従来の操作性を継承し、権限設定を柔軟に行える点が高評価　部門間や遠隔拠点、外部企業との情報共有がスムーズに

国建様の事業概要をお聞かせください。

来間：当社の代表作としては、1975 年に建設されたホテルムーンビーチがあります。県内を代表するリゾートホテルのひとつで、モダン・ムーブメントの建築として「DOCOMOMO 建築208 選」に選定されました。最近では琉球銀行本店ビルの新築工事や2019 年に焼失した首里城正殿の復元作業にも携わっています。

今回Dropbox を導入したきっかけをお聞かせください。

星：直接のきっかけはオンプレミスのファイルサーバーが保守の更新期限を迎えたことですが、これから5 年先を考えた時に、オンプレミスのままでよいのかという思いもありました。オンプレミスだからこその課題も多く、クラウドサービスのソリューションを検討していました。

オンプレミスのファイルサーバーにはどのような課題がありましたか。

星：扱うデータ容量が年々大きくなっている点、リモートワークを導入したことでファイルサーバーへのアクセスが不便になっている点を解決したいと考えていました。ファイルサーバーは本社のオフィスと同じ建物に設置していたため、BCP 対策としても懸念がありました。

ファイルサーバーはどのぐらいの容量を確保していたのでしょうか。

星：25TB の容量を確保していましたが、容量不足に悩まされていました。しかし倍の50TB に増やせばいいのかというと、それでも十分とは言い切れません。常に容量の心配をしなくてはならない点が課題でした。

運用面の課題はありましたか。

来間：従来は部門ごとにフォルダが分かれており、配下のデータは所属する部門の社員しか参照できませんでした。そのため部門を横断するプロジェクトの場合、新たにプロジェクトメンバーに権限がある独立したフォルダを作り、それぞれの部門フォルダから必要な資料をコピーしなければなりません。作業が煩雑になるだけでなく、部門フォルダとプロジェクトフォルダで二重にファイルを格納するため、容量をさらに圧迫していました。

また当社はファイルサーバーの運用をグループ会社に委託しているため、権限設定もグループ会社の管理者に依頼する必要があります。そのため急ぎで権限を変更したい場合に対応できず、利便性が低下していました。

Dropbox を知ったきっかけについてお聞かせください。

Dropbox の他に検討したサービスはありますか。

後藤：もともとMicrosoft 365 を利用していたため、OneDrive を活用することも考えました。しかしOneDrive はフォルダの構造がWindows とは違うためデータ移行が難しい印象でした。当社にはIT が苦手な人も多く、うっかり削除してしまった時など社内が混乱するのではないかという心配もありました。

星：Dropbox は従来と同じようにエクスプローラーから操作できるため、誰でもスムーズに利用できます。オンプレミスのサーバーはグループ会社に管理を委託していましたが、Dropbox は各部門でそれぞれ管理したいと考えていたため、管理画面がわかりやすいのも魅力でした。

Dropbox を導入してどのような効果がありましたか。

来間：柔軟な権限設定ができるようになり、管理が楽になりました。現在は部門毎に管理者を設定しているため、社員からのリクエストに迅速に対応できています。また柔軟に権限設定ができるため、部門を横断してファイルを共有することが簡単にできるようになりました。

後藤：「Dropbox Transfer」は重宝しています。今まで外部の企業とデータをやり取りする場合は無料のファイル転送サービスを利用していました。しかしこのやり方では複数のファイルをまとめて圧縮しなければならないだけでなく、セキュリティの懸念もあります。Dropbox Transfer は、URL を送るだけでDropbox ユーザーでなくても複数のファイルを参照できるようになり、効率よくやり取りできています。

星：検索も非常に速くなりましたね。PC 端末にあるファイルですらディスク全体から探そうとするとかなり時間がかかってしまいますが、Dropbox は瞬時で検索できます。

東江：コスト面では正直なところ従来よりも高くなっています。ただ、アクセス性が改善し容量不足の心配がなくなったことを考えると、コスト以上の価値があったというのが実感です。

経営層の方はどのように評価されていますか。

東江：Dropbox の印象は概ね良いです。もともと課題だったクラウド化を達成できたということ、便利になり業務が効率化されたことで、評価が高まっています。また、前述の通りエクスプローラーから操作ができるため、使いこなしも問題なくできています。

 副次的な効果はありましたか。

今後、Dropbox をどのように活用していきたいですか。

来間：当社は協力会社や他の設計事務所とプロジェクトを組んで共同作業することが多いため、適切なアクセス権限を設定するようルールを策定し、Dropbox フォルダを共有することを予定しています。

星：今回のDropbox 導入でファイルサーバーが外部の場所に移動し、他のシステムも順次クラウド化しているため、認証の在り方については改めて見直しをしていきたいと考えています。

今後、情報システムとしてどのように進化させていきたいですか。

星：今後はさらなるDX を図っていく予定です。kintone やAI を活用しながら、ペーパーレスや社内のデータを二次活用できるような環境を構築していきたいと考えています。またDropbox についても共有方法や共同編集の方法など、まだ社内全体で活用しきれていない部分もあると思うので、引き続き定着に取り組んでいきたいと思います。
ＪＢＣＣには「kintone だけ」「Dropbox だけ」ではなく、IT 環境全体の相談ができるので、今まで以上に様々なDX の取り組みへのサポートを期待しています。

ＪＢＣＣ担当のコメント

【担当営業より】

この度は、オンラインストレージ「Dropbox」のご採用、ありがとうございました。全体のファイル活用及び今後の国建様の更なるDX（データ活用、ペーパーレス化など業務効率化）を全力でご支援させて頂く所存です。JBCCでは、お客様コラボレーション全体（サービス連携）を考えてお客様DXに貢献させて頂きます。　

西日本事業部　ソリューション開発本部　永冨 智之（写真右端）　

今後もDropbox 社と連携して定期訪問や定着を図るための勉強会をご提供したいと考えています。
貴重なお話をありがとうございました。

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