kintoneで顧客管理アプリを作る方法｜基本手順と作成後の3つの課題を解説

kintoneで顧客管理を始めるときは、顧客に固有の情報と、案件ごとに増える情報を分けて考えることが重要です。一社に複数の案件が発生する運用では、顧客管理アプリと案件管理アプリの役割を整理し、ルックアップと関連レコード一覧で両者をつなぎます。運用開始後に画面の縦長化、独自ルールでの採番、関連案件の集計が課題になった場合は、まず標準機能と運用ルールを見直し、不足する部分だけ拡張機能で補います。本記事では、初心者向けの設計・作成手順から、ATTAZoo＋の無料体験版で3つの課題への対応を検証するポイントまで解説します。

最初に、顧客単位で更新する情報と、案件単位で増える情報を分けます。一社に複数案件が発生する運用では、顧客管理アプリと案件管理アプリを分け、共通の識別項目で関連付ける設計を検討します。

管理する顧客情報と案件情報を整理する

顧客管理アプリには、顧客名、所在地、代表連絡先、担当者情報など、顧客単位で更新する項目を置きます。案件管理アプリには、案件名、顧客を識別する値、案件金額、進捗など、案件単位で追加・更新する項目を置きます。これらは本記事の例であり、kintoneの固定仕様ではありません。個人情報を扱う場合は、閲覧範囲と編集権限も設計してください。

項目は最初から詰め込みすぎず、検索、一覧表示、関連付けに必要なものから始めます。テスト運用で不足が分かった時点で追加すれば、入力と保守の負荷を抑えやすくなります。

顧客管理アプリと案件管理アプリの関係を設計する

顧客一件に複数案件がひも付く場合は、顧客名だけでなく、顧客を識別する値を決めます。会社名には同名や表記変更があり得るため、顧客番号などを設ける方法があります。ただし、キー項目は既存データと運用ルールに合わせて判断します。
目指す状態は、案件登録時に顧客管理アプリから必要な値を取得でき、顧客レコード側では、その顧客に関連する案件を一覧で確認できることです。

作成方法は、既存のサンプルアプリを調整する方法と、はじめから作成する方法に分けられます。自社の管理項目との差が小さければサンプルアプリ、固有の項目やアプリ間の関係を設計したい場合は、はじめから作成する方法を検討します。

•  顧客管理アプリと案件管理アプリの役割を一文で決める
•  顧客を識別するキー項目を決める
• 直接入力する項目と、別アプリから取得する項目を分ける
• 一覧で日常的に確認する項目を決める
• ルックアップと関連レコード一覧を設定する
• 少量のテストデータで登録・編集・参照を確認する
• 公開対象、アクセス権、入力ルールを確認する

サンプルアプリを利用して顧客管理を始める

サンプルアプリを使う場合は、想定業務と項目構成が合うかを先に確認します。使わない項目を整理してから必要な項目を追加し、顧客識別項目と案件との関係を少量のテストデータで検証します。

ルックアップと関連レコード一覧で顧客・案件情報をつなぐ

ルックアップは、別アプリのレコードを検索し、必要な値を取得するときに使います。たとえば案件登録時に顧客を選び、顧客番号や所在地を案件レコードへ取得する使い方です。

関連レコード一覧は、条件に合う別アプリのレコードを一覧表示するときに使います。たとえば顧客レコードを開き、その顧客にひも付く案件を確認する使い方です。「値を取得する」「関連情報を一覧で見る」「金額を集計して保存する」は、それぞれ別の要件として整理します。

運用後に項目や案件が増えると、画面の縦長化、番号付与のばらつき、関連案件の合計把握が課題になる場合があります。まず不要項目と運用ルールを見直し、それでも要件が残るときに拡張方法を検討します。

項目が増えてレコード詳細画面が縦長になる

顧客の基本情報、担当者情報、取引情報を一画面へ追加し続けると、必要な項目までのスクロールが増えます。不要項目を削除し、関連項目をグループ化しても必要項目が多い場合は、タブで分類する方法が候補です。

顧客番号・案件番号を独自ルールで統一できない

手入力では、接頭辞、日付、桁数、連番開始値などの解釈が担当者ごとに変わる可能性があります。採番形式、タイミング、年度切替、重複・欠番、既存データとの整合を決め、標準機能で要件を満たせない場合に自動採番機能を検討します。

顧客にひも付く関連案件の合計金額を把握しにくい

関連レコード一覧で案件を表示することと、合計金額を顧客レコードへ保存・表示することは別の要件です。集計対象、条件、保存先、更新タイミング、アクセス権、想定件数を決め、テストデータで結果を確認します。

ATTAZoo＋は、kintone向けのプラグインセットです。 JavaScript や CSS によるカスタマイズが不要で、kintoneの機能拡張がマウス操作で簡単に設定できます。本記事の3課題には、ATTAZoo＋のタブ表示＋、自動採番＋、集計サポート＋の3つの機能を対応付けて検証します。本番アプリへ適用する前に、利用プラン、端末、アクセス制御、既存プラグインやカスタマイズとの組み合わせをテスト用アプリで確認してください。

タブ表示＋で必要な顧客情報を探しやすくする

タブ表示＋は、レコード内の項目をタブで分類して表示する機能です。顧客管理アプリでは「基本情報」「担当者情報」「案件・取引情報」などに分ける例が考えられます。利用者が頻繁に見る情報を先頭に置き、PCとモバイルで表示を確認します。ロールやステータスに応じたタブの表示・非表示機能としては記載せず、項目を分類して画面を整理する用途に限定します。

自動採番＋で顧客番号・案件番号の付与を統一する

自動採番＋は、日付、文字列、連番など予め定めたルールに沿ってコードを自動採番する機能です。顧客番号と案件番号で別のルールを使う場合は、接頭辞、桁数、年度切替、採番タイミングを先に整理します。登録・編集・複数ユーザー操作をテストし、重複や欠番の扱いも運用ルールとして決めます。IPアドレス制限下でAPIトークンを使う場合は、利用中のマニュアルを確認してください。

集計サポート＋で関連案件の金額を集計する

集計サポート＋は、請求金額や在庫数などの集計結果を、Excelを介さずアプリへ直接書き込む機能です。顧客管理では、案件管理アプリを集計元、顧客管理アプリを保存先とし、顧客にひも付く案件金額を集計する例が考えられます。対象金額、集計条件、保存フィールドを明確にし、更新結果を確認します。モバイルでは設定条件により制限があるため、利用環境で検証してください。

最初に標準機能で要件を満たせるかを確認し、不足が残る場合に個別開発やプラグインを比較します。機能だけでなく、設定・保守の担当者、既存環境との組み合わせ、契約条件、費用も確認します。

本番アプリへ直接適用せず、顧客管理と案件管理を再現したテスト用アプリで、画面整理、採番、集計の順に確認します。無料体験版から製品版へ切り替える場合は、利用中の公式案内とマニュアルで最新の提供条件と移行方法を確認してください。

• タブ表示＋：分類が利用者の確認順に合うか。PC・モバイルで表示を確認する
• 自動採番＋：採番形式、登録・編集時の挙動、複数ユーザー操作、アクセス制御を確認する
• 集計サポート＋：集計条件、対象金額、保存先フィールド、更新結果を確認する
• 既存環境：他プラグインやカスタマイズと組み合わせた状態で動作確認する
• 切り替え：製品版へ移行する場合は、最新マニュアルに沿って実施する

FAQ

製品・サービス紹介：ATTAZoo＋

ATTAZoo＋は、kintoneをより便利に使うための機能をまとめたプラグインセットです。本記事では、顧客管理アプリの画面整理にタブ表示＋、顧客番号・案件番号の付与に自動採番＋、関連案件の金額集計に集計サポート＋を取り上げました。導入前に、テスト用アプリで自社のデータ、権限、端末、既存環境との組み合わせを確認してください。

kintoneで顧客管理を始める際は、顧客情報と案件情報を整理し、必要に応じて別アプリとして設計します。案件登録時の値の取得にはルックアップ、顧客側から関連案件を確認するには関連レコード一覧を使う考え方が基本です。

運用後に画面整理、独自採番、関連案件の集計が必要になったら、まず標準機能と運用ルールで対応できる範囲を確認します。不足する要件が複数ある場合は、ATTAZoo＋のタブ表示＋、自動採番＋、集計サポート＋をテスト用アプリで確認し、自社の利用環境に合うか判断してください。