設計の標準化やルールの見直しを行い、ワークフローを再構築
個々の承認パターンをマスタ化するなど、柔軟に変更できる仕組みを実現
| 導入前の課題 |
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旧グループウェアのサポート終了とアプリ作成・メンテナンスの負荷増大が課題に
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| 導入後の効果 |
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コラボフローの導入でメンテナンス性の向上と内部統制の強化を実現
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アプリ開発の難易度が高く、保守・運用の負担増
― 株式会社日本能率協会マネジメントセンター様の事業概要、特徴をお聞かせください。
本井：当社は「学びのデザイン」と「時間（とき）デザイン」を事業ドメインとしています。
学びのデザインとして展開しているのが、人材育成事業と出版事業です。通信教育、e ラーニング、研修など知のコンテンツの提供を通じて主体的な学びをサポートしています。
時間（とき）デザインでは、手帳事業として「NOLTY（ノルティ）」ブランドを展開しています。NOLTY は日本で初めて手帳に時間目盛りを導入した「能率手帳」のDNA を継承したブランドです。かけがえのない人生の時間（とき）を充実したものにデザインしていくために、手帳を通じて時間の大切さを世に問うという思いが込められています。
― 貴社はコラボフローを活用して社内変革に取り組まれています。従来はどのような課題があったのでしょうか。
本井：当社は旧グループウェアで様々なアプリケーションを作成していました。しかし2024 年にサポートの終了が決まり、新たなシステムに移行する必要に迫られていました。
また旧グループウェアはコーディングにより社内の要請に柔軟に対応できる反面、運用保守の負荷が増大していました。自由に制御できる分、内部統制が効きにくくなるという点も課題でした。
コラボフローの「難易度」と「自由度」の絶妙なバランスを評価
― ＪＢＣＣに提案を依頼した経緯をお聞かせください。
本井：以前、ＪＢＣＣにはCortex というエンドポイントセキュリティ製品を導入する際にサポートしてもらいました。ＪＢＣＣはマルチベンダーとして様々なサービス・製品を取り扱っているため、当社に最適な旧グループウェア脱却のソリューションを紹介してもらえるのではないかという期待があり、当社の旧グループウェア運用の調査を依頼しました。
その結果、「ワークフローのツールを導入するのが最も効果があり、なおかつ今回の要件ではコラボフローがよいのではないか」という提案をいただきました。
― コラボフローを選定した決め手はどのようなことだったのでしょうか。
本井：選定にあっては、いくつかのベンダーに声をかけて、WF 関連の製品・サービスを提案してもらいました。重視したのは、複雑な承認経路に対応できるかという点、毎年行われる組織変更の際に組織名や承認者をスピーディーに変更できるかという点、そしてコストです。コラボフローは、自分たちで柔軟にシステムの変更ができる点に魅力を感じました。
廣川：システム担当として日頃感じているのは、「『作りやすさ』と『できること』はトレードオフの関係にある」ということです。旧グループウェアは細かく制御できるというメリットがありますが、その分、開発の難易度が高いという問題がありました。コラボフローは作りやすさとできることのバランスがよく、設定のきめ細かさとシンプルさを兼ね備えています。コラボフローであれば従来の課題だった運用保守の負荷が削減できるという期待がありました。
― ＪＢＣＣの支援内容について感想をお聞かせ下さい。
本井：プレゼンでは、実際の業務を想定した提案がされていて好印象でした。
ＪＢＣＣにはトライアルを利用して検証を行った際に、申請書のサンプル作成をサポートしてもらいました。トライアルの期間延長やコラボフローの開発元であるコラボスタイルへの依頼も引き受けてもらい、とても助かりました。
ルールの見直しと設計書のフォーマット作成で標準化を実現
| ― 旧グループウェアからコラボフローへの移行は、どのようなプロセスで実施されましたか。 本井：従来はワークフロー機能を統括する部門がなく、現場から依頼されるたびに申請書が作成され、作成後の管理がされていない状態でした。そのため申請書の種類が約130 に膨れ上がり、形骸化したものも多かったのが実情です。 これらのワークフローを再構築するため、2023 年1 月頃にDX 推進部と総務部が中心となり、プロジェクトチームを立ち上げました。経営企画、経理、人事など、各種ワークフローの主管部署から選抜したメンバーに参画してもらい、現状のワークフローの「ムリ・ムダ・ムラ」を洗い出しました。 そして部署単位で運用を開始し、順次拡大していきました。 廣川：プロジェクトの始動を機にインフラ改革室で取り組んだのは、申請フォームと承認経路設計書のフォーマットを作り、仕様の平準化とルールの統一を図ったことです。申請フォームは標準機能を使用し、コーディングによる制御は行わないルールとしました。また承認者と職務権限が一致しているかを見直し、「いつ、誰が、何を」確認する必要があるのかを明文化しました。 |
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操作の問い合わせ対応が激減、メンテナンス性が大幅に向上
― 導入してどのような効果がありましたか。
本井：従来は簡単な操作でもシステム担当者への問い合わせが発生していました。コラボフローは直感的に操作できるほか、入力画面にナビゲーションを加えることで、何を入力したらよいかをすぐわかるように工夫しました。
そのため、申請をする際の問い合わせが大幅に減少しました。
廣川：コラボフローでは、申請書を検索した際の結果一覧をリストビューとして保存できるため、スピーディーに検索できます。また、検索した申請データをダウンロードできるため、取締役会や経営会議の議案申請のデータをもとに招集通知を作成する、といった業務に活用しています。
― 代表的な申請書についてご紹介ください。
廣川：申請件数が最も多いのが「捺印申請書」です。この申請書では印鑑の種類によって複数の承認経路のパターンが存在しています。条件分岐アイテムだけで承認経路を定義すると制御が複雑になってしまうため、承認パターンをマスタ化しました。印鑑の種類を選ぶと、マスタに定義されたフォームパーツをもとに条件分岐が行われ、判定者に承認依頼が送信される仕組みです。承認経路のパターンをマスタ化することで、簡単にメンテナンスできるようになり、変更時の対応速度も格段に向上しました。
コラボフローを社内情報の共有や業務を行う基盤に
― コラボフローについて今後の展望をお聞かせください。
廣川：捺印プロセスのデジタル化を進めたいと考えています。申請についてはデジタル化しましたが、捺印は現物の印鑑を使用しているのが現状です。そのため、押印のために出社するという非効率な作業が生じており、課題となっています。今後は全ての押印作業をデジタルで完結できるよう電子署名サービスの導入を検討していきたいと考えています。
本井：業務をコラボフローに集約する取り組みを進めています。例えば、別のツールで実施しているエンゲージメントサーベイなどの社内アンケートをコラボフローに統合できるかを検討しています。最終的には、社内情報や業務が全てコラボフローを中心として完結できる仕組み作りをしていきたいと思います。
― 今後の情報システム全体の展望とＪＢＣＣに期待することをお聞かせください。
廣川：情報システム全体としては、スクラッチでの開発を極力廃止し、クラウドサービスへ移行する方針を取っています。取り組みとして例えばkintone を活用してデバイス管理やアカウント管理ができるアプリを作成する、といったことを考えています。
また最近では利用するクラウドサービスが増えたため、統合的に管理する必要性を感じています。IT 管理も含めて様々な製品・サービスの提案を期待しています。
本日は貴重なお話しをありがとうございました。
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旧グループウェアからの脱却をコラボフローで実現！情報共有や業務プロセスを社内変革するための基盤へ設計の標準化やルールの見直しを行い、ワークフローを再構築 |
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