HCL社の提供するNotesは、2024年6月1日にサポートを終了すると発表しました。現在、Notesを使用している企業では、この機会に別のグループウェアへ移行すべきか検討していることでしょう。
ＪＢＣＣでは、現状のNotesに多くの課題が残されていることから、Notesを使用している企業向けに別のグループウェアへの移行をおすすめしています。本記事では、Notes移行のために行うべきことと、適した移行先についてご紹介します。
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目次 |
1. Notesが2024年6月1日でサポート終了
グループウェアの先駆けとして長年活躍してきたNotes。1989年に販売が開始され、その後シェアを広げて一時期は7割の企業が導入していたとも言われています。
しかし、2020年にキーマンズネットが行った調査では、Notesのシェアは2.4％。これに対してグループウェアのシェア1位を誇る「Microsoft 365」は40.5％と、Notesを導入している企業は大きく減っています。
Notesを販売しているHCL社は、2024年6月1日にNotes／Domino V9.0、V10のサポートを終了すると発表。有償でのサポートはなく、これがNotesから別のグループウェアへの移行を加速させる要因の1つと言えます。
なぜ移行が必要なのか
Notesからの移行が必要な理由は、現状のNotesに多くの課題が残されているためです。
1つめの課題は、クラウドでの利用が想定されていないことです。Notesはオンプレミスでの利用を基本としており、クラウドで利用するには別に開発を行う必要があります。
特に新型コロナウイルスの感染拡大によってリモートワークが急速に普及した現代では、時間や場所を選ばずに利用できるクラウドを考える企業が増えています。それを示すように、先述したキーマンズネットの調査で上位を占めているグループウェアは、すべてクラウド版が用意されています。クラウドで、すぐにグループウェアを利用したいと考えている企業に、Notesは適していません。
2つめの課題は、アプリ開発に独自の言語が必要な点です。現在はシェアが落ち込んだこともあり、Notesでのアプリ開発ができる技術者は減っています。そのためNotesを利用し続けるには、数少ないNotesの言語を理解できる技術者を探す必要があります。最近ではスプレットシートからNotesアプリの作成ができる機能も追加されましたが、従来の高度なNotesDBの作成には少し物足りない機能と言えます。
加えて注意すべきは、バージョンアップに関する課題です。Notesは最新版である「V12」にバージョンアップすることで、引き続き使用することが可能です。しかし、バージョンアップによりこれまで使用していたアプリが使えなくなることも考えられます。
こうした課題を考えると、サポート終了を機会に別のグループウェアへの移行を検討すべきと言えます。
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2. Notesから移行する際の手順
Notesから別のグループウェアへ移行するには、適切な段階を踏む必要があります。ここからはNotesからの移行手順について、順を追って説明します。
1．Notes内の情報の把握
移行に伴い、まずはNotes内に存在する情報を正しく把握することが重要です。
Notesは自社でアプリを作成できることから、自社に必要なさまざまなアプリを作成して使用してきた企業が多いでしょう。しかし、それによってアプリが乱立し、加えて開発者もいなくなったことからそのまま放置されているものもあります。このような要因によって起こるブラックボックス化がNotesでは特に顕著です。移行の前に、ブラックボックス化している情報をきちんと把握する必要があります。
自社でひとつひとつ確認することも可能ですが、ブラックボックス化しているNotes内の情報をすべて拾い上げるには、膨大な時間を要します。情報の正確な把握には、Notesからの移行をサポートしているベンダーに相談するのがおすすめです。
2．移行が必要なものと不要なものに分ける
Notes内の情報を把握したら、移行が必要なものと不要なものに分けましょう。業務に不可欠なものとそれに紐づくデータは最優先とし、使用頻度が低いものやそもそも必要のないデータは移行を機会に廃止を検討します。
必要なものと不要なものに分ける際は、明確な基準を設けることが大切です。例えば「〇年更新のないものは廃止する」など、定められた判断基準があれば情報の整理がスムーズに進みます。
必要なものと不要なものを分けることで、自社に必要な機能が分かります。必要な機能が分かれば、移行先のグループウェアも選びやすくなるでしょう。
3．移行先の選定
Notes内のデータを整理したら、それに合わせて移行先を選びます。整理した情報から必要な機能を考え、それらすべてを持ち合わせているものを選定しましょう。もし必要な機能がない場合には、複数のサービスを組み合わせての利用を検討します。
自社に合っているかは、トライアルを利用して検討するのがおすすめです。現在リリースされている主要なグループウェアのほとんどには、トライアル期間が設けられています。実際に利用してみて、自社に必要か、合っているかを確かめましょう。
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4．移行開始
移行先が決まったら、実際に移行をしていきます。とはいえ、Notesからの移行の場合、ただ移行をすれば良いわけではありません。
基本がオンプレミスのNotesと違い、現在主流となっているのはクラウド型のグループウェアです。これらの大きな違いは「社外でも見られること」。リモートワークにも適していますが、その分、セキュリティなど注意するべき点がいくつかあります。またこれまでと使い勝手が変わるため、社内に新しいグループウェアを受け入れてもらわなければなりません。
移行と同時に社内教育を行い、移行したグループウェアやリテラシーを浸透させる方法も考えましょう。社内研修や講習会などを開いて、新しいグループウェアの必要性や使い方、遵守すべきルールなどを広めるのが適しています。
3. 移行に関する注意点
Notesから他のグループウェアに移行する際には、いくつかの注意点があります。これらの点に注意しながら、移行を完了させることが大切です。ここからは移行に関する注意点をご紹介します。
移行先が自社に合っているか確認する
Notesからの移行で最も重要なのは、移行先のグループウェアが自社に合っているかです。自社に合った機能があることはもちろん、会社規模やコストなどを検討することが大切です。
例えば、大企業の場合は大人数でも利用できることや膨大なデータを問題なく扱えるか、他拠点とのコミュニケーションが円滑にとれるかなどを重視します。一方で中小企業では、少人数でも利用可能か、コストを抑えられるかなどを考える必要があります。
シェアの多いグループウェアでは、利用料金が1人単位だったり、複数のプランが用意されていたりと、会社規模に合わせた利用がしやすいです。例えばMicrosoft 365では、一般企業向けと大企業向けで別々のプランが用意されています。大企業向けでは組織全体を繋げるアプリが利用でき、より高度なセキュリティ対策が施されています。
誰でも使える操作性やUIかをチェック
Notesの移行先を選ぶ際には、インターフェースが分かりやすいかなど、見た目も事前にチェックが必要です。
移行の際に壁となるのが「社内への浸透」。せっかく移行をしても、使いにくければ社内に浸透しません。ある調査でも「グループウェアの移行で重視したポイント」として「ユーザーの使いやすさ」が71.4％となっており、使い勝手を重視する企業が多いようです。グループウェアに慣れていない社員でも感覚的に使えること、機能が豊富でもシンプルであることなどを重視しながら選びましょう。
先述したように、現在の販売されているグループウェアはトライアル期間があるものが多いので、実際に使用して操作性やインターフェースを確認するのがおすすめです。
また配慮しておきたいのは「更新によって変化するUI」です。UIの変更がたびたび起こると、せっかく使い慣れたグループウェアが使いにくくなることがあります。例えばMicrosoft 365は、シンプルなインターフェースでOffice製品を使い慣れている人にはとても使いやすくなっています。一方で、更新でインターフェースが変更となることもあり、これまでの方が使いやすかったと不満を持つ人もいるようです。
良い点ばかりではなく、各グループウェアに対してどのような不満点があるのか把握し、可能であればその点への対処法も事前に検討しましょう。
サポートの内容を確認
Notesからの移行では、移行先のサポート内容も確認しましょう。特に移行初期はトラブルが起こりやすいため、チャットや電話など、すぐにサポートを受けられる手段があるかが大切です。そのほかメールや問合せフォームなど、サポート手段の豊富さにも注目しましょう。
また、外国製のグループウェアに移行する場合は、日本語でのサポートがあるかも確認しておきたいポイントです。加えて、バージョンアップの事前情報や活用支援などのサポートもあるとベストと言えるでしょう。
移行は少しずつ
Notesからの移行を行う際は、すべてを一度に行うのではなく、少しずつ行いましょう。
Notesに慣れている社員の中には、新しいグループウェアへの移行に抵抗を示す人もいます。まずは事前に移行することを説明し、研修会などを行って移行への抵抗を減らすことが大切です。
続けて少人数で移行後のグループウェアを使用し、使いにくい点などのフィードバックを受けます。不満点を洗い出して運用方法を検討、これを繰り返して自社にベストなグループウェアやその使い方を見出していきましょう。
なお、移行をする際には、繁忙期を避けるのが無難です。どうしても区切りの良い月末や月初に移行したくなりますが、繁忙期は忙しい社員が多いため、移行のための教育に集中できません。社員に余裕ができる時期を選んで、移行を行いましょう。
4. Notesの移行先に適したツール
ではNotesの移行先として適したツールにはどのようなものがあるのでしょうか。ここからは、Notesの移行先として2つのソリューションをご紹介します。
kintone
「kintone」はサイボウズ株式会社が提供する業務改善アプリケーションプラットフォームです。コミュニケーションとデータ蓄積ができるアプリが豊富に用意されているほか、自身でアプリを作ることも可能です。データを読み込ませたり、ドラッグ＆ドロップしたりするだけでアプリを作成できるため、専用の知識は不要です。マルチデバイスや3か国語での対応など、業種やシーンに関係なく幅広く利用できます。
2017年には、国内の大手化粧品メーカーもNotesから一部機能をkintoneへ移行。研究の進捗状況などが共有されており、Notesによる属人的な共有を辞めたことで管理がスムーズになったと報告されています。
Garoon
「Garoon」はサイボウズ株式会社が提供するグループウェアです。日本企業で必須とされているグループウェア機能が揃っており、インターフェースも見やすく使いやすいように設計されています。これまでに6,400社以上が採用し、満足度も90％を超えるなど国内での人気は非常に高いです。10名から数万名まで利用可能で、大企業にも向いているグループウェアと言えます。
Notes移行の際には、グループウェア機能をGaroonに、アプリをkintoneといった使い分けが可能です。「2つを使い分けるのは面倒」と感じるかもしれませんが、Garoonとkintoneは連携ができるため、使用感としては1つのサービスを利用しているのと変わりません。
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5. まとめ
Notesから他のグループウェアへ移行するには、事前の準備が最も大切です。自社とNotesの課題を照らし合わせ、今後の壁となるようであれば早めに移行の検討を行いましょう。Notesのブラックボックス化や移行先のグループウェアにお悩みの方は、ＪＢＣＣにお気軽にご相談ください。
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ＪＢＣＣ株式会社ＪＢＣＣ株式会社は、企業のデジタル・トランスフォーメーション（DX）を支援するITサービス企業です。クラウドサービスを中心にシステムの設計から構築、運用までを一貫して手掛けており、クラウド 2,150社、超高速開発による基幹システム構築 460社、セキュリティ 1,100社の実績があります。 |