ワンボタンで実現！「集計サポート＋」で全てのアプリをひとまとめ

矢内石油では、営業の仕事を始めとして事務の仕事や情報共有を行うツールとしてExcelで利用していた。しかし、クライアントソフトであるExcelには限界があり、リアルタイムに情報が共有出来なかったり、細かな情報の伝達漏れが起きることも。そして時にはクレームに繋がることもあったという。
「最初は私と妻との2人コミュニケーションでよかったのですが、従業員を2人雇うと、1本のコミュニケーションパスが6本に増える事になります。メールや電話では抜け漏れが時生じるので、一つのデータベースに入れてそこを見に行くようにするほうが合理的だと感じていました」


と語るのは矢内石油でシステムの構築に携わった矢内 哲 氏。

そこで矢内石油では、情報共有ツールとしてまずサイボウズLiveを導入した。サイボウズLiveの導入により、訪問履歴などコメントの共有ができるようになった。 しかし、売上や原価などの計数管理は結局Excelを使わなければならず、Excelの登録とサイボウズLiveの二重登録が煩わしかった。一元管理が出来ないことにより、情報の同期ができず、計数管理も甘くなる事がしばしばだったという。 サイボウズLiveは情報共有に便利なツールだったが、データベース化できないことや、二度手間が解消されない、情報共有に時間がかかるといった課題も出てきていた。 そこで矢内石油では、2016年1月にkintoneの導入を決めた。
　「ベンダーには構築を依頼せず、サイボウズさんが主催するkintoneカフェも利用しながら自分で試行錯誤して2つのアプリを作って導入しました。」
kintoneはわかりやすいツールなので、導入時に躓くようなことはなかったという。
「当社は課題が明確だったので、導入は絶対に成功すると思っていました。課題中心ではなく、あれもこれもとやりたいことだけだと失敗したでしょう」
さらに矢内氏は『kintoneは現場が使ってこそ威力を発揮するツールだ』と語る。
「kintoneの導入速度と現場の習熟速度が乖離すると失敗すると思います。kintoneは自分たちで育てて行くシステムだと感じています。最初はそれまでに運営していたExcelとサイボウズLiveを合体させたアプリケーションを2日くらいで作りました。スモールスタートなのがうまく行ったポイントだと思います。」
矢内石油では、売上や予実など数字で事実を知りたいことと、お客様とのやり取りにおいて、細かな情緒を知りたいというのがやりたいことだったという。
「リフォームのお客様カルテをkintoneで実現出来ました。いつ電話した、いつメールしたといった内容を関連レコードで1アプリ化しました。そして訪問先ではコクヨさんの『CamiApp S』を使って打合せメモを画像とテキストで保存しています。例えばお客様宛に書いたのお礼状なども画像で保存しているので、いつどういったやり取りをした、ということもkintoneで一元管理しています。」
矢内氏はkintoneに関する情報は、様々なアプリ情報も含めて自分で調べて、使ってみているという。ただ闇雲にではなく、自社の業務課題を解決できそうなものをユーザー同士の情報交換の場である『サイボウズHive』やWebのレポートから情報収集し、採用するようにしているとのことで、ますますkintoneの活用が進んでいる。。

そうした情報収集を続けていくうちに、プラグインを使うとさらにkintoneが便利に活用できることがわかってきたという。
「去年のCybozuDaysですべてのブースで話を聞きました。そこで出会ったのがＪＢＣＣの『ATTAZoo+（アッタゾープラス）』でした。正直ATTAZoo+は9個のプラグインがワンセットになっているので、これだけ有ったらなにかがハマるだろうという思っていましたが、まず当社なら検索プラグインが利用できそうだと思いました。他社にも似たような機能のプラグインは有りましたが、1製品で数十万という価格設定はちょっと敷居が高く感じました。ATTAZoo+はお試し期間もあったので、まずは検索プラグインだけ使ってみて、採用を決めました」

導入して数ヶ月は検索プラグインしか利用出来ていなかったと語る矢内氏。しかし転機は突然訪れる。情報収集を続けている中で、サイボウズ社が公開しているYoutubeのプラグイン利用事例動画を見て、自社運用の改善のヒントになったという。それを叶えられるのがATTAZooプラグインだと気がついた。
「当社ではどれだけ日報をスムーズに入れられるかが課題でした。当社の日報は計数による実績報告と、情緒的なコメントをセットで報告しています。そこでオートメーション日報アプリを作れないか、と日々試行錯誤していました。例えば日付を入れればすべてのフィールドに売上や原価、工数などの最新の数字が入って完了。具体的には日付、月をキーフィールドにして、データを収集する、こうしたアプリが作りたかったのです。」
kintoneの標準機能では、アプリ間の集計、特に四則演算が苦手という課題があった。 しかし、ATTAZoo＋の『集計サポート＋』なら、アプリをまたいで集計が出来る。この機能を利用することで、リアルタイムに全ての集計をワンボタンで済ませられるようになったという。

 <↑更新ボタンを押すだけで各アプリから数字を収集し、最新の情報に更新される>

「達成率、昨対、予算など。管理会計上必要なデータが瞬時に見えるので、非常に便利に使っています。そしてさらに案件レコードからコメントを引っ張って来ることができれば、ほぼオートに日報が作れます。これで二重入力が無くなるのが大きいですね。これまで集計に費やしていた膨大な時間が、わずか数十秒で終わるようになりました。」
ATTAZoo+の『集計サポート＋』では、8つのアプリを連動させているという。実績、粗利、報告がワンボタン押すだけで最新の情報に更新される。こうした見積もりをベンダーに依頼したら数十万という返答があったという。しかしATTAZoo+なら、月あたり\3,000で、30ユーザーまで利用できる。導入のハードルが低いこともポイントになったという。

＜↑作業実績、昨年実績、KPIなど知りたいデータがボタン一つで最新の状態に反映される＞

「ATTAzoo＋の『集計サポート＋』で、来期予算組や日報、月報など全てが解決できました。本当は集計よりも分析や施策に時間をかけたいのですが、集計だけで一苦労なので、それだけ仕事をした気になってしまいがちです。重要なことはデータを分析してどうやって改善するかということですが、今ではそれに着手できるようになりました。」 と矢内氏は語る。
最後に我々メーカーへの期待として、次のようなエールを送ってくれた。
「ATTAZoo+も含めて、kintone標準機能やプラグイン単体で解決できる事は限られてしまいます。ですが、いくつかのプラグインを組合せて使うことで、大きなビッグバンが起きる事が今回のことでわかりました。それも色々な製品を組合せて試行錯誤するしか無いのですが、高額サービスだと導入するのにハードルになってしまいます。kintoneに限らず、ソフトウェアは「まず使ってみる」が大事だと思うので、ATTAZoo＋のようなお試し期間がある製品はありがたいですね。ＪＢＣＣさんには是非色々なメーカーと情報交換をして、良い製品を開発し続けて欲しいです」

貴重なお話をありがとうございました。