散らばるExcelデータを情報資産に！kintoneで切り開くDXへの道 「 なぜ導入するのか？」という疑問を解消し、全社員運用を実現

「この業務、kintoneで改善できる？」の声が生まれる

広成建設様の事業概要をお聞かせください。

西倉：当社は1941 年に創業したJR 西日本グループの会社です。鉄道の安全輸送を支える鉄道精通会社として、鉄道工事の新設・保守を中心に行っています。また、地域発展を支える総合建設会社として、社会インフラの整備、民間施設の建設など、土木・建築工事を行っています。「土木」「建築」「線路」の事業を核として、多くの社会資本の整備に携わっています。

kintoneを知ったきっかけをお聞かせください。

西倉：kintone を知ったのは2022 年末のことです。当時、土木の工事日報をExcel で作成・管理しており、業務を効率化したいと考えていました。様々なツールを検討していたのですが、なかなか業務に適したものがありませんでした。そのような中で、たまたまkintone のテレビCM を見て「これなら使えそうだ」と思いました。早速検証したところ、IT の知識がない人でも業務の知識があればアプリを作成できると感じました。
そこで2023 年4 月に工事日報アプリを作り、まずは１つの作業所に限定して試験運用を開始しました。手応えは感じていたものの、実際に運用を始めると、現場の皆さんにもExcel にはない利便性を実感していただくことができました。特に、過去の履歴を活用して入力を効率化できる点や、作業の合間にスマートフォンから手軽に入力できる点が好評でした。

西倉様は社内でkintone の普及に尽力されたと伺っていますが、その取り組みにはどのような背景があったのでしょうか。

西倉：きっかけは工事日報だったのですが、kintone で解決したい課題は数多くありました。そのひとつが、土木・建築・線路の各部門の安全を統括する安全推進室における業務のデジタル化（DX）です。当時、各部門から安全推進室への提出物はExcel が中心で、蓄積されたデータが十分に活用されていない状況でした。各部門でDXが進む中、安全推進室の業務もデジタル化することで、全社的な業務の効率化や情報活用の促進につながると考えました。工事日報アプリで得られた成果をきっかけに、社内の協力を得ながらkintone の普及を進め、情報をデータベース化して価値ある情報資産として蓄積したいと考えました。そこで全社員での運用を最終目標として、2023年11月にkintoneの本格的な導入に踏み切りました。

定着に向けてどのような取り組みをされましたか。

西倉：kintone の活用を広げるため、工事日報をはじめとする業務効率化につながるExcel 帳票のアプリ化を進めました。そうした活動を続ける中で、安全推進室から「化学物質のリスクアセスメントの分析と実施記録の保存をkintoneでできないか」という相談がありました。弊社では厚生労働省のツールを使って化学物質のばく露リスクを見積もっておりますが、法令改正により、実施した内容を分析するとともに実施記録の保存の必要が生じていました。そこでツールからCSVファイルを取り込み、分析できるアプリを作成しました。こうした取り組みを通じて、施工部門だけでなく安全推進室とも連携しながら活用の幅を広げることができ、その後の現場への展開も進めやすくなったと感じています。

経営会議承認後、施工部門にアカウントを配布し操作説明会を実施しました。
ところが、説明会後には「kintone を導入すると、業務がどのように良くなるのかがよくわからない」といった戸惑いの声や問い合わせが相次ぎました。その時、「これまでの説明会は操作方法が中心で、利用者の業務視点が不足していたのではないか」と気づきました。そこで、操作説明会とは別に実際の業務がどのように改善されるかという視点から説明会を開催し、社内の理解促進と定着に努めました。

2024年11月には、協力会社管理に関わるアプリを複数作成しました。複数の部署で利用するアプリだったため、多くのExcel 業務をkintone に置き換えることができ、利用者数も増加しました。こうした取り組みを積み重ねた結果、2025年4月に全社員での運用開始を実現することができました。

ＪＢＣＣのサポートについてご感想をお聞かせください。

西倉：当初はkintone の標準機能のみでアプリを作成していたのですが、検索機能や帳票出力機能をさらに充実させたいと考えていました。そこで情報システム部門に相談したところ、ＪＢＣＣを紹介してもらいました。ＪＢＣＣはプラグインに関する知識が豊富で、当社の要件にあったものを提案していただきました。その結果、アプリの利便性が向上し、kintone活用の幅を広げることができたと感じています。

kintoneを導入してどのような効果がありましたか。

西倉：システム化のハードルが大きく下がりました。時間が空いた時にすぐアプリを作成できるため、問題が顕在化していながら対応できていなかった業務についても、kintone で解決できるようになりました。何より、大量のExcelデータをデータベース化し、一元管理できる仕組みを構築したことで、情報を価値ある資産として活用できるようになったことに大きな意義を感じています。社内でも「この業務はkintoneで改善できるのではないか」といった声が上がるようになり、kintone の活用が当たり前の文化として根付きつつあります。現在では約100個のアプリを作成し、運用しています。

作成したアプリの一例をご紹介ください。

西倉：作業所に関する情報を一元的に確認できる「作業所アプリ」を作成しました。工事情報を基幹システムからCSVで取り込み、アプリ上に表示しています。また、作業所活動や安全指導・改善、月次報告などの情報は、kintone 内の別アプリと関連レコードで連携し、一つの画面で確認できるようにしています。

■キントーンの強みを生かした新たな仕組み『作業所』アプリ 作業所の関連情報がまとめて分かる

全社導入ということで、経営層はどのように評価されていますか。

西倉：経営層からは、以前は必要な情報を確認するたびに各部署へ問い合わせる必要がありましたが、今ではkintone を開けば必要な情報をまとめて確認できるようになったと評価されています。情報の一元管理が実現したことで、業務の効率化につながったと好評です。

現在、アプリの作成者はどのくらいいらっしゃいますか。

西倉：アプリ作成は取材時点では、私と岡本の2 人で担当していましたが、各部署からの要望に応じて要件整理やアプリ作成の支援を続ける中で、現在ではアプリ開発に携わるメンバーも徐々に増えています。総務部のふるさと交通費や人事部の受講報告のアプリ化支援など、活用の幅も広がっています。

情報システムについて、今後の展望をお聞かせください。

岡本：私は2 年前に現在の部門へ異動してから、kintone を活用した業務改善に取り組んでいます。着任当初は知識や経験が十分ではありませんでしたが、公式サイトの操作マニュアルや各種資料を活用しながら試行錯誤を重ね、着実にスキルを身に着けてきました。その結果、数か月後には業務に合わせたアプリを自ら設計・作成できるようになり、現在は新規アプリの開発や既存アプリの改修、運用サポートを担当しています。また、社内でkintone を活用できる人材を増やすため、アプリ作成の支援やノウハウの共有にも積極的に取り組んでいます。今後も知識とスキルの向上に努め、業務課題の解決と生産性向上に貢献し、より働きやすい職場環境づくりにつなげていきたいと考えています。

西倉：他システムのデータをkintone に連携する際に、CSV ファイルを手動で取り込んでいますが、システムの持続可能性を高めるためにも、今後は自動連携を実現したいと考えています。また、協力会社との取引において、協力会社から受領する請求書の電子化にも取り組んでいます。電子化が実現すれば、大幅な業務効率化につながると期待しています。

西倉様にはキントークにご登壇いただき、kintone の活用ノウハウを提供していただくなど、日頃から多大なご協力をいただいています。今後、ＪＢＣＣに期待することについてお聞かせください。

西倉：営業の永冨さんから「ご要望があればすぐに対応するので、何でも言ってください」とお声がけいただいているため、気軽に相談させていただいています。今後も困ったことがあればサポートしていただきたいですし、新しいツールの活用方法についても積極的に提案いただけることを期待しています。

貴重なお話をありがとうございました。

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【kintone 導入事例】広成建設株式会社 様

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