テレワークの広がり、ペーパーレス化、働き手不足によって迫られる業務効率化など、働き方を取り巻く環境は大きく変わりました。企業もこうした社会情勢の変化に対応し、かつさらに成長するための取組みに追われていることと思います。
そうした中で注目されているのが「グループウェア」の活用です。情報共有やコミュニケーションを円滑にし、効率化を図れるグループウェアは、現在ほとんどの企業が導入するほど重要なツールとなっています。同時にグループウェアの数も増えており、どのグループウェアが自社に合っているのか、迷う方も多いでしょう。
本記事ではマルチベンダーであるＪＢＣＣがおすすめするグループウェアと、目的や会社規模に合わせたグループウェアの選び方をご紹介します。
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目次 |
1. グループウェアとは
グループウェアとは、社内のコミュニケーションや情報共有を円滑にし、業務を効率化するシステムを言います。一般的には、メールやスケジュール、タスクなどを一元管理する機能を備えており、人を介すことなく情報共有ができることが特徴です。
キーマンズネットが2020年に行った調査では、およそ9割の企業がグループウェアを「導入済み」と回答しています。
【出典】グループウェアの利用状況（2020年）前編／キーマンズネット（https://kn.itmedia.co.jp/kn/articles/2005/21/news005.html）
グループウェアには「オンプレミス型」と「クラウド型」があります。
オンプレミス型とは、ソフトをパソコンなどにインストールするタイプのグループウェアです。一部のものはブラウザなどでも使用できます。自社環境で使用するため、独自のカスタマイズが可能。ただし、保守管理には大きなコストがかかります。
一方、クラウド型は、提供会社が提供するサービスをクラウド上で使用するグループウェアです。アカウントを作成すればすぐに利用可能という気軽さから、クラウド型を選択する企業も増えています。ただし、カスタマイズ性は低く、導入前に自社の目的と合ったサービスであるかを慎重に検討する必要があります。
働き方改革が進む現代において、スタッフ間の情報共有をスムーズにすることは急務です。今後もグループウェアの市場規模は大きくなり、必要性も増していくと考えられています。
2. グループウェアでできること
グループウェアは、社内の情報共有やコミュニケーションを円滑にし、より効率的に業務を行えるようにするものです。ここからはグループウェアでできることを、より具体的に解説します。
情報共有を効率的にする
グループウェアの最も大きな特長は、情報共有を効率的にすることです。一般的なグループウェアには、スケジュールやタスク、日報、文書などを管理できるシステムがあり、アクセス可能な人物であれば、誰でもそれらを見ることができます。
グループウェアを導入していない場合、誰かが作成した資料や連絡事項は、人を介して全員に伝えたり、印刷してそれぞれに配布したりする必要があります。こうした作業には時間がかかりますし、場合によっては連絡の途中で内容が変わってしまい、全員に正しく伝わらないことも考えられます。
グループウェアでスケジュールや連絡事項、資料などを共有することで、確認や配布などの手間を排除できます。また全員が人を介さずに情報を確認できるため、途中で情報が変化することなく、正確に情報を伝えることが可能です。
テレワークに対応
グループウェアはテレワークに対応できることも特長のひとつです。令和4年3月に国土交通省が発表した「令和3年度テレワーク人口実態調査」によると、雇用型テレワーカー（企業に属しながらテレワークを行う人）は27.0％で、前年度から4.0ポイント増加。特に首都圏では42.1％が雇用型テレワーカーであり、そのうちの約89％がテレワークを継続したいと答えています。加えて、テレワーク制度を採用している会社も40.0％と半数近くになっており、今後もテレワーカーが増えていく可能性があります。
【出典】令和3年度テレワーク人口実態調査（PDF）／国土交通省（https://www.mlit.go.jp/toshi/daisei/content/001471979.pdf）
こうした現状で、特に重要なのが社内コミュニケーションと情報共有です。これまでは物理的に距離のない場所でこれらのやり取りが行われていましたが、テレワークが一般的になったことで、離れた場所で仕事をしている場合のコミュニケーションや情報共有について考える必要が出てきました。
文書の共有やスケジュール管理、チャット機能などがあるグループウェアであれば、コミュニケーションがスムーズになります。テレワークでも距離の壁を感じることはないでしょう。
事務作業のスピードアップ
グループウェアを利用することで、事務作業のスピードもアップします。グループウェアでは、経理や稟議など、承認が必要な書類があることをメールやチャットに通知することが可能です。承認者は申請があることにすぐに気付ける上、申請がどこまで承認されたかも明確になります。これによって、稟議に気付かず放置してしまうことを防止できます。
またグループウェアでは、会議室などの設備予約も可能です。空いている時間をすぐに確認してリアルタイムで予約できるため、予約が入っていないかを管理者に問い合わせる手間が省けるほか、予約が被ることもありません。
業務の素早いフォロー
グループウェアを利用すれば、素早い業務フォローも可能です。グループウェアでは、ワークフローやタスクを共有して確認できるため、それぞれが抱えている仕事の内容や重さが明確になります。
これらを把握することで、負担のかかっている従業員や業務が滞っているところを常に把握できます。そのため、素早く的確な人員配置や問題解決が可能です。
特にテレワークが一般的となった今では、各自の業務進捗や内容が見えにくくなっています。グループウェアで常に各自の状況を把握することで、テレワークでもフォローがしやすくなるでしょう。
3. グループウェアの適切な選び方
グループウェアは自社に合ったものを選ばないと、その真価を発揮できません。ここからは、自社に合ったグループウェアを選ぶための方法をご紹介します。
目的に合った機能
グループウェアを選ぶ際に最も大切なことは、グループウェアの導入によって達成したいことを明確にすることです。その上で、必要な機能を持ったグループウェアを選ぶことが重要になります。現在の社内コミュニケーションや情報共有の課題を挙げていき、その課題を解決する機能を持ったグループウェアを選ぶようにしましょう。
例えば「テレワークを導入したために、社員それぞれの仕事内容が掴みにくくなった。コミュニケーションがとりにくくなった」と感じるのであれば、タスクやワークフローの共有、オンライン会議やチャット機能を備えたグループウェアを選びましょう。どこからでもアクセスできるよう、クラウド型であることも選ぶポイントになります。
また同時に、自社で使用したいデバイスに対応できるかも確認しましょう。パソコンだけでなく、スマホやタブレットにも対応できるか、対応できるOSなどを見極めた上で選ぶ必要があります。
誰でも使える操作性
グループウェアを選ぶ際には、操作性も大切です。グループウェアを導入しても、一部の人しか使えないなら、グループウェアの意味がありません。社内に浸透させ、必要な社員が全員利用できることが重要です。
社内にグループウェアを浸透させるには「使いやすいこと」がポイントになります。そのためには、誰でも見た瞬間に分かる直感的でシンプルな画面、操作性を採用しているものがベストです。
グループウェアは、無料トライアル期間を設けているものも多いです。実際に使ってみて、使用感を確かめてから導入を決めると良いでしょう。
作成している企業の国籍
グループウェアを選ぶ際には、サービスを提供する企業の国籍も確認しましょう。一般的に日本製のものは機能やシステムが日本企業に適したものになっており、日本企業にとっては使い勝手の良いものとなっています。一方、海外製のグループウェアは、データ管理やWeb会議など汎用性の高い機能が多く網羅されているのが特徴です。
現在は日本製のグループウェアでも、日本語以外の言語に対応したグループウェアが多く出てきています。海外に支店を持つ、もしくはこれから進出予定のある企業なら、複数言語に対応したグループウェアを選ぶと良いでしょう。
社会情勢への対応
社会情勢に対応しているかも、グループウェアを選ぶ際には重要なポイントです。特に働き方改革が進む現代では、テレワークやペーパーレス化など、これまでの企業の常識とは全く違う動きも出てきています。電子書類や電子ハンコなど、変化する社会情勢に対応した機能が備わっているか、備わる予定があるか、確認しましょう。
先述した「令和3年度テレワーク人口実態調査」の結果から、今後もテレワークは促進され、働き方は大きく変化すると考えられます。こうした現状や今後の情勢を見越して、対応ができるグループウェアを選びましょう。
サポート体制
サポート体制もグループウェアを選ぶ上で大切な判断基準のひとつです。特に導入初期は設定に関する疑問が起こりやすく、サポートに連絡をとる機会が多くなると考えられます。
導入後も有益な情報の発信やトラブルへの対応など、サポートが欲しい場面が出てくるでしょう。中でも、社内への浸透はグループウェア導入においての大きなハードルです。導入の活用定着支援があるメーカーから契約をするのもひとつの手段と言えます。
また、サポートへの連絡手段は多いに越したことはありません。電話やメール、チャット等、連絡方法の豊富さにも注目しましょう。
導入・運用のコスト
導入や運用のコストに無理がないかも確認しましょう。機能が充実しているものやユーザー数の多いものは、その分コストもかかります。特にオンプレミス型は自由度が高い分コストもかかるため、大企業向けのグループウェアと言えます。
中小企業の場合は、クラウド型から自社に合ったプランを選び、必要なら追加・変更する方法がおすすめです。
4. 規模別おすすめグループウェア
現在はグループウェアの提供会社が多く、さまざまなサービスが登場しています。ここからは、企業規模別におすすめのグループウェアを4つご紹介します。
【中小～大企業向け】Microsoft 365
Microsoft 365は、マイクロソフト社が提供するグループウェアです。キーマンズネットが2021年に行った調査では、利用率は全体で65.2％と高いシェアを誇っています。
WordやExcel、PowerPointなど、マイクロソフト社のOfficeアプリが使用でき、これまでOfficeを利用してきたユーザーに浸透しやすくなっています。Officeアプリ自体の国内シェアは94.8％と、非常に人気が高いです。
Office以外にも、Microsoft Teamsを使ったWeb会議や通話、チャットが可能。家庭向けから一般企業、大企業、教育機関とさまざまなシーンで利用できるよう、プランが豊富に用意されており、大企業・中小企業ともに自社に合った使い方がしやすくなっています。
1ユーザーから利用でき、一般企業向けなら月額650円（税抜）から利用できます。
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【中堅～大企業向け】Garoon
Garoonはサイボウズ株式会社が提供するグループウェアです。スケジュールやメールなど、一般的なグループウェアに必要な機能がひと通り揃っており、外部利用の制限や電子稟議など、時代の流れにも対応しています。カスタマイズも可能で、同社が提供するkintoneとの連携もできるなど、他のグループウェアと比較して拡張性が高いのが特徴です。
6,600社 310 万人の導入実績があり、2022年度のユーザーアンケートでは満足度92％と、使いやすさにも定評があります。
クラウド版なら、1ユーザー月額800円（税抜。301ユーザー以上）から利用可能。10人からの利用となるため従業員が少ない会社には向きませんが、数万人単位の大企業への導入実績があり、大企業向けのグループウェアと言えます。
【中小～大企業向け】kintone
kintoneはサイボウズ株式会社が提供する、業務改善アプリケーションプラットフォームです。業務に必要なアプリを自社で作成・管理でき、使い方次第ではグループウェアとしても活用できます。
kintoneの最大の魅力は、どんな業種・業態にも対応できる汎用性です。アプリ開発の知識がなくても、必要な項目をドラッグ＆ドロップしたり、Excelを読み込んだりするだけで、自社に必要なアプリを直感的に作れます。また100以上のサンプルアプリも用意されていて、そのまま使うことも、カスタマイズすることも可能。独自のアプリを必要とすると中小企業から大企業まで、幅広く利用できます。
5ユーザーから利用でき、料金は1ユーザー月額1,500円（税抜。スタンダードコース）です。
【中小企業向け】サイボウズOffice
サイボウズOfficeはサイボウズ株式会社が提供するグループウェアです。中小企業のチーム力強化に重点を置いたグループウェアで、一般的な日本企業に必要なスケジュール管理、掲示板、ワークフローなど、社内情報共有のための機能が揃っています。
サイボウズOfficeで注目したいのは、抜群の操作性です。中小企業の場合、グループウェアを導入するのが初めてという企業も多く、現場で使いこなせないことから社内になかなか浸透しないことが大きな課題となっています。
サイボウズOfficeは使い勝手を追及しており、シンプルで簡単な機能や分かりやすい画面、操作性が特徴です。また導入前から導入後まで幅広くサポートを行っており、初めてグループウェアを利用する企業でも安心して導入できます。実際、サイボウズOfficeを導入している約半数の企業が、グループウェアの導入が初めてです。スマホ、タブレットからの利用も可能です。
5ユーザーから利用可能で、1ユーザーの価格は500円（税抜）。他のグループウェアと比べて安価で導入できるのも魅力です。
5. グループウェア選びに迷ったらＪＢＣＣの「グループウェア徹底比較セミナー」
グループウェア選びに迷ったら、ＪＢＣＣの「グループウェア徹底比較セミナー」をご覧ください。
マルチベンダーとしてさまざまなグループウェアを見てきたＪＢＣＣの担当者が、それぞれのグループウェアのメリット・デメリット、どういった企業に向いているのかなどをお話しいたします。この記事で紹介したMicrosoft 365やサイボウズのグループウェアのほかにも、シェア率の高いGoogle Workspaceやdesknet's NEOについてもご紹介します。
【オンデマンド配信】グループウェア徹底比較セミナー～マルチベンダーのＪＢＣＣだからこそガチンコで語ります～
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様々なグループウェアを活用・取り扱いして、お客様環境を構築してきたＪＢＣＣだからこそ語れる！ 各製品に精通したメンバーが集結し、それぞれの観点で各グループウェアのオススメポイント、向き不向きをギュギュっと2時間で徹底的に解説します。各製品担当が熱い思いをもってガチンコで語ります。ＪＢＣＣならではの製品連携で導入いただいた事例などもご紹介。自社に合ったグループウェアがきっと見つかります！ |
6. まとめ
グループウェア選びで大切なことは、自社の目的を把握し、それを達成するための製品を選ぶことです。グループウェアによって達成したいこと、自社の会社規模などを考えて、バランスのとれたグループウェアを選びましょう。
ＪＢＣＣでは、グループウェア選びに迷っている方のために、先述したセミナー以外にも個別のご相談に応じています。お気軽にご連絡ください
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ＪＢＣＣ株式会社ＪＢＣＣ株式会社は、企業のデジタル・トランスフォーメーション（DX）を支援するITサービス企業です。クラウドサービスを中心にシステムの設計から構築、運用までを一貫して手掛けており、クラウド 2,150社、超高速開発による基幹システム構築 460社、セキュリティ 1,100社の実績があります。 |