kintone（キントーン）で顧客管理や案件管理を行うためのSFAアプリの構成や作り方
kintone （キントーン）は、ノーコードで自社に合った業務アプリを作成できるクラウドサービスです。kintone では複雑なプログラミングの知識は必要なく、さまざまな業務アプリを簡単に作成できます。
この記事では、kintone で作成できる営業部門向けのSFAアプリをご紹介します。SFAアプリの構成や機能、プラグインだけでなく、実際の操作画面のキャプチャを用いて kintone の顧客管理アプリ上に案件データを追加する方法も説明するので、ぜひ参考にしてください。
※本記事は、ＪＢＣＣによる kintone に関するミニセッションでもご紹介している内容です。
kintone （キントーン）とは
kintone（キントーン）とは、ノーコードで自社に合った業務アプリを作成できる、サイボウズ株式会社が提供するクラウドサービスのことです。ドラッグ＆ドロップで、複雑なプログラミングを用いずに誰でも簡単にアプリを作成し、運用できます。
例えば kintone を用いて業務アプリを作成して運用すると、紙や Excel で管理していた情報にPCやスマホからアクセスできるようになり、業務効率化や情報共有が促進されます。
代表的な3つの機能
kintone の代表的な3つの機能として、データベース機能、プロセス管理機能、コミュニケーション機能が挙げられます。それぞれの概要は次のとおりです。
| kintone の代表的な3つの機能 | |
|---|---|
| データベース機能 | 業務アプリに蓄積されたデータの可視化や検索、分析ができる |
| プロセス管理機能 | 申請や承認、進捗管理ができる |
| コミュニケーション機能 | 業務アプリに蓄積されたデータに、指示やコメントなどのコミュニケーションを紐づけられる |
これらの機能を組み合わせて、自社の要望に応じたシステムを構築できる点が特徴です。
部門間のデータ連携が可能
社内全体でkintone を使うと、複数の部門間でデータ連携が可能です。従来のように、部門や業務ごとに異なるツールをいくつも用意する必要はなくなり、kintone さえあれば社内でデータ共有が容易になります。
具体的には、マーケティング部門で取得したセミナー参加者名簿を営業部門と連携したり、営業部門の案件管理データを生産・購買部と共有したりできます。
また、基幹システムや、サイボウズ社が提供しているグループウェア Garoon とも連携でき、kintone の機能拡張が可能です。
次章より、営業部門における顧客・案件管理のために kintone を使ってSFA（営業支援・自動化）アプリを作成し、活用する方法をご紹介します。
kintone で作成するSFAアプリ
kintone を使うとSFAアプリの導入が簡単に実現します。SFAは「Sales Force Automation」の略称で、「営業活動の自動化」と直訳できます。営業活動に関する情報を一元管理し、営業活動をサポートするため「営業支援システム」と呼ばれることもあります。
情報を蓄積して分析を行い、営業プロセスにおける問題点を抽出できる点がSFAの特徴です。分析で使うデータを貯めていく必要があるため、ユーザーにとって使いやすく、情報を記録しやすいSFAアプリを構築することが重要です。
また営業活動だけでなく、マーケティングからカスタマーサクセスまで、幅広いプロセスの情報を一気通貫で管理するのがSFAアプリの理想的な形です。kintone であれば、小さく始めて、管理するプロセスの範囲を徐々に広げていくことができます。
SFAに関する詳細は、以下の記事をご覧ください。
【関連記事】SFA導入を成功させるには？導入の効果とポイントを解説
SFAアプリの構成と機能
kintone で一般的なSFAアプリを作成するとき、以下の3つのアプリを使って構成するケースが多く見られます。
アプリ同士の連携には、ルックアップ機能、アクション機能、関連レコード機能が主に用いられます。それぞれの概要は次のとおりです。
| kintoneで使える3つの便利な機能 | |
|---|---|
| ルックアップ機能 | 他のアプリに登録されている情報を参照し、データを取得（コピー）する |
| アクション機能 | レコードに登録されている情報を別アプリのレコードとして取得（コピー）する |
| 関連レコード機能 | 条件に一致したレコードを一覧で表示する。同じアプリのレコードだけでなく、他のアプリのレコードも表示可能 |
例えば関連レコード機能を使うと、どのような案件や商談があったのか、顧客管理アプリ上で一元管理できるようになります。
以下の画像は顧客管理アプリのイメージです。下の部分にある「顧客に紐づく案件一覧」において、関連レコード機能で紐づけられた、案件管理アプリ上の情報が表示されています。
またルックアップ機能を活用すると、顧客管理アプリから案件管理アプリへデータを引用することが可能となります。
下の画像は案件管理アプリのイメージです。顧客管理アプリから、ルックアップ機能を用いて引用された「顧客名」が表示されています。
SFAで用いるプラグインの例
kintone には「プラグイン」というオプション機能もあります。プラグインによって基幹システムや実績管理アプリ、予実管理アプリなどとも連携でき、さらに見た目も Excel のように表示されるなど、より使いやすくなります。
具体的には、ATTAZoo＋、krew Sheet、krew Data、krew Dashboard などが、プラグインの例として挙げられます。それぞれの概要を以下の表で見てみましょう。
| kintone で利用できるプラグインの例 | |
|---|---|
| ATTAZoo＋ （アッタゾー） | kintone をより便利に使うための機能を簡単に拡張できる、16個のプラグインセット |
| krew Sheet （クルーシート） | kintone の一覧を Excel のように表示・編集できるプラグイン |
| krew Data （クルーデータ） | kintone のアプリ間のデータを、ノンプログラミングで集計できるプラグイン |
| krew Dashboard （クルーダッシュボード） | kintone のアプリに登録されたデータを集計し、ピボットテーブルやグラフで可視化できるプラグイン |
例えば krew Sheet（クルーシート）のプラグインを用いると、Excel のような画面で管理できるようになります。データのコピー＆ペーストも Excel のように使えて、以下の画像のように色付けなどの編集も可能です。
さらに krew Dashboard （クルーダッシュボード）のプラグインを使うと、以下のように kintone の通常機能では表現できないようなグラフが表示されます。
左側の図形で示された茶色部分の「受注」をクリックすると、以下のように受注データの一覧表が表示されて詳細を確認できます。
kintone の顧客管理アプリ上に案件データを追加する方法
続いて、kintone で作成した顧客管理アプリの操作画面を見ながら、案件管理アプリ上のデータを追加する方法を見てみましょう。
顧客管理アプリの顧客マスタから中身を確認する
こちらの画像は、一般的な顧客管理アプリの顧客マスタ画面です。一覧表のトップにある「ＪＢＣＣ株式会社」という顧客名をクリックして、中身を確認してみましょう。
ＪＢＣＣ株式会社の画面にある「案件一覧」には、現在何も表示されていません。ここに案件管理アプリのデータを追加して、参照できるよう設定していきましょう。
案件管理アプリ上でレコードを追加する
案件管理アプリ画面の右上にある「＋」をクリックし、レコードを追加する画面に移ると、案件情報を入力する画面が表示されます。
ここで先述したルックアップ機能を使い、顧客マスタからデータを引用します。顧客名の横にある「取得」をクリックすると、「部署名」や「担当者名」が引用され、自動で表示される仕組みです。
案件名、結果、見込み時期などのフィールドを入力する
続いて、「案件名」や「結果」、「見込み時期」、「案件ステータス」などを入力しましょう。kintone には「フィールド」と呼ばれるものがあり、さまざまなフィールドを配置して一から作成していきます。
商品番号や単価、合計金額などを選択する
商品マスタと連携している場合、商品番号や単価などを選択して数量を入れると、演算機能によって合計金額が自動表示されます。
顧客管理アプリの案件一覧を確認する
次に、入力した情報を保存し、顧客管理アプリ上の画面に戻って更新しましょう。先ほどは空欄だった「案件一覧」に入力したデータが追加されるはずです。
案件が追加されることで、ＪＢＣＣ株式会社という顧客において、どのような案件や活動履歴があったかなど、詳細が可視化されます。
さらに、一番左のファイルボタンをクリックすると画面が推移し、詳細情報が表示されるので、営業部門のマネージャーは気になる案件があれば内容をすぐに確認できます。
kintone でSFAアプリを作成して顧客管理や案件管理を行うメリット
kintone でSFAアプリを作成し、顧客管理や案件管理を行うメリットをご紹介します。
中堅中小企業でもSFAを導入しやすい
kintone で作成するSFAなら、中堅中小企業でも導入しやすい点がメリットです。
一般的に、企業規模によってSFAの活用目的は異なります。大企業であれば、業務標準化を目的に本部が主導してSFAを運用します。一方の中堅中小企業の場合は、会社ごとの業務に合致させた運用が求められ、現場主導でSFAを活用することになります。
中堅中小企業が大企業向けのSFAを導入すると、機能を使いこなせず費用対効果が合わないケースも見られます。その点、kintone であれば小規模で始めて徐々にスコープを拡大できるので、規模を問わずSFAを導入しやすいでしょう。
データベースとして営業活動の情報を一元管理できる
kintone はデータベースとして手軽に活用でき、営業活動の情報を一元管理できます。社内に散在する顧客情報や案件情報をまとめて管理できるため、効率的な営業活動が実現するでしょう。
チームメンバーが登録した顧客・案件情報を kintone に集約することで、二重管理や漏れがなくなります。またノウハウを素早く共有でき、営業活動の属人化から脱却できる点も特徴の一つです。
スムーズな情報共有が実現する
案件や商談、問い合わせ状況などを顧客情報に紐づけて管理できるため、スムーズな情報共有が実現します。営業マネージャーは進捗状況や受注確度などを確認しながら、的確にアドバイスを提供しやすくなり、営業部内の連携が密になります。
さらに kintone では100種類以上の連携サービスが公開されていて、外部サービスや基幹システムとの連携も可能です。会社の基幹システムのデータを kintone のSFAと関連付けながらチームメンバーと共有でき、意思決定が迅速化するでしょう。
さまざまなデバイスからアクセスできる
kintone はWebブラウザで閲覧できるクラウドサービスであるため、インターネットに接続されたデバイスであれば、外出先からでもアクセスできます。また連絡をスマホアプリの通知で受け取り、すぐに対応できるようになり営業活動が効率化するでしょう。
紙や Excel を使った業務負担が軽減する
中堅中小企業では kintone によるSFAの導入で、営業担当者を取り巻く紙や Excel の使用による業務負担を軽減できます。
中堅中小企業の営業担当者の業務は、案件・数値管理だけでなく、データ登録やワークフローの承認業務など、多岐にわたります。専門的なシステムが導入されている大企業とは異なり、中堅中小企業では Excel や紙ベースで行われているのが現状です。
そこで kintone を活用して Excel や紙業務をデジタル化すると、営業担当者が本来集中すべき営業活動に取り組める環境を構築できます。データ登録や承認業務などの煩雑な業務が効率化され、営業活動の生産性向上につながるでしょう。
kintone でSFAアプリを作成して顧客管理や案件管理を行うデメリット
kintone は複雑なプログラミングの知識がなくてもSFAアプリを手軽に作成できます。しかし機能や利用できるプラグインの数が多く、自社にとって最適なアプリを構築するには手間がかかります。
kintone でSFAアプリの導入を検討している、または導入済みの営業部門のマネージャーのなかには、以下の悩みを持つ方もいるかもしれません。
効果的なSFAアプリを作成するには、技術面だけでなく業務上の課題を特定することも重要です。自社だけで対応が難しい場合は、プロに相談するのも一つの方法だといえるでしょう。
kintone の導入支援サービスを提供するサイボウズの公式パートナーに依頼すれば、効果的に顧客管理や案件管理を進められ、課題解決につながります。公式パートナーによっては無償でアドバイスを提供しているため、まずは気軽に相談してみるのもおすすめです。
ＪＢＣＣによる kintone 導入・開発サポートのご案内
ＪＢＣＣは、kintone を用いてお客様のDXを全面的にサポートしています。具体的には、kintone の基礎知識を身につけるための無償サポートから、内製化を促進する技術者による相談サービス、さらには複雑なシステム開発に向けた技術支援サポートを実施しています。
ＪＢＣＣグループも2,000名規模で kintone を活用しているため、実践的な提案が可能です。現場への権限付与の範囲など実際の運用を想定し、効果的な運用ガイドも作成しています。
さらにＪＢＣＣは2003年からサイボウズの公式パートナーで、サイボウズ認定アソシエイト保持者が約60名在籍しています。kintone に詳しい担当者が、kintone で「できる」「できない」を仕分けして、最適解をご提案します。
また、2024年4月に発表されたオフィシャルパートナー評価制度である「CyPN Report 2024」において、セールス部門で最高評価となる3つ星を獲得。2023年の活動実績において、セールス部門で3つ星を獲得したのは、450社のうち4社のみという結果でした。
kintone を提供するサイボウズ株式会社からも高い評価を受けたＪＢＣＣが、お客様の課題に対し効果的な提案をいたしますので、お気軽にご相談ください。
業務DXワークショップ
ＪＢＣＣから kintone を契約すると無償で開催される「業務DXワークショップ」は、kintone を利活用するためのワークショップです。課題を整理しながらサンプルアプリを作成し、ハンズオン形式で体験できます。業務のデジタル化が進む内容をお届けするので、こちらもぜひご利用ください。
kintone で業務DXワークショップ
「kintone で業務DXワークショップ」は、業務のデジタル化を推進して、お客様の業務効率化や理想の働き方を実現することを目的にしています。そのために、現在業務を棚卸し、その中から課題となるものを抽出した上で適用範囲を見つけていただき、kintone利活用をより推進していただくワークショップです。kintoneを使いこなせていない業務を整理して、デジタル化を推進したいなどのお客様にぜひ利用ください。
詳しく見るkintone を活用して営業支援システムを刷新｜フコクしんらい生命保険株式会社 事例
代理店チャネルによる保険販売を専門とするフコクしんらい生命保険株式会社は、SFAを導入して顧客情報の管理や活動履歴機能を活用していました。
しかし、業務内容の変化に合わせた機能変更ができず、情報不足やシステム外での管理業務の発生による負担増加など、さまざまな課題が浮上したといいます。さらに代理店営業推進部では、Excel 利用が継続し、情報が散在していた点も改善する必要がありました。
そこでSFAの刷新に向けて、kintone の導入支援をＪＢＣＣに依頼。無料のトライアルを実施したところ、既存のSFAと比べて直感的に操作でき、簡単に修正ができた点を評価しました。数あるサイボウズの公式パートナーからＪＢＣＣを選択した理由は、即座に的確なアドバイスや具体的な改善策が得られたからだといいます。
kintone の導入後、わずか半年で利用率が80％を上回るなど、さまざまな効果が現れています。
【フコクしんらい生命保険株式会社 様】ノーコード開発を活用して営業支援システムをスピード刷新
チャネルを横断した統合的な営業戦略を推進するために― システム刷新で営業情報を統合管理、情報共有の範囲拡大・早期化と営業活動の見える化を実現 ―
詳しく見るまとめ
kintone で作成したSFAの導入で、案件管理や顧客管理の効率化が実現するだけでなく、営業担当者は紙や Excel を使った煩雑な業務から解放され、営業活動に専念できるようになります。また kintone は小さく始めて徐々に拡大でき、さらには業務フローの変化に合わせて簡単に改修も可能です。
kintone の導入や利活用を検討している場合、公式パートナーであるＪＢＣＣにぜひご相談ください。
執筆者
宮田 悠登（みやた ゆうと)
ＪＢＣＣ株式会社
ハイブリッドクラウド事業部 ソリューション営業部
kintoneソムリエ
*サイボウズ社 2021年セールスアドバイザー・オブ・ザ・イヤー受賞
ＪＢＣＣの"kintoneソムリエ"として、年間100以上のワークショップを行い、kintoneを利用できる方を増やすハンズオン活動や、kintoneでの業務改善提案、無数にある最適なプラグインのご紹介などをお客様の課題解決に全力を尽くしています。
サイボウズ製品に10年以上従事しており、実はカスタムアプリも結構作れます。
＜保有資格＞
kintone認定 アソシエイト
※kintoneの機能および設定方法に関する体系的な知識を持ち、kintoneを活用した業務改善スキルがあることを証明する資格です。
企業のIT活用をトータルサービスで全国各地よりサポートします。
ＪＢＣＣ株式会社は、クラウド・セキュリティ・超高速開発を中心に、システムの設計から構築・運用までを一貫して手掛けるITサービス企業です。DXを最速で実現させ、変革を支援するために、技術と熱い想いで、お客様と共に挑みます。