どうも Microsoft 365 大好きオジサン こと 中村 太一 です。
本記事では、2023年4月21日にＪＢＣＣ 八重洲オフィスで開催されたお客様向けイベント「第2回 Microsoft 365 利活用雑談 Café 」のレポートをお届けいたします。
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目次 |
1.「 Microsoft 365 利活用雑談 Café 」って何？
「Microsoft 365 利活用雑談 Café」については、第1回目のイベントレポート記事の冒頭で説明しているので、併せてチェックしてみてください。
第1回「 Microsoft 365 利活用雑談 Café 」イベントレポート
本記事では詳細は割愛させていただきますが、ザックリ言うと ＪＢＣＣ を介してお客様同士でつながってもらおう！という「お客様の、お客様による、お客様のための ＪＢＣＣ コミュニティ（←これ流行らせたい！）」のイベントです。
参加者同士の自己紹介から始まり、ＪＢＣＣ 八重洲オフィスのオフィスツアーをし、場が暖まったところでワイガヤをする流れも第1回目で大成功だったので同じ流れで進めました。気になる方は第1回目のイベントレポートをご参照ください。
2. お題「Microsoft Teams 利用ルール・マナー」
第1回目に続き、第2回目の雑談カフェのテーマは同じく Microsoft Teams です。
Microsoft 365 の中でもワークスペースのハブとなる存在の Microsoft Teams をまずはテーマとして取り上げてから、徐々にMicrosoft 365 の他のアプリに広げていく事が大事と考えます。
Microsoft Teams の導入、利活用促進・定着が当面の課題である企業も多い中、これから導入を検討している企業からよく聞く相談に「Microsoft Teams の利用ガイドラインを決めたい・決めてほしい」があります。僕個人的にはいくら経験・知見のある人であっても利用ガイドラインを社外に丸投げするのは良くないと考えます。企業内の風土や歴史や従業員の雰囲気など、各社ごとの固有環境に合わせて検討すべきであって、それは社内の人が一番良く知っている事。一般的にどこでも該当する王道ガイドラインは存在しても、少なくともそれをベースに社内の人間でじっくり検討・試行錯誤してカスタマイズしなければいけないと思います。
対して、利用ガイドラインが厳格すぎて利活用促進・定着に失敗するケースも散見されます。メールについては特に利用ガイドラインがないのに Microsoft Teams に厳しいガイドラインがあれば、従業員としては委縮してしまいますよね。「なんか使うの怖いからメールでいいや」となります。この厳格なガイドラインやまたはガイドラインを決める過程での一部の人による「こうすべきだ」というある意味強く偏った意思が利活用促進・定着のブロッカーになりかねません。
そういう意味でも、僕から答えを出すわけじゃなく、気づきや検討・議論すべきポイントを僕の方から提示し、それらについて参加者の皆さんと「正しい・間違えている」じゃなくワイガヤをしてみました。先に全体的な印象を言うとやはり「考え方は人それぞれ」でした。それぞれの意見は納得いくものだし、自分と意見は違うけど尊重すべき意見でもありました。この、正誤がなく人によって考えが違うという点は大きなポイントです。
実は今回僕が準備したルール・マナーのお題は合計16個。その中で実際ワイガヤする時間は70分でしたが、話せたお題は10個でした。そのくらい1個1個に熱い議論が展開されていったという事です。
3. メッセージに絵文字のリアクションだけ？
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どんなポイントについてワイガヤをしたかというと、例を1つ挙げてみますと「メッセージに絵文字のリアクションだけ」についてどう感じたか？というポイント。 |
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さて、ではこのポイントでどんなワイガヤに発展していったのか？参加者からの声の一部を箇条書きにしていきます。
- スピード感あるコミュニケーションが実現できるチャットのメリットでもあるので問題ない
- 気にならないけど、自分はやらない。
- 「承知しました」などの内容のないメッセージで埋め尽くされると邪魔になるのでリアクションを推奨している。
- 相手によってリアクションのみにする or 返信する を決めている。
- トラブルになりかねない事が予測できる場合は、あらかじめチーム単位で決めておく・合意をとる。
- メッセージを送信する側が「このメッセージにリアクションのみでOKです」と指示をする事もある。
これは一部ですが、このような様々な意見が出てきて非常に興味深かったです。参加者それぞれ感じた事もあれば、具体的に実際取り組んでいる方法まで出てきています。このような点も「他社はどう考えているんだろう？」というなかなか伺えない事が得られるのも本カフェの醍醐味です。この記事をお読みの皆さんはいかがですか？自分なりの考えや意見があると思います。
4. 課題を課題として認識する事が大事
このようなポイントを当日は10個挙げてワイガヤしました。中には「え？そんな事が課題になるの？トラブルに発展するの？」といったようなものもありました。でもそれこそ環境によって違います。だからこそ自分たちで考える事が非常に大事になってきます。
Microsoft 365 などのITツールは自然発生的に利活用が促進・定着されるケースももちろんありますが、それはレアケースです。そしてこれまでのITツールの一般的な教育手法は「IT部門からの一方向のユーザー教育」です。手厚い教育がないと使われないし、従業員は「仕方ないから使ってあげている」というマインドになりかねません。しかし、もはやそういう時代ではありません。従業員一人一人が働きやすい環境を自発的に求めていく時代です。そしてその手段の一つとしてITツールが存在します。この「自発性」を促すには人から与えられる環境ではなく、自分たちで自助自走しながら試行錯誤していく環境が必要な時代なのではと考えます。そのためのヒントという意味でもMicrosoft 365 利活用雑談 Café は実施しています。このカフェをアレンジして社内で実施していただくことで、社内コミュニティ形成のお役に立てるのではと思います。
今回もワイガヤの前後に2回リアルタイムアンケートを実施しました。開始前の参加者達の傾向の共有。そして開始後にカフェを通じてマインドに変化があったのか？今回も前後のアンケートを通して数値として変化があった事を確認できました。
イベントレポートは以上です。今回も主に僕が非常に楽しませていただきました。
いつも思うんです。登壇形式のセミナー・ウェビナーの登壇者やワークショップなどのファシリテーターの熱量って大事だなと。たまに「仕事だから仕方なく話している」感が前面に出てしまっているのを見かける事もありますが、その雰囲気は当然参加者側にも伝わるので残念なイベントになりかねません。大事なのは登壇者やファシリテーターが一番楽しんでいる熱い姿だと思います。そしてその想いが参加者に伝播すると信じて疑いません。それは社内コミュニティ形成でも同じです。立ち上げ・運営メンバーの情熱と楽しむ気持ちが大事なのかもしれません。
レポートは以上です。 ＪＢＣＣ では今後も「お客様の、お客様による、お客様のための ＪＢＣＣ コミュニティ」の施策を企画・開催していきます。これは ＪＢＣＣ のお客様の大きなベネフィットです。ただ Microsoft 365 の利用開始までをお助けするのではなく、皆さまの幸せのためにその後の支援もさせていただきます。気になった方は是非お問い合わせください。
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執筆者
 Power Apps で作成した楽器アプリ |
中村太一ＪＢＣＣ株式会社 Microsoft 365 担当 「Microsoft MVP（Most Valuable Professional）」を2018年から連続受賞。
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ＪＢＣＣ株式会社ＪＢＣＣ株式会社は、企業のデジタル・トランスフォーメーション（DX）を支援するITサービス企業です。クラウドサービスを中心にシステムの設計から構築、運用までを一貫して手掛けており、クラウド 2,150社、超高速開発による基幹システム構築 460社、セキュリティ 1,100社の実績があります。 |
