【脱ハンコ・脱紙業務の進め方】Withコロナ・Afterコロナの働き方を見直そう

公開日 : 2020年10月16日
更新日 : 2022年01月19日

【脱ハンコ・脱紙業務の進め方】Withコロナ・Afterコロナの働き方を見直そう

新型コロナウィルスの感染拡大の影響による緊急事態宣言の発令による外出自粛を受けて、テレワークによる在宅勤務へ多くの企業が大きく舵をきることとなりました。しかし、突発的なテレワーク対応となった企業も多かったのではないでしょうか?

緊急事態宣言は解除されましたが、Withコロナ・Afterコロナ・さらには人材不足、といった状況の中で今後、在宅勤務とオフィスへ出社の最適なバランスを模索しながら、新しい働き方へ変革していく必要があります。

2020年9月に日本政府は「脱ハンコ」を積極的に進めることを発表しました。
弊社でも「テレワークを進める上での課題」をお客様に質問したところ、契約書類などの紙業務の電子化と回答された方が最も多くいらっしゃいました。


そこで今回は、脱ハンコ・脱紙業務を実現するサービスと事例をご紹介します。


【目次】


なぜ脱ハンコ・脱紙をするのか

企業を取り巻く課題は多岐にわたり、「組織の経営環境」そしてWithコロナ時代でより顕著になった「働き手の生活環境の多様化」があります。

組織の経営環境

  • Withコロナ時代の働き方
  • 国内少子高齢化
  • 景気悪化
  • 長時間労働問題

働き手の生活環境の多様化

  • Withコロナ時代の働き方
  • 介護・出産・育児
  • 勤務時間・勤務場所の多様化

それらを解決するには、出社しなければならない仕事からの脱却、人がやらなくてもいい仕事からの脱却が必要です。

出社しなければならなかった仕事の一つであるハンコ・紙業務をなくすことで、働き手にとっては時間や場所に囚われない多様な働き方ができ、同じ時間でも生産性の高い仕事ができるかもしれません。
そして経営者にとっては、社員が多様な働き方ができることで従業員満足度が高まり人材の流出を防ぐことができる可能性があります。

  企業を取り巻く課題_ガッツポーズA.pngより生産性の高い・従業員満足度の高い企業へ企業を取り巻く課題_ガッツポーズB.png


Afterコロナには、脱ハンコ・脱紙を実現した新しい働き方は必須。時代に取り残されないためにも今こそ移行のタイミングです。
しかし、契約書など書類によっては法的な捺印が必要なものもあり、急いで移行するのは危険です。

各種書類に対応するサービス

各書類には「記録としての捺印でOK」な書類と「法的な捺印が必要」な書類があります。それぞれの書類の分類と、それに対応するサービスをご紹介します。

記録としての捺印でOK

申請書

報告書

稟議書

kintone(サイボウズ)

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collaboflow(コラボフロー

collaboflowlogo.png

法的な捺印が必要 契約書など

【受発注 契約書例】

注文書/請負・負契約書・業務委託契約書・工事請負契約書

【新規取引 契約書例】

基本契約書・覚書

【業務関連 契約書例】

機密保持契約書

Agree(GMO)

agreelogo.png

請求書など

【請求納品 契約書例】

請求書・納品書

【支払通知 契約書例】

支払通知書

【受発注 契約書例】

見積依頼書・仕入計画書

@TOVAS(コクヨ)

@tovaslogo.png

記録としての捺印でOK

電子ワークフロー化で脱紙

kintone(サイボウズ)は、ドラッグ&ドロップなどの簡単な操作で書類フォーマットを簡単に作成ができます。承認フローもIT知識に長けてなくても簡単に設定可能です!

記録としての捺印でOKな業務は電子ワークフロー化で脱紙

▼▼▼このようなご要望をお持ちの方はkintone(サイボウズ)とも相性の良いCollaboflow(コラボフロー)がおすすめ▼▼▼

思い通りの申請フォームを簡単に作成したい

思い通りの申請フォームを簡単に作成したい

申請データを元にExcel・PDFの帳票を作成したい

申請データを元にExcel・PDFの帳票を作成したい

承認したら印影を表示するようにしたい

承認したら印影を表示するようにしたい

承認者が不在の際には代理で申請・承認をしたい

承認者が不在の際には代理で申請・承認をしたい

昔の申請書は当時の申請フォームのまま残したい

昔の申請書は当時の申請フォームのまま残したい

複数の申請書をまとめて承認したい

複数の申請書をまとめて承認したい

法的な捺印が必要

紙で実施している契約書などの電子化

紙で実施している契約書などのデジタル化「Agree」の送付も簡単3STEP

基幹システム×電子契約サービス「Agree(GMO)」への連携開発も開発用テンプレートを活用することで、スピード導入が可能

例えば、基幹システム上の発注システムとAgree(GMO)API連携し、さらに貴社システムにおける業務効率化を実現する開発用テンプレートを貴社向けにカスタマイズすることで、スムーズな連携を実現します。

基幹システム×電子契約サービス「Agree」への連携開発も開発用テンプレートを活用することで、スピード導入が可能

価格、APサーバーの設置に関しては、お客様のご要件に合わせて個別にご相談させていただきます。

請求書・納品書などの紙の送付業務の電子化

@TOVAS(コクヨ)で請求書・注文書・納品書などを、柔軟な送付方法でお届けします。

請求書・納品書などの紙の送付業務のデジタル化

@tovasicon1.png

様々な業務に対応

請求書に限らず、納品書なども送付可能。

しかもPDF以外にCSVやExcelファイルも。

@tovasicon2.png

万全なセキュリティ

データ暗号化、ウイルスチェック、情報トレーサビリティ(証跡記録)の機能が標準装備。

@tovasicon3.png

柔軟な送付スタイル

メールの配信だけではなく、FAXや郵送代行も対応できます。

お客様のニーズに合わせた送付を。

@Tovasの送付は簡単な3STEP


お客様事例ご紹介

建設材料販売業B社様

単価づけ業務をkintone(サイボウズ)で効率化、@TOVAS(コクヨ)で脱紙業務を短期間で実現。

建設材料販売業B社様 単価づけ業務をkintoneで効率化、@TOVASで脱紙業務を短期間で実現。

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お問い合わせ

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働き方改革・業務効率化の推進をお考えのあなたに。kintoneはあなたの「その仕事」に合わせた業務システムを特別な知識なく直観的に作れるクラウドサービスです。

コラボフロー
コラボフロー

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コラボフローは、誰でも簡単に作れる・直せるワークフローシステムです。直感的な操作性で使い手を選びません。

Agree
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「Agree」は電子文書形式の契約書の管理、および電子署名機能を提供するクラウドサービスです。

@Tovas
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@Tovas(あっととばす)は、帳票データ(PDF、CSV等)を配信するクラウドサービスです。

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JBCC株式会社

JBCC株式会社は、企業のデジタル・トランスフォーメーション(DX)を支援する総合ITサービス企業です。クラウドサービスを中心にシステムの設計から構築、運用までを一貫して手掛けており、クラウド 1,740社、超高速開発による基幹システム構築 400社、セキュリティ 1,100社の実績があります。
お客様の環境に合わせた最適なITシステムを、クラウド、超高速開発、セキュリティ、データ連携等を活用し、企業のDX実現と経営変革に貢献します。