どうも Microsoft 365 大好きオジサン こと 中村 太一 です。
本記事では、2023年5月26日にＪＢＣＣ 八重洲オフィスで開催されたお客様向けイベント「第3回 Microsoft 365 利活用雑談 Café 」のレポートをお届けいたします。
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目次 |
1.「 Microsoft 365 利活用雑談 Café 」って何？
※すでに過去のイベントレポートを読まれている方は、本章を読み飛ばしてください。
「 Microsoft 365 利活用雑談 Café 」については、第1回目のイベントレポート記事の冒頭で説明しているので、併せてチェックしてみてください。
第1回「 Microsoft 365 利活用雑談 Café 」イベントレポート
本記事では詳細は割愛させていただきますが、ザックリ言うとＪＢＣＣを介してお客様同士でつながってもらおう！という「お客様の、お客様による、お客様のためのＪＢＣＣ コミュニティ（←これ流行らせたい！）」のイベントです。自己紹介から始まり、ＪＢＣＣ 八重洲オフィスのオフィスツアーをし、場が暖まったところでワイガヤをする流れも第1回目で大成功だったので同じ流れで進めました。気になる方は第1回目のイベントレポートをご参照ください。
2. 今回から新たなコーナー「今月の Microsoft 365 アップデート情報」
過去これまで開催したカフェのアンケートから「 Microsoft 365 のアップデート情報が聞きたい」というご要望が非常に多い事を受け、僕がＪＢＣＣのこのブログ（コラム）にて毎月月初に先月の Microsoft 365 のアップデート情報を紹介する記事を書いていますが、その情報を先出しでカフェ参加者にお届けするコーナーを設けました。イベント内でこのコーナーをやるメリットはズバリ「その場でデモができる」という点です。ブログで文章やスクリーンショットの画像でお伝えするよりも、その場で体験できるという点に勝るものはないですね。今回もあんなアップデートやこんなアップデートを、実際にデモをしながら紹介させていただきましたが、本記事を読まれている皆様は数日後にこのコラムに記事が公開される予定なのでお楽しみしていてください（まだ原稿未着手なのでがんばります！）。
3. お題「 SharePoint の利活用」
次にメインイベントです。第1回目・第2回目の雑談カフェのテーマはMicrosoft Teams でしたが、第3回の今回は SharePoint についてです。実は過去開催のアンケートでは今後取り上げてほしいテーマとして SharePoint は要望が非常に多かったです。特にここ数年で Microsoft 365 を導入された企業にとって、 Microsoft Teams 登場により SharePoint の存在が表舞台から裏方的存在になってきた時代からの利用スタートなので、「 SharePoint って何者？」「 SharePoint 単体ではどういう時に利用するものなの？」「社内ポータルサイトって必要？ Microsoft Teams があるから十分じゃない？」というちょっと不思議な存在に感じるケースが非常に多いです。そんな時代の流れに SharePoint 歴15年以上の僕が「 SharePoint 愛」を持って切り込み、何か良いキッカケになれたら？と思い色々とトークテーマを考えました。
僕は毎回カフェで開始直後に個人的な見解として、先にメッセージを伝えるお約束の流れがありますが、今回のメッセージは「使う目的を明確に！」です。良くあるのは手段が目的になってしまうパターンです。「何かわからないけどもったいないから SharePoint 使わないと！」というところからスタートしてしまうと失敗しやすいです。 SharePoint に限らず「何をしたいのか？」という目的をまずはリストアップします。例えば社内ポータルサイトで想定されるコンテンツというと「社内システムのリンク集」「通達・連絡」「社内FAQ」「社長メッセージ」「会社スローガン」などがあります。これらを挙げた後に極論ですが、例えば全て Microsoft Teams で実現できるのであれば、別に SharePoint 単体利用しなくても良いとも思っています。「いやいや、さっきアナタ『 SharePoint 愛』を持って切り込むって言ったじゃん！」って思うじゃないですか。違うんですよ。ニーズがないのに無理して使って失敗して SharePoint に悪いイメージを持たれてしまうくらいなら、ニーズが出てくるまでは使わないという選択肢もあるという事です。僕の SharePoint に対する愛は置いといて、このように参加者様とワイガヤした中で、それぞれの会社さんが今運営している社内ポータルサイトの状況などを共有していただきます。すると各社さん本当に多種多様で、中には現在は SharePoint ではない別サービスで運営している会社さんもあれば、そもそも社内ポータルサイトが存在しないという会社さんもいます。この他社さんがどうしているのか？を聞けるのが本カフェの醍醐味ですね。純粋に僕も勉強になるし非常に楽しいです。
次に、現状それでどんな問題・課題があるのか？従業員からどんな問い合わせが多いのか？という点をワイガヤします。そうすると実は SharePointのサイトで運用した方が良いのでは？という点もチラホラと現れてきました。その流れから「サイトを作るならチームサイト？コミュニケーションサイト？」という点や、「ユーザーが自由にサイトを作成できる事はどうなのか？」や、「サイトのストレージに上限設定すべきか？」や、「アクセス権限についてどういう考えで運用していくべきか？」などなど、準備した多くのテーマでワイガヤを展開していきました。これは僕らＪＢＣＣが参加者様に回答を出す場ではなく、参加者様同士での意見交換でもあり、ＪＢＣＣも Microsoft 365 ユーザー企業として同じ目線で参加させていただきます。これもまたコミュニティの醍醐味です。
本カフェでは僕が準備したテーマの半分くらいしかワイガヤできないのがいつものパターンです。単純に時間が足りない事もありますが、参加者様の関心事や活用状況に応じて扱うテーマをその場で変えていきたい事もあり、あえて倍くらいの数のテーマを準備しています。関心事に応じてテーマを選んでいくことで話に詰まってしまうような事は一切なく、むしろ徐々にヒートアップしていき、「え？もう終わりの時間？」となってしまいます。主に僕が熱くなってしまって時間を忘れがちなんですけどね。できれば一晩話し明かしたい気分に毎回なってしまいます！参加者様からしたら御免被りたいとは思いますが...(笑)いつも思うのですが、参加者様に恵まれているなぁと感じます。皆さん積極的にお話してくれます。裏を返すと非常に関心が高く、自社内で Microsoft 365 をもっと利活用させていきたい！という熱い想いがあるという事だと思います。そして僕らはそういう熱い方を応援していける事がうれしいし誇りに思います。
4. メッセージ「使う目的を明確に！」
このように SharePoint の基礎となる情報を織り交ぜながら、 SharePoint に限らず「情報共有」「情報発信」「コミュニケーション」などの観点からワイガヤを通じて色々な学びがある中で、冒頭に僕の方から先に出していたメッセージでもある「使う目的を明確に！」に戻ってきます。ワイガヤを通じてこのメッセージが納得いただけたと思っています。このカフェを終えた後に自社内を振り返り、使う目的を明確にした上で「やはり SharePoint を単体で利用する必要はなさそうだ」と思ってもらっても全く構わないと思います。無理して利用する必要はないので。よく「 Microsoft 365 の豊富な機能を全然使いこなせていない」という声もいただきますが、全ての機能を使いこなす必要もないと考えます。それこそ手段が目的になってしまわないように。
イベントレポートは以上です。 ＪＢＣＣでは今後も「お客様の、お客様による、お客様のための ＪＢＣＣ コミュニティ」の施策を企画・開催していきます。これは ＪＢＣＣのお客様の大きなベネフィットです。ただ Microsoft 365 の利用開始までをお助けするのではなく、皆さまの幸せのためにその後の支援もさせていただきます。気になった方は是非お問い合わせください。
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執筆者
 Power Apps で作成した楽器アプリ |
中村太一ＪＢＣＣ株式会社 Microsoft 365 担当 「Microsoft MVP（Most Valuable Professional）」を2018年から連続受賞。
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ＪＢＣＣ株式会社ＪＢＣＣ株式会社は、企業のデジタル・トランスフォーメーション（DX）を支援するITサービス企業です。クラウドサービスを中心にシステムの設計から構築、運用までを一貫して手掛けており、クラウド 2,150社、超高速開発による基幹システム構築 460社、セキュリティ 1,100社の実績があります。 |
