kintoneアプリの棚卸し｜増え続けるアプリを継続的に管理する進め方

「社内のアプリが増え、全体を把握できていない」「担当者の異動や退職により、誰に確認すればよいか分からない」「更新されていないアプリがあるが、削除してよいか判断できない」。kintoneの利用が広がるほど、こうした管理上の悩みは生じやすくなります。
アプリの棚卸しで大切なのは、単に一覧を作って数を減らすことではありません。
アプリの設定や更新状況を確認し、業務上の必要性は利用部門に確かめたうえで、継続利用・見直し・廃止候補などの判断につなげることです。

まず確認してみましょう💡
・アプリ数を把握できていますか。
・管理者が設定されていないアプリはありませんか。
・長期間レコードやアプリ設定が更新されていないアプリはありませんか。
・Everyone権限、JavaScript、プラグインの利用状況を横断的に確認できますか。

これらにすぐ答えられない場合は、棚卸しの対象と確認基準を整理するところから始めましょう。

kintoneアプリの棚卸しとは、アプリの利用目的、業務責任者、アプリ管理者、更新状況、権限設定、連携・カスタマイズなどを確認し、今後どのように管理するかを整理する作業です。
棚卸しの目的は、不要なアプリを機械的に削除することではありません。必要なアプリを残し、確認や見直しが必要なアプリを洗い出して、誰が何を判断し、どのように対応するかを明確にすることです。

設定情報と業務上の実態を分けて確認する

アプリの設定や更新状況から分かる情報と、利用部門に聞かなければ分からない情報は分けて考えます。
例えば、レコード更新が長期間ないアプリでも、過去データの参照や年に数回の業務で必要な場合があります。
更新状況だけで不要と判断せず、実際の使い方を利用部門に確認しましょう。
また、アプリ管理者として設定されている人と、業務上の継続・廃止を判断する責任者が同じとは限りません。
役割を分けて記録すると、確認先と対応者が明確になります。

1. 対象範囲と判断基準を決める

全社一斉に始めるのか、特定部門や確認優先度の高いアプリから始めるのかを決めます。
本番用・試作用の区別、確認期限、管理者が不明な場合の確認先もあらかじめ整理します。

2. アプリ情報を集め、確認表にまとめる

アプリ名、所属スペース、管理者、権限、更新状況、JavaScript・プラグインの利用有無など、取得できる情報から記録します。確認日と情報源も残しておくと、次回の見直しに役立ちます。

3. 利用部門に実際の使い方を確認する

現在の用途、閲覧のみの利用、今後の利用予定、廃止した場合の影響を確認します。
回答がない場合は不要と決めつけず、「未確認」として確認先と期限を管理します。

4. アプリを分類し、対応を決める

継続利用、見直し、廃止候補、判断保留などに分類します。「管理を改善する」ではなく、「業務責任者を明確にする」「アクセス権を見直す」など、具体的な対応に落とし込みます。

5. 対応を確認し、次回につなげる

棚卸しは一覧作成で終わりではありません。必要な判断や設定変更が行われたかを確認し、次回の確認時期と基準を決めます。異動・退職、組織変更、業務変更の際に見直すルールも有効です。

注意
ATTAZoo Governanceを含む管理ツールの検知結果は、確認対象を絞り込むための材料です。
検知されたアプリが必ず不要・不適切という意味ではありません。
業務上の判断、設定変更、データ移行、削除は、利用部門と管理部門が社内ルールに基づいて行います。

棚卸しを一度実施しても、その後にアプリの追加、設定変更、担当者の異動が発生します。
そのため、アプリが増える環境では「何を確認するか」を基準として定め、同じ観点で定期的に確認する仕組みが必要です。

• 確認基準を決める
• アプリ情報を確認する
• 基準に合わない状態や優先確認対象を把握する
• 対象の管理者・利用部門へ確認を依頼する
• 判断・見直し後も、同じ基準で繰り返し確認する

このサイクルを続けられる状態にすることが、kintoneの活用促進と管理統制を両立するポイントです。

アプリ数が増えると、個々の設定や更新状況を人手で横断確認する負担が大きくなります。
ATTAZoo Governanceは、kintoneの管理ルールを継続的な運用へ落とし込むための運用管理支援サービスです。
自社の確認基準をポリシーとして設定し、管理者が任意のタイミングでスキャンを実行します。
結果はダッシュボードで確認でき、ポリシーに合致した確認対象のアプリを検知し、対象アプリの管理者へkintone上で通知できます。

・　アプリ管理者数やEveryone権限など、権限・管理状態の確認
・　レコードやアプリ設定の未更新期間を基準とした休眠アプリの確認
・　JavaScript・プラグインの利用状況と許可リストに基づく確認
・　スペース未所属や説明文未記入など、管理上確認したい状態の把握
・　アプリ名・フィールド名を基に、個人情報を扱う可能性があるアプリをスクリーニング　

製品が支援するのは、ポリシー設定、スキャン、可視化、確認対象の検知・通知です。業務上の必要性の確認、継続・見直し・廃止の判断、アプリ設定やデータの修正は、利用企業の管理者・担当者が行います。また、個人情報を扱う可能性の判定は、アプリ名・フィールド名を基にした確認候補の抽出であり、実際の取扱内容は別途確認が必要です。

このような場合にご相談ください
・アプリ数が多く、確認表を作るだけで負荷がかかる。
・どのアプリから確認すべきか優先順位を付けにくい。
・社内ルールはあるが、同じ基準で確認し続けることが難しい。
・担当者への確認依頼が属人化している。

このような課題がある場合は、まず現在の管理方法と確認したい項目を整理するところからご相談いただけます。

kintoneアプリの棚卸しは、アプリの数を減らすためだけの作業ではありません。
設定や更新状況を確認し、利用部門に業務上の実態を確かめ、継続利用・見直し・廃止候補などの判断につなげる取り組みです。
まずは対象範囲と確認項目を決め、優先度の高いアプリから始めましょう。
そのうえで、確認基準をポリシーとして共有し、同じ観点で定期的に確認できる仕組みにすると、kintoneの利用拡大に合わせて管理を続けやすくなります。
ATTAZoo Governanceは、アプリ情報の確認、管理ルールに基づく検知、ダッシュボードでの可視化、管理者への通知を通じて、こうした継続的な管理運用を支援します。

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増え続けるkintoneアプリ、把握できていますか？

「ATTAZoo Governance」が未管理アプリ、権限違反の検知・通知など、管理に必要な情報を可視化して、運用管理者の負担を大幅に軽減します。

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