グループウェア徹底比較 2026年版｜おすすめ製品と失敗しない選び方

「グループウェアは何を基準に選べばいいかわからない」――その状態は、製品の問題ではなく、自社の課題がまだ言語化されていないサインかもしれません。

グループウェアの役割はこの20年で大きく変化しており、選定基準そのものが変わっています。昔の感覚のまま製品を選ぶと、導入後のミスマッチが起こりかねません。
本記事では、製品比較の前に「自社はどこに課題があるか」を整理するフレームを提供し、その上で主要6製品を横断比較します。製品の優劣ではなく、「自社にとっての最適解」と「明日から動けるアクションプラン」を持ち帰っていただければ幸いです。

グループウェア選定の第一歩は、製品のスペック比較ではなく「自社は何に困っているのか」を明確にすることです。課題の種類によって、重視すべき基準も候補製品も大きく変わります。まずは以下のチェックリストで、自社の課題タイプを確認してください。複数該当するケースも珍しくありません。

課題タイプ別チェックリスト

「課題タイプが複数重なっていて絞り込めない」——そのまま進むと、選定後に後悔するケースが多いパターンです。見逃し配信では、複合タイプ別の判断軸をＪＢＣＣ担当者が解説しています。

グループウェアとは、組織内のネットワークを活用して情報共有や業務効率化を実現するソフトウェアの総称です。提供される機能は大きく3層に分類できます。

役割の変化：情報共有から知的共創へ

グループウェアに求められる役割は時代とともに変化しています。

2000年代の選定基準は掲示板の使いやすさやワークフローの有無でした。しかし現在は、AI連携やセキュリティ、他システムとの拡張性まで評価軸が広がっています。これからグループウェアを導入・刷新する企業は、2026年時点の基準で製品を評価することが重要です。

比較対象の6製品を紹介します。各製品の「性格」を掴むことを目的としていますので、詳細は「グループウェアを評価する7つの選定基準」をご参照ください。

※HCL Domino は他5製品との同列比較ではなく、「 Notes を継続するか・移行するか」の判断軸として掲載しています。

Microsoft 365

Office アプリ、Teams（チャット・Web会議）、Exchange Online（メール・予定表）、SharePoint Online（ポータル・ドキュメント管理）、OneDrive for Business（クラウドストレージ）など、業務に必要な機能を1つのサブスクリプションで提供する統合プラットフォームです。機能の網羅性が最大の強みで、Teams を入り口に各サービスがシームレスに連携します。

Google Workspace

Google が提供するクラウドベースの統合グループウェアです（旧G Suite）。インストール不要でブラウザさえあればOS・デバイスを問わず利用でき、リアルタイム共同編集に強みがあります。AI機能の Gemini がプラン標準搭載で、追加費用なしで主要AI機能を利用可能です。

サイボウズ Garoon

中堅〜大規模組織向けグループウェアで、導入延べ8,000社（2024年12月時点）の実績があります。ワークフロー、ポータル、組織ロールなど日本企業に必要な機能が標準で揃い、管理権限を部門に委譲して自律的に運用できるUI設計が特徴です。kintone や Microsoft 365 など外部サービスとの連携にも対応しています。

サイボウズ Office

300名以下の企業向けに設計され、導入延べ81,000社（2024年12月時点）の実績を持つグループウェアです。グループウェアの基本機能にWebデータベース（カスタムアプリ）を加え、シンプルに単体で完結できる設計が特徴です。

desknet’s NEO

ネオジャパンが提供する国産オールインワン型グループウェアです。ポータル、ワークフロー、ノーコードアプリ作成ツール「 AppSuite 」に加え、オプションでWeb会議やチャットも追加でき、メール以外をほぼ網羅します。クラウド版とオンプレミス版の両方に対応しているのも独自の強みです。

HCL Domino

1989年に、Lotus Notes として登場し、グループウェアの概念を世に広めたプラットフォームです。現在はHCLテクノロジーズ社のもとで進化を続けており、最新のV14.5ではDomino IQによる生成AI機能も実装されています。
Notes からの移行を検討する場合、業務データベースが中心なら kintone、ポータル・情報共有が中心なら Garoon、グローバル展開が前提なら Microsoft 365 が移行先の目安です。Notes 上のワークフローは高度にカスタマイズされているケースが多いため、移行を検討する際は既存資産の棚卸しから始めることが重要です。

ここでは、製品を横断的に評価するための7つの選定基準を解説します。なお、評価はＪＢＣＣが複数製品の導入・運用支援を行ってきた経験に基づく主観的な比較であり、実環境での計測値ではありません。

本記事では7つのうち、料金・操作性・サポートの3つの基準を解説します。
残る4基準（日本企業特有の業務要件、生成AI連携、セキュリティ、拡張性）の詳細は見逃し配信で公開しています。

料金・トータルコスト

Microsoft 365 や Google Workspace はメール・チャット・Web会議・ストレージまでを1ライセンスに含み、機能網羅性に対するコストパフォーマンスが高い製品です。国産製品はユーザー単価は抑えめですが、コミュニケーション機能を別途契約するケースがあります。

重要なのは以下を含めたトータルコストでの試算です。

• ライセンス費用（ユーザー単価 × 人数 × 月数）
• AIアドオン費用（Copilot、OpenAI API等）
• アドオン／連携サービス費用（ワークフロー、ポータル補完、ストレージ等）
• 移行コスト（データ移行・設定移行の人件費・外注費）
• 運用工数（管理者の負荷。多機能製品ほど高くなる傾向）
• 教育・定着コスト（研修、マニュアル作成、定着支援）

ユーザー単価が安い製品でもアドオンを積み上げると逆転するケースがあり、逆もまた然りです。まず「自社の課題タイプ」の確認に立ち返り、自社に本当に必要な機能を見極めた上で試算しましょう。

操作性・UI/UX

国産製品（Garoon・サイボウズ Office・desknet's NEO ）は、日本企業の業務慣行に合わせたUI設計が共通の強みです。管理者画面も含めて直感的に操作でき、導入初日から現場が使い始められるケースが多く見られます。

Microsoft 365 や Google Workspace は、スマートフォンアプリに慣れた世代には自然に使える反面、オンプレミス製品を長く使ってきたユーザーには慣れが必要な場面があります。特に Microsoft 365 は機能の豊富さゆえに「どこに何があるか」が分かりにくいという声も聞かれます。

IT習熟度にばらつきがある組織では、一部の推進メンバーだけでなく最もリテラシーが低い層が問題なく使えるかをトライアルで検証することが重要です。

サポート体制・運用負荷

サイボウズ（Garoon・Office）は平日10時〜17時30分の電話サポートが標準付帯で、マニュアルも充実しています。desknet's NEO も同様に電話サポートが可能です。国産製品は海外製品に比べて管理画面の設計が分かりやすく、アップデートによる操作感の変化も生じにくいため、管理者の負荷が軽い設計です。

Microsoft 365 はドキュメント（Microsoft Learn）が充実していますが、一次サポート窓口をパートナーが担うケースが多く、サポート体制や支援の手厚さはパートナーの対応力に左右される面があります。Google Workspace はプランにより日本語電話サポートが利用可能ですが、対応品質に差を感じるという声が聞かれることもあります。

グローバル製品を選ぶ場合は、契約前にパートナー企業のサポート体制を確認することが、運用の安心感を大きく左右します。ＪＢＣＣでは、Microsoft 365 ワークショップや Garoon ワークショップなど、契約企業向けの無償定着支援メニューを提供しています。

見逃し配信で公開している選定基準

「ワークフローが承認フローとして機能しない」「Copilot を入れたのに誰も使っていない」——導入後の後悔の多くは、以下の4基準の見極めが甘かったことに起因しています。

日本企業特有の業務要件（ワークフロー・ポータル・ファイル管理）

「ワークフローはどの製品でも使える」は誤解です。稟議や多段階承認、条件分岐といった実務レベルの要件に対応できるかどうかは、製品ごとに差があります。ＪＢＣＣでも検討支援の現場で、「この点は製品差が出やすい」と認識しているポイントです。

生成AI・エージェント連携

Copilot ・ Gemini ・ ChatGPT ——どれを選ぶかより、「グループウェアとどう組み合わせるか」で使える・使えないが決まります。国産製品のAI対応の実態も、担当者の本音で語ります。

セキュリティ・コンプライアンス

セキュリティを「製品」で選ぶだけでは、安心とは言えません。重要なのは、自社の運用体制で維持できるかどうか。本コンテンツでは、その視点から6製品を比較し、稟議段階で確認されるポイントも解説します。

拡張性・他システム連携

製品を1つに絞るより、組み合わせた方がコストも機能も最適になるケースがあります。「Garoon と Microsoft 365 を両方使う」という選択肢が現実的に成立する理由を、実際の導入事例とともに紹介します。

▼ 各基準の詳細解説と、製品担当者6名によるリアルな議論は見逃し配信で公開しています。

比較表を見ても「自社にどれが合うか」が判断できない場合、それは情報不足ではなく要件の言語化不足です。ＪＢＣＣのワークショップでは1〜2週間で御社の要件を整理し、無償で最適な構成をご提案します。

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グループウェアの選定にお悩みではありませんか？グループウェアワークショップでは、企業ごとの課題を明確化し、最適なツール選びをサポート。実績豊富なスタッフが、効率化と業務改善を実現するための導入支援を行います。

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課題タイプ：コスト最適化型 × これから導入型

堺アルミ株式会社は、1933年創業のアルミニウム専業メーカーです。独自の精製技術で生産する高純度アルミニウム箔は世界トップクラスのシェアを誇ります。2021年8月に昭和電工からスピンオフして独立した際、IT部門も切り離されたため、非IT部門の担当者がシステム構築をゼロから担うという異例のスタートを切りました。

課題：グループ会社離脱で突然のIT自立・専任者不在・紙業務の多さ

グループ会社から離脱し、自社でゼロからシステムを構築する必要に迫られました。IT部門の専任者がおらず、非IT部門の担当者がシステム選定・構築を担わなければならない状況でした。元々 Microsoft 365（SharePoint ・ Outlook）は利用していましたが、ポータルやワークフローの SharePoint 上での運用はハードルが高く、紙業務も多く残っていました。

解決策：非IT部門でも構築・運用できる製品の組み合わせ

ワークショップで課題を整理した結果、以下の構成が採用されました。

• Garoon：ポータル・掲示板（SharePoint から移行）
• kintone：業務アプリケーション
• コラボフロー：ワークフロー（承認フロー）
• Microsoft 365（Outlook）：メール・スケジュール（継続利用）

すべてを Microsoft 365 で賄うのではなく、ポータルや業務アプリは非IT部門でも扱いやすい国産製品に移行し、メールは既存の Microsoft 365 を継続するという組み合わせです。内製化でコストを抑えながら、ペーパーレス化により年間500時間の作業削減を達成しています。

堺アルミ株式会社様 資料ダウンロードはこちら

非IT部門がシステム構築に挑む！Garoon を中心としたツール連携で年間 500 時間の作業削減

Garoon、コラボフロー、kintone の連携を独自に構築～内製化することで、システムの費用対効果を最大限に引き出す～

資料をダウンロードする

「IT専任者がいないから、うちには難しい」——堺アルミ社も、導入前はそう感じていました。ＪＢＣＣのワークショップでは、Notes 移行型・AI活用推進型など多様な課題タイプの支援実績をもとに、御社の状況に合った構成をご提案します。

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「どの製品が良さそうか」の目星がついたら、次は組織として意思決定を進めるフェーズです。

ステップ1：課題の言語化と社内合意形成

最も多い失敗パターンは「ツール導入の目的化」です。これを避けるには、経営層・情シス・現場の3者の視点で課題を言語化し、突き合わせることが不可欠です。

• 経営層：DX推進、コスト削減、働き方改革など経営課題との関係
• 情シス：現在利用中のシステム棚卸しと運用上の課題
• 現場：日々の業務で感じる不便さ・非効率

3者の課題を整理すると、共通の困りごとと立場ごとの優先度の差が見えてきます。これが製品選定の判断軸になる「自社の要件」です。自社だけで言語化が難しい場合は、ＪＢＣＣのワークショップのように外部の専門家を活用する方法もあります。

ステップ2：トライアル運用の設計

30日間の無料トライアルは「なんとなく触る」のではなく、事前に検証項目を設計して臨みましょう。操作性（最もITリテラシーが低い層でも使えるか）、業務フィット（ワークフロー・ポータルは再現できるか）、連携性（既存サービスとの接続）、管理者負荷（設定項目は自社で運用できる範囲か）の4軸で検証するのがおすすめです。
トライアルには複数部門からメンバーを参加させることも重要です。情シスだけで試すと、現場視点の評価が抜け落ちます。

ステップ3：稟議・ベンダー選定

稟議書には、①課題定義（なぜ今必要か）、②製品比較根拠（どの基準でどう評価したか）、③トータルコスト試算（ライセンス・アドオン・移行・運用を含めた3年間の総額）、④リスクと対策、⑤導入ロードマップの5要素を盛り込みます。

特に④は意思決定者から最も質問が集中しやすいポイントです。「データ移行の失敗→段階的移行で軽減」「現場の抵抗→パイロット部門で先行検証」「定着しないリスク→パートナーの定着支援を活用」のように、リスクと対策をセットで提示しましょう。

ステップ4：定着支援とAIリテラシー教育

導入後の定着を促すポイントは3つです。

• 推進チームの設置：各部門から推進メンバーを選出し、活用を現場に広める体制を作ります。
• 段階的な機能展開：まずはスケジュールと掲示板から始め、慣れてからワークフローやポータルに進むアプローチが有効です。
• AIリテラシー教育：Copilot や Gemini を導入しても、使い方を知らなければ効果は限定的です。プロンプトの書き方や活用シーン、セキュリティ上の注意点を社内で共有する機会を設けましょう。

ＪＢＣＣでは、Microsoft 365 ワークショップ、Garoon ワークショップ、kintone 業務DXワークショップなど、製品別の定着支援メニューを契約企業向けに無償で提供しています。

稟議を通すための比較根拠・コスト試算・リスク対策——これらをゼロから作るのは時間がかかります。ＪＢＣＣのワークショップを使えば、1〜2週間で稟議書に使える資料の骨格が揃います。

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本記事では、「製品比較の前に課題整理が先」という考え方を軸に、主要6製品の横断比較と導入の進め方を解説してきました。

本記事を読んだ後の最初のアクションとしておすすめしたいのは、「自社は何に困っているのか」を1つに絞ることです。ワークフローが足りないのか、AI活用を急ぎたいのか、コストを最適化したいのか――最も優先度の高い課題が定まれば、それに強い製品は本記事の比較で2〜3製品に自然と収束します。

そして、本記事を通じて繰り返しお伝えしてきたのは、自社の最適解は製品単体ではなく、組み合わせにある場合も多いということです。メール・スケジュールは Microsoft 365 、ポータル・業務アプリは Garoon ＋ kintone という構成のように、各製品の強みを活かした全体最適を目指すことが、2026年のグループウェア選定における現実的なアプローチです。

どの製品が自社に合うか、どう組み合わせるか――その最初の一歩を踏み出すのに、一人で悩む必要はありません。

この記事を読んで「ここまでは理解できた。でも自社に当てはめると判断できない」と感じた方へ。見逃し配信では担当者の本音の議論と事例詳細、ワークショップでは御社専用の提案が受けられます。