kintoneとプラグインATTAZooで"究極の内製化"社長自らアプリ作成

ISO9001 業務のシステム化とExcel＆Access の 高難易度により決断

事業内容を教えてください。

当社は建築資材の販売・施工を行う総合商社です。ビス1 本を調達することもあれば、建築そのものを請け負ってお客様窓口となり、設計事 務所や工務店と仕事をすることもあります。私で二代目なのですが、「あれもできないの」「これも頼みたい」と要望されることを実現していくう ちに、かなり多角化しました。大きく、民間企業や官公庁などB to B 向けと、個人宅に関わるB to C 向けという2つのビジネスがあります。

kintone を導入されたのはいつですか。

3 年前の2019 年です。当社は品質マネジメントシステムのISO9001 を取得しており、あまり契約を交わす習慣のない個人宅向けの仕事は特に、"言った言わない"でトラブルにならないよう、ISO9001 に基づいて 案件管理を行っています。しかし、それらはすべて紙ベースだったため、いろいろな課題を感じていました。たとえば、紙で蓄積したデータは 再利用・分析できない、保管に関しても特定の帳票のありかを知っているのは経理の誰々さんだけなど、属人性が高い状況でした。IT 化が遅れてい るのは自認しており、何かシステムを導入しようとしたのですが、ISO9001 関連に関してはパッケージが存在せず、ゼロスクラッチから開 発するしかなく、これは膨大なコストがかかります。自分で作るしかないと、まずはEXCEL を検討しましたが、データ共有にかかる手間などを考 え断念。その後Access を勉強し始めたのですが、Access は機能は満たしていましたが、プログラミングが必要で自身での改良ができない、モバ イル環境に対応していないということで断念しました。何かユーザー側で微調整できるものと探す中で、見つけたのがkintone でした。外資系のツ ールも検討してはみましたが、kintone は日本語だし、試しに顧客名簿を作ってみたらうまくいったので、すぐに契約を決めました。

kintone アプリのステータス同期に課題　 自動化できる「ATTAZoo U 」を導入

「ATTAZoo U 」を探していただいた理由は何でしたか。

先に「ATTAZoo＋」を使っていました。欲しかったのはアプリ間のデータ集計ができる「関連レコード集計」プラグインで、これ使いたさにkintone の拡張機能紹介ページで見つけて導入しました。すると今度はア プリ間でステータスを同期させる機能が欲しくなって。最初は「ATTAZoo＋」の「アプリ間レコード更新＋」でできるかなと思い、ＪＢＡＴに問い 合わせをしたところ、そういう用途なら、最大20 アプリ、50 フィールドまで対応可能で高機能な「ATTAZoo U 」の方がいいですよ、と教えてくれました。そのとき想定していたのは3 つのアプリ間での1 フィールド更新でしたから、「アプリ間レコード更新＋」でもよかったのかもしれま せんが、メールで対応してくれた人がこちらの質問に的を得た答えを返してくれたので、これは信頼できる会社だと思って入れることにしました。 kintone 上のプラグイン提供者は個人から法人まで幅広く、何かあったときに対応してもらえるのかと不安になるものもありますが、その点、ＪＢＡＴ なら安心できました。価格もそんなに高くなかったですし。「ATTAZoo＋」も最初びっくりして、「そんな価格でいいのでしょうか？」と聞き返した覚えがあります。

「ATTAZoo U 」を利用して自動同期しているアプリを教えてください。

「要求事項確認書」と「見積」と「案件管理」この3 アプリ間のステータス同期に利用しています。「要求事項確認書」というのは、B to C 事業で 営業担当者が利用する、お客様からのヒアリングシートのようなものです。たとえば、ウォシュレットをご希望であれば、どのメーカー、どの型式の何色で、どんな機能が必要か。また希望納期はいつかといったことを記入 していきます。案件によっては道路許可申請など省庁に書類を出す必要があるので、そうした項目もプルダウン形式で忘れずに記入できるようにし ています。これが「言った言わない」を回避するためのISO9001 にのっとった仕事上の手続きで、出力してお客様に確認いただき、認印をいただ きます。次に、営業担当者はこの「要求事項確認書」の内容に基づいて、「見積」を作成してお客様に提出します。そうした案件を包括的に管理 しているのが「案件管理」で、案件の進行に応じて、受注前、活動中、受注、失注などとステータスを更新します。営業担当者はそこで一息つきますが、私の方では「要求事項確認書アプリ」や「見積アプリ」で何か見落 としていることはないかとチェックをかける必要があります。その際に、5 年分ぐらいの案件一覧で出てくるため、目的の案件を探すのが大変で、 しかもこの3 アプリ間でステータスを厳密に同期させるのも、手作業だと二重手間、三度手間でこれが一つの仕事になってしまいます。これを自動 同期させたいと思って「ATTAZoo U 」を入れました。案件のステータスをアプリ間で同期できることによって、アクティブな案件だけを表示する、 受注済みの案件は非表示にするといった運用を自動で行えるようになり、確認のための作業不可が短縮され私の業務効率が上がりました。

「ATTAZoo＋」はどのように使われていますか。

頻度が高いのは、最初から使っている「関連レコード集計」です。月次 の売り上げ算出などに利用しています。「簡易検索」は、B to C 事業でユニークな使い方をしているかもしれません。個人宅の資材というのは、仕 入れ先から「荻窪・山本邸分」などとても自由な名称で届くんですよ。「荻窪・山本邸分」と言われても経理担当者は当社の帳票にたどりつけな いので、「荻窪」「山本」というキーワードで検索して探し出す、といった具合に使っています。

御社でのkintone 利用の現状はいかがですか。

どちらも人手でやると大変なところをないものにしてくれて、とてもあ りがたく思っています。「ATTAZoo U 」でのステータス同期は、人手でやろうとすると少なくともkintone をひととおり理解して、かつ当社の業 務も把握している人間でないとできないので、アルバイトでは難しい。ひと一人分の給料、月40 万円分ぐらいの仕事はしてくれていると思いま す。さらに私のストレスも解消してくれました。「ATTAZoo＋」はもっといろいろな仕事をしているから二人分、金額にすると月100 万円ぐらいでしょうか。それだけ高い価値があるのに、 ほんとうにあの価格でいいのか、とは常に思っています（笑）

「ATTAZoo＋」「ATTAZoo U 」の導入効果を教えてください。

今は全社員のうち、半分の20 名がアカウントを持っていて、そのうち日 常的に利用しているのは15 名です。管理者は忙しいし、彼らがデジタルを覚えるのに疲弊してかえって仕事の効率を落とすなら、そこは周りがサポ ートするからどんどん外で稼いできて、というのが私のスタンス。B to C事業と経理部門はみんなに使ってもらっていますが、 紙の業務も正直残っています。今やアプリの数は102 になり、その大半は紙ベースで行っていたISO9001 の仕事を載せかえたものです。

今後の展望をお聞かせください。

オンプレミスで使っている奉行シリーズを、10 月にクラウドへ移行する予定です。今kintone で作成している納品書や請求書をここに自動連携 させたいと思っていて、ＪＢＡＴには何らかの形で支援してもらえるとう れしいなというのが一つあります。あとは、周りの困っている経営者を助けられたらいいですね。仕事でおつき あいのある保育園の園長先生が、園の名簿類や省庁に提出する書類をExcel管理で苦労していたので、kintone というのがあるよ、と紹介したのです。 使ってみたいということだったので私が導入を手伝いました。その園は今も継続して使っています。仕事にするとなるとサポートなど体制を組む 必要がありますから、あくまでボランティアベースですが。経営者の中には身を削りながら組織を切り盛りしている人がいるので、そういう人には kintone の存在を知らせて業務効率化を手伝ってあげたいなと思います。

貴重なお話をありがとうございました。