【南海電気鉄道株式会社】オフィスワークを効率化する「ワークフローシステム」導入事例

1000人規模の社内申請をデジタル化、「印鑑&ペーパーレス化」でDXをスタート
誰でも簡単に作れる・直せるワークフローシステムで、全社運用を早期に実現

南海電気鉄道株式会社  谷本賢也氏


南海電気鉄道株式会社 
イノベーション創造室・業務改革部 谷本賢也氏

南海電気鉄道株式会社 様

南海電気鉄道株式会社ロゴ


設立:1925 年(創業1885 年)

所在地:大阪市浪速区敷津東2 丁目1 番41 号

事業内容: 鉄道事業

URL: http://www.nankai.co.jp

日本初の純民間資本による私鉄として、1885 年に創業した「南海電気鉄道株式会社」。運輸業では鉄道事業を中心に、不動産業、流通業、レジャー・サービス業など、地域住民の生活に密着する事業を展開し沿線価値の向上に努めている。現在、南海グループとして企業数は70 社以上に上る。
今回、それら企業間の横断を視野に入れてワークフローシステムをご採用いただきました。採用後の効果についてイノベーション創造室・業務改革部の谷本賢也氏にお伺いしました。

採用前の課題
  • コロナ禍におけるリモートワーク推進
  • 社内業務の印鑑レス化、ペーパーレス化の早期実現
  • グループ会社でのワークフローシステム化ニーズの高まり
採用後の効果
  • 紙からの脱却による業務効率化と費用削減
  • マルチデバイス対応でテレワークを推進
  • デジタル化によって申請処理がスピードアップ

目次
  1. <採用の経緯>社長直轄部門が全社のデジタル化をリード、まずは印鑑レス化とペーパーレス化に向け本気始動
  2. <採用のポイント>1,000名以上がマルチデバイスで使えるワークフローを選定、スピーディな検討をJBCCが迅速にサポート
  3. <採用のプロセス>誰でも簡単に作れる・直せる、運用できる!IT経験がなくても開発に着手できる操作性が魅力
  4. <採用の効果>業務の効率化はもちろん、劇的に業務が改善したとの声も。手厚い初期サポートのおかげで安定稼働中
  5. <今後の展開>引き続きワークフローで業務を効率化しつつ、全体のDXを牽引するプロ目線のサポートを期待

<採用の経緯>
社長直轄部門が全社のデジタル化をリード、まずは印鑑レス化とペーパーレス化に向け本気始動

― 採用に至ったきっかけをお聞かせください。


「イノベーション創造室」は、2017 年にITの利活用を目的に発足したIT推進部と、2020 年6 月に創設された「デジタル戦略室」が前身にあります。言葉の通り新しい切り口でイノベーションを創造し、IT を活用してDX(デジタルトランスフォーメーション)を推進することをミッションとする部署です。しかし、体制は構築したものの基盤となるデジタル化が全く進んでおらず、DX の最初のステップといわれる"デジタイゼーション"も難しい状況でした。IT推進部は、ITの利活用を目的とし、既存の業務の中でいかにITを使うかを考えておりましたが、コロナの影響により、業務自体のデジタル化を早急に進めなければならない状況になりました。これを受けて、デジタル戦略室が社長直轄の部署として発足し、全社をリードして進める体制となりました。

私が所属する業務改革部(当初は業務改革推進部)では、まずはアナログで行ってきた特定の業務をデジタル化することから始めました。具体的に早期の「印鑑レス化」と「ペーパーレス化」を目標に掲げ、それを実現できるワークフローの選定に着手しました。

<採用のポイント>
1,000名以上がマルチデバイスで使えるワークフローを選定、スピーディな検討をJBCCが迅速にサポート

―JBCCへ依頼した条件と採用の決め手をお聞かせください。


JBCCとはIT 部門で既にお付き合いがあり、ファイルサーバーの更新を見据えて社内システムの組み直し等について相談をさせてもらっていました。また、コロナの影響により、急遽グループ全体でリモートワークができる環境を整える必要性があり、JBCCへ相談しクラウド型グループウェアを提案いただいておりました。そのような繋がりから私が担当する各業務の印鑑レス化、ペーパーレス化を図るワークフローシステムの選定にも加わっていただいた次第です。

当社が求めるワークフローの条件としては1,000 名以上で使えるもの。利用する社員から受け入れられやすいユーザーインターフェースであること。さらに、どこからでもアクセス出来るようにマルチデバイス対応であるという点。これらの条件のもと、JBCCから提案いただいたのが、ワークフローシステム「コラボフロー」でした。

採用のポイントとして、システム自体が当社の考えるものに近かったこともありますが、さらに決め手となったのが、JBCCのレスポンスの速さです。今回はコロナ禍で早期対応が求められ、しかも大量にあるアナログな申請書を早期に電子化する必要があり、柔軟に対応しつつもスピード感を持って動くというのが一番の難題でしたが、そこを見事に対処してくれました。

<採用のプロセス>
誰でも簡単に作れる・直せる、運用できる!IT経験がなくても開発に着手できる操作性が魅力

― 早期実現された要因は何ですか。

印鑑レス化とペーパーレス化にあたり、「総務部」、「人事部」、「経理部」に対して押印文書の調査から始めました。100 件ほどの押印文書があり、そのうち40 文書において早速取りかかることが決まりました。

会議室の予約申請書、グループ会社へ依頼する少額の修繕工事の発注・受注書、経理系の申請書である予算外支出願などがExcel で運用されていましたが、コラボフローは使用しているExcel で設計した書類を取り込むことが出来、見た目そのままで移行ができるため、ユーザー自身も抵抗感がなく日常の業務を遂行することが出来ます。簡単に申請フォームが作成できるため、開発生産性のとても高いシステムだと感じました。

中期的な目標として、グループ全体の印鑑レス化とペーパーレス化の実現を掲げており、その点においても「コラボフロー」は期待に応えてくれるワークフローシステムだと思います。また、基本的にノーコードで開発ができる点も魅力的でした。IT の経験がない私でも早期に着手することができたのは、誰でも簡単に作れる・直せる、直感的な操作性が大きな要因の一つだったと思います。


ワークフローシステム「コラボフロー」イメージ画像

【図1】ワークフローシステム「コラボフロー」
※画像をクリックすると拡大します

<採用の効果>
業務の効率化はもちろん、劇的に業務が改善したとの声も。手厚い初期サポートのおかげで安定稼働中

― 効果を実感することはありますか。


2020 年12 月にJBCCと契約し、翌年2021 年4 月の年度始めより社員に対しコラボフローを提供、運用を開始しました。現在のところ、まだ具体的な効果の算出は行っていませんが、使用している各主幹部門のユーザーからは、すでに「便利になった」「業務が効率化した」という声をもらっています。また、一部のグループ会社とのやりとりで使用している申請について「劇的に業務が改善した」という声も挙がっており、非常に大きな効果がありました。「この申請もコラボフローで行いたい」など、業務のワークフロー化、システム化の要望が届いており、意識改革の面でも一定の効果があったように思います。

その他、当社全体として気にかけていたのが導入初期のサポートです。以前、導入初期からシステムをうまく活用されないという事を経験していたので心配でしたが、JBCCの綿密な打ち合わせと柔軟な対応で、実質3 カ月というタイトなスケジュールの中、見事に運用まで導いてくれました。それが今の安定稼働に繋がっていると実感しています。

<今後の展開>
引き続きワークフローで業務を効率化しつつ、全体のDXを牽引するプロ目線のサポートを期待

― 今後の展開やJBCCに期待することをお聞かせください。


当社は新しいシステムを導入する際、社風としてかなり丁寧に講習会や説明会を開く傾向にあります。今回はコロナ禍もありそれらを可能な限りなくし、JBCCの助言もあり、運用開始マニュアルを掲示板へ掲載し周知活動をしたところ、全く問題なくできました。これは大変嬉しい驚きでした。

これからも引き続き、印鑑レス化やペーパーレス化を推進すべく、ワークフローシステムの開発を進めていきたいと考えています。当社のデジタル化やDX の取り組みは始まったばかりです。デジタイゼーションという意味ではまだ十分ではありません。今後もDX の推進に向けて、会社として何が必要なのかアイデアも含め、たくさんの選択肢を提示いただければ幸いです。さまざまなソリューションをJBCCが持つプロの知識と経験と実績でのサポートとともに、グループ全体のDX を一緒に進めていただければと考えています。

本日は貴重なお話しをありがとうございました。


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