをBoxへ保存し、保管先URLをkintoneのレコードに保持するプラグインです。新規ファイルの連携に加え、既存添付ファイルの一括移行にも対応します。容量対策だけでなく、案件レコードを起点に関連ファイルへアクセスする運用を検討したい場合の選択肢です。

ATTAZoo Connect for Boxは最大2カ月間無料でお試しいただけます。現場写真や図面、報告書などを扱う代表的なkintoneアプリで、ファイル連携や既存ファイルの移行、日常の操作性を確認し、自社の運用に合うかを導入前に検証できます。

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クラウド型業務システム「kintone」とクラウドストレージサービス「Box」を連携させ、ファイル管理を効率化するプラグイン「ATTAZoo Connect for BOX」を最大２ヶ月間無料でお試しいただけます。

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※Dropboxをご利用の場合は、ATTAZoo Connect for Dropboxもご用意しています。

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