【ナカ工業株式会社様】Dropbox 全社導入で情報共有基盤の確立

ＪＢＣＣ独自のワークショップを活用し、最適なクラウド・ストレージを選定

ナカ工業株式会社白石氏　安宅氏　菅野氏
写真右より
経営企画室情報システム課主管　白石善敬氏
経営企画室情報システム課課長　安宅篤光氏
経営企画室情報システム課主任　菅野雄太氏

ナカ工業株式会社様

所在地：東京都台東区

設　　　立：1932年4月15日
事業内容：

手すりや階段すべり止めをはじめとした避難器具やOA フロアなど建築金物の製造、販売、施工

建築業界では多様化するお客様の要望に対応するため、社員の業務負担は年々増加傾向にあります。このような状況の中、ナカ工業様はデジタルトランスフォーメーションの一環として情報共有のスピード化を図り、Dropboxを導入しました。オンラインストレージ導入への道のりと効果について、経営企画室情報システム課の白石善敬様、安宅篤光様、菅野雄太様にお話を伺いました。

導入前の課題
ファイルサーバーが部署ごと管理のため情報共有の足かせに外出先からアクセスできず、図面の準備など施工部門の業務に負荷かかっているバックアップも世代管理もされておらず、障害発生時の対応が困難

導入後の効果
シンプルな操作で部署間での情報共有がスピードアップ外出先からアクセス可能なため、図面準備などの業務が効率化自動的にバックアップ・世代管理され、対応業務が大幅削減

＜導入の経緯＞業務効率化に向けて情報共有の在り方を見直す
＜導入のポイント＞各部署任せの管理・運用で情報の保護に不安
＜導入のプロセス＞スムーズな移行とシンプルな運用が決め手に
＜導入の効果＞施工現場での情報共有が進み生産性が向上
＜今後の展望＞社員自らが積極的に情報活用する企業文化をめざして

＜導入の経緯＞業務効率化に向けて情報共有の在り方を見直す

UD エスケープ

― ナカ工業様の事業内容についてお聞かせください。

白石：当社は1932 年に札幌で創業し、2022 年に創業90 周年を迎えました。誰もが安心・安全に暮らせるよう、生活の中での不安や困りごとを解決したいという思いから" やさしさと安心" をコンセプトに建材製品の開発や改良に取り組んでいます。

例えば病院や多目的トイレなどで使用される手すりには抗菌・抗ウイルス効果のあるものを、またサステナブルな社会の実現に向けて業界で初めてバイオマスプラスチックを使用した手すりも開発しました。
最近注目されている「UD エスケープ」という避難機器は、集合住宅に設置される従来のはしごタイプの避難器具を使用できなかった高齢者やお子様が、ペダルを踏むだけで下の階に避難できる今まで世の中に無かった製品となっています。

― 情報システム課では、現在どのようなことに取り組まれているのでしょうか。

安宅：社内全体の業務の効率化に向けて情報共有の在り方を見直し、情報やサービスへのアクセスのしやすい環境を目指して取り組んでいます。
基幹システムについては情報システム課で管理していますが、付随する情報に関しては各部署でファイルサーバーとしてNAS で管理していました。
ファイルサーバーについては課題が多く、最初に見直したいと考えていました。当時ＪＢＣＣにもいろいろな相談に乗ってもらっていた矢先にコロナ禍となり、オンラインストレージ導入が急遽具体化したという経緯があります。

＜導入のポイント＞各部署任せの管理・運用で情報の保護に不安

― Dropbox の導入について、どのような目的があったのでしょうか。

安宅：部署単位でNAS を管理しているため、部署間での情報共有が迅速にできないという問題がありました。また施工部門では打ち合わせや職人手配などで外出することが多いのですが、その際に持っていく図面の準備に時間がかかっていました。当時、図面のデータは外部からアクセスできないため、外出する際は印刷するかファイルをPDF に変換して端末にコピーしなければなりません。どの図面が最新かを確認する手間や印刷およびPDF に変換する手間、端末にコピーする際に工事内容ごとに分類する手間は相当なものでした。

菅野：部署ごとに管理者を置いていたのですが、部署によってはバックアップの設定がされていなかったり、世代管理ができていなかったりという問題がありました。障害が発生すると情報システム課に問い合わせがきて対応するのですが、バックアップの設定に誤りがあって対応できないこともあったほどです。問題が発生した際の対応をファイルサーバーごとにしなければならないため、情報システム課の作業もかなりの負荷でした。

＜導入のプロセス＞スムーズな移行とシンプルな運用が決め手に

― 検討した製品についてお聞かせください。

安宅：以前からＪＢＣＣにはDXの一環としてオンラインストレージ導入について相談をしていました。導入検討が具体化した中で、提供を受けたファイルサーバーワークショップの中で、Dropbox を中心に製造業や建設業向けの選定ポイントに加えて、当社の思いや目的に沿った提案がありました。

― Dropbox を選定した決め手をお聞かせください。

安宅：シンプルな運用したいという思いが強かったので、細かく柔軟に設定できるBox よりも、なるべく利用者がストレスなく使用できると感じたDropbox を選びました。何よりDropbox は差分同期のパフォーマンスが圧倒的でした。

使ってもらうための仕組み作りで導入がスムーズに

白石氏	― 導入で苦労はありましたか。白石：移行のプロセスとしては、各NAS の管理者がフォルダを整理して、Dropbox へ移行するという手順を踏みました。NAS は全部で十数台ありますが、現在では約7 割が移行を完了し、2022年度中に完了する予定です。新しいシステムを導入すると必ず嫌がる人が出てくるものですが、Dropbox は今までの操作感とほとんど変わらないため、ユーザーから問い合わせや不満の声はありませんでした。

菅野：私は各部署への導入をサポートしていましたが、最初はなかなか使ってもらえませんでした。
そこでサーバー移行前に、Web によるトレーニングを実施するようにしています。トレーニングで私の顔を覚えてもらったので、運用で困った時にも気軽に相談してもらえる雰囲気作りができ、普及が進みました。

白石： Dropbox へのデータ移行の注意点として、フォルダごとに順次移行していくというように段階的に移行した方がスムーズだと思います。当社の業務の特性上、図面データなど容量が大きなファイルが大量にあるため、データ移行やファイル同期を一斉に行うと、ネットワークやデバイスに負荷がかかってしまうため、大量のデータを一気に移行する場合は、情報システム課が休日に対応いたしました。

ナカ工業株式会社菅野氏
菅野氏

＜導入の効果＞施工現場での情報共有が進み生産性が向上

― 導入後の効果についてお聞かせください。

白石：施工部門の業務は大幅に効率化できていると感じます。業務で手放せないシステムになりました。あらかじめ端末にダウンロードしてしまえば、インターネットが接続できない環境でもファイルを操作できるため、重宝しています。図面のCAD ファイルは専用ソフトを起動せずにDropbox 上でプレビューできる機能も好評です。
また、情報システム課で一元管理できるようになり、バックアップや世代管理もされるため、運用・管理が大変楽になりました。

菅野：今では役員が自らフォルダ共有の設定をして、情報共有しています。簡単にデータ共有できるようになったことに加え、スマートフォンやiPad からもすぐにデータを参照できるので、情報共有のスピードは以前と比べ、はるかに上がりました。

― ＪＢＣＣのサポートについてご感想をお聞かせください。

安宅：システム全般において、いつも相談に乗ってもらっています。導入の際もJBCC がDropbox のサポート担当者を手配してくれました。
Dropbox にはドキュメントを共同編集するDropbox Paper という機能がありますが、現在はその中のチャットを用いて、Dropbox のサポート担当者との相談や、情報提供を受けています。JBCC は導入から運用までスムーズに導入できるように尽力してくれました。

＜今後の展望＞社員自らが積極的に情報活用する企業文化をめざして

安宅氏

― 今後取り組んでいきたいことはありますか。

白石： Dropbox に関しては、こちらから特に働きかけをしなくても、社員がどんどん活用してくれています。実際に「こんなことはできないか？」という問い合わせがたくさん来ています。情報システム課としては、今後はDropbox Paper の全社展開も視野に入れて、取引先や海外拠点との情報共有を強化する仕組み作りを検討していきます。

安宅：クラウド化の流れはもはや避けて通れません。レガシーシステムもありますが、サポート期間がどんどん短くなっており、いずれは刷新を検討しなければならない日が来るでしょう。JBCCには、今後も中立的な立場でいろいろと相談に乗っていただければと思います。

本日は貴重なお話しをありがとうございました。