「自分たちで作り、育てる」システムへ。kintone × ATTAZoo＋が支える、支援機関のデジタル化

手作業の無駄をなくし、職員主導で広げるkintone活用

岡山県産業振興財団の事業概要をお聞かせください。

石部：当財団は、県内の中小企業、小規模事業者を支援する中核的な公的支援機関です。国や県など関係機関と連携し、大学の研究者と企業のマッチング、全国の大手企業からの受発注取引支援、経営相談などを通じて、創業から事業拡大、経営革新、事業承継まで、企業のステージに応じたメニューを用意し、ワンストップで支援しています。

kintoneを導入した背景について教えてください。

石部：以前はベンダーに依頼してスクラッチ開発したシステムが複数ありました。また、ExcelやAccessで運用していた業務も多く、ファイルが点在していました。その結果、システムの保守に多大な工数がかかり、属人化やベンダーへの依存が深刻な課題となっていたのです。そこで、今後は自分たちでシステムをメンテナンスしたいと考えてkintone を導入し、システムを順次移行していったという経緯があります。

kintone導入当初の課題を教えてください。

石部：導入当初は私と鈴木、太田の3名でアプリ作成を始めました。実際に使い始めて直面したのが、kintoneの標準機能だけでは細かな制御に対応しきれないケースが多いという点です。
当財団ではExcelやAccessのシステムをkintoneへ移行することをテーマにしていますが、単純に置き換えるのが難しいケースがあります。「使えそうで、思うようには使えない」というもどかしさがありました。

太田：私は当財団が指定管理者として運営する「テクノサポート岡山」の貸会議室予約受付アプリの作成・管理を担当しています。以前は、予約者から電話で問い合わせがあっても、該当レコードを探すために検索条件を都度変えて検索が必要だったり、各レコードを個別に確認したりする手間が発生していました。
検索に時間がかかると先方を電話口でお待たせしてしまうため、場合によっては一度電話を切って状況を調べてから折り返すこともありました。そのため、より柔軟かつスピーディーに検索できるようアプリを改善したいと考えていました。

ATTAZoo＋を導入するきっかけと、採用した決め手について教えてください。

石部：勉強のためにkintone の解説動画を色々と見ていた際、偶然ATTAZoo＋の紹介動画を見つけたことがきっかけでした。当時すでに約13 種類もの実用的なプラグインが1 つのパッケージに揃っていました。幅広い業務課題に対応できる汎用性の高さに加え、コストパフォーマンスにも非常に優れていたことが大きな決め手となり、導入を決断しました。

ATTAZoo＋を導入してどのような効果がありましたか。

石部：導入当初は約13種類だったプラグインが、現時点で20種類と拡充されています。使い続けるほどに利用できる機能が増え、より便利で高度なアプリを開発できる点に大きなメリットを感じています。
特に最近追加された「法人番号検索＋」は重宝しています。先日、当財団のWebサイト「おかやま企業情報ナビ」のリニューアルに伴い、登録企業情報のデータ整備を実施しました。「法人番号検索＋」を使って、企業名を入力するだけで正確な正式名称や企業情報を取得・登録できるアプリを作成し、おかやま企業情報ナビに登録されているデータと照合しました。登録企業からいただいた情報と公的機関の情報を一括で照合できるため、データ整備の工数を大幅に削減できました。

太田：「簡易検索＋」や「ドロップダウン階層絞り込み＋」で検索の操作が大幅に効率化しました。「条件付き書式＋」もよく使っています。例えば、基本的に会議室の予約は平日の昼間のみなのですが、例外として休日に予約が入ることもあります。休日はこちらの対応も変わるため、パッと見てわかるように休日の予約に色をつけるように改良しました。

▲条件付き書式＋を利用した画面例。休日の場合、背景が赤く表示される。

「レコード一括更新＋」も非常に助かっています。通常、貸会議室の申し込みデータと入金データは1 対1 になりますが、例外的に複数の利用をまとめて請求するケースでは、1 回の入金に対して、時には200 件を超える申し込みデータが紐づくことがあります。まとめて入金があった場合、申し込みデータを1 件ずつ開いて入金消し込み処理を行っていたため、膨大な手間がかかっていました。レコード一括更新＋を活用することで対象データを一括で処理できるようになり、業務負担が劇的に軽減されました。

中村：「ルックアップ＋」で実現できる「ルックアップ先の自動更新機能」は、思っていた以上に便利です。研修の統括管理をkintone化するにあたって、必要な項目を洗い出したのですが、使っていくうちに項目を増やしたいと思うことが増えてきました。しかしマスタとなる研修情報アプリに項目を追加すると、受講申し込みアプリの過去データすべてに項目値を反映しなければなりません。ルックアップ先の自動更新機能を使えば、研修情報アプリで更新するだけで受講申し込みアプリのデータが一括で更新されるため、アプリの改良がしやすくなりました。

組織内にkintone やプラグインの活用を定着・浸透させる工夫について教えてください。

石部：当財団では「デジタル推進ワーキングチーム」を立ち上げ、業務に課題を抱える職員からの相談に対して個別にヒアリングを行い、伴走支援しながらkintone化を進めてきました。
その相談の中で「こういう課題ならATTAZoo＋のこのプラグインで解決できるよ」と紹介し、実際のアプリ画面を見せながら一緒に動作や使い方を確認するようにしてきました。
このような伴走支援を重ねることで、自発的に活用する職員が徐々に増えてきています。
現在は相談者との1 対1 のサポートが中心ですが、今後は財団全体を対象にした「デジタルツールを活用した業務改善発表会」を企画しています。他部署の改善事例や「このプラグインを使えばこんな課題が解決できる」といった具体的なナレッジを共有することで、職員が自発的にアプリを開発・改善する文化を育てていきたいと考えています。

今後、kintone、ATTAZoo＋をどのように活用したいと考えていますか。

石部：現状ではまだ手書きや紙の業務が多く残っています。引き続きアナログな業務プロセスをkintone へ置き換え、ペーパーレス化を加速させていきたいと考えています。 また、当財団は創業から研究開発、経営革新、事業承継まで幅広いステージの企業を支援しているため、名刺の管理が部署・プロジェクト単位で分散してしまう傾向にありました。現在これらを集約し、部署間でシームレスに情報共有できる共通の名刺管理基盤を構想しているところです。将来的には構築した名刺管理基盤を企業情報カルテのkintone 化につ
なげていきたいと考えています。

ATTAZoo＋を開発するＪＢＣＣに期待することについてお聞かせください。

鈴木：ATTAZoo＋は定期的に新機能が追加される点が大きな魅力なので、継続的な機能拡充には今後も大いに期待しています。
一方でATTAZoo＋は機能が豊富な分、使い方に迷うこともあります。ATTAZoo＋のマニュアルは動画形式になっており、操作方法を理解しやすくなっているのですが、概要を一目で把握しにくい面があります。その点、コラム記事は非常にわかりやすいので、マニュアルの動画とリンクされていると、さらにわかりやすくなると思います。また、やりたいことから機能を逆引きできるAIチャットボットがあると嬉しいです。現場の担当者がより直感的かつスムーズに運用できるサポートの拡充を期待しています。

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【ATTAZoo＋導入事例】公益財団法人岡山県産業振興財団

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