ファイルサーバーの移行先を決める前に｜現状調査と課題整理の方法

ファイルサーバーの移行では、製品を比較する前に現在の利用状況や課題を整理しておくと、移行先に求める条件が明確になり、機能や運用面の見落としを防ぎやすくなります。
現状を十分に把握せずに製品を選ぶと、既存のアクセス権が移行先の仕組みに合わない、業務システムとの連携がうまくいかないといった問題が、移行後に発覚することがあります。

ファイルサーバーの移行では、事前に現状調査や要件整理を実施し、その結果をもとに移行先の選定や移行計画、テスト、本番移行、移行後の確認へと進めます。
現状調査が不十分なまま進めると、次のような問題が起こるおそれがあります。

こうしたトラブルを避けるためには、移行先を選ぶ前に現在の利用状況や課題を把握し、移行先に求める要件を整理しておくことが大切です。

自社に合った移行先を選ぶには、まず現在のファイルサーバーの利用状況を把握する必要があります。
必要な機能や条件を見落とさないよう、次の5つの観点から調査しましょう。

• データの量と種類
• 利用環境と共有先
• セキュリティと管理
• 業務やシステムとのつながり
• 運用の体制

これらの中には、情報システム部門だけでは把握しきれないものもあります。
特に、個々の業務でのファイルの使い方などは、実際に利用している部門でなければ分かりません。各部門の担当者と連携して調査を進めましょう。

データの量と種類

移行先に必要なストレージ容量や、現在のファイルを問題なく移行できるかを判断するために、データの量やファイルの種類・特徴を調べます。

あわせて、削除できるデータやフォルダがないか確認しましょう。
長期間使われていないファイルや重複データなどを削除しておけば、必要なストレージ容量やデータ転送時間を減らせます。
ただし、使用していないファイルでも保存が必要な場合があるため、削除の可否は法令・社内規程や利用部門への確認を踏まえて判断します。

利用環境と共有先

ファイルサーバーを移行する際は、現在の利用環境に合ったアクセス方法や共有機能を確保する必要があります。
社内外の利用場所や端末、取引先との共有状況などを調べ、移行後も必要な使い方ができるかを確認します。

セキュリティと管理

移行後も必要なセキュリティ対策を維持できるよう、現在の設定や管理の状況を確認します。
ここで確認した内容が、移行先に求めるセキュリティの要件になります。

特にアクセス権は、部署ごとの独自ルールや個別の例外設定が積み重なり、長年の運用で設定が複雑になっていることがあります。
移行先でも同じアクセス権を維持するのが難しい場合は、移行を機に見直すのも一つの方法です。

実際にＪＢＣＣグループでも、組織変更や個別の要望への対応を重ねるうちにアクセス権の管理が属人化し、権限設定が複雑になっていました。
オンラインストレージへの移行時には、アクセス権とグループ管理を見直し、人事システムと連携して権限を自動更新する仕組みを導入しています。

関連記事 ： さよならファイルサーバー！社員数2,000名規模のIT会社がオンラインストレージを使ってみた（ＪＢＣＣ）

業務やシステムとのつながり

ファイルサーバー移行により、ファイルの保存場所が変わり、マクロや業務システムが正常に動作しなくなることがあります。
こうしたトラブルを防ぐため、現在のファイルの参照関係やシステムとの連携状況を調べ、移行時に変更・調整が必要な箇所を把握しておきます。

運用の体制

ファイルサーバーの移行に伴い、管理業務の内容や担当範囲が変わることがあります。
移行後に必要な管理業務が抜け落ちないよう、現在どのような作業を誰が、どのような手順で行っているかを確認しましょう。

特に、特定の担当者しか手順を知らない作業には注意が必要です。
移行を機に手順を文書化し、担当者が変わっても対応できる状態にしておきましょう。

現在のファイルサーバーで困っていることや改善したいことを洗い出し、移行先に求める要件を整理しましょう。
利用者、管理者が感じている課題に加え、現状調査で見つかった問題も確認します。

ここでは、ファイルサーバーによくある課題と、それぞれに対応する要件の例を紹介します。
自社の状況と照らし合わせ、必要な要件を整理する際の参考にしてください。

ただし、費用や機能の制約から、すべての課題を解決できるとは限りません。
要件は「必ず満たすべき条件」と「できれば満たしたい条件」に分けるなど、優先順位をつけておきましょう。

ファイルサーバーのデータ容量が不足している

ファイルサーバーの容量が不足すると、新しいデータを保存できず、頻繁にデータ整理が必要になります。
また、保存先に困った社員が個人のPCにファイルを作成・保存してしまい、データを一元管理できなくなる可能性もあります。

移行先に求める要件の例：
● 現在のデータと、今後増える分を保存できる容量がある
● 容量が不足した際に、短期間で追加できる

ファイルサーバーとの通信が遅い

ファイルサーバーとの通信が遅いと、ファイルの読み込みや保存に時間がかかり、業務効率が低下します。
また、社員がファイルを手元のPCにコピーして作業すると、ファイルの更新状況が共有されず、複数の版が混在するおそれもあります。

ただし、通信速度が遅くなる原因は、サーバーの処理能力や社内ネットワーク、VPNなどさまざまです。
移行するだけで改善するとは限らないため、まずは原因を調べ、移行先で改善できる問題なのかを確認しましょう。

移行先に求める要件は、できるだけ数値で決めておきましょう。
例えば、業務でよく使うファイルを「何秒以内に開ければ業務に支障がないか」という基準にしておけば、その基準をもとに移行先を判断できます。

移行先に求める要件の例：
● 業務でよく使うファイルを、利用する拠点や時間帯を問わず、決めた許容時間内に開いたり保存したりできる

社外や在宅からのアクセスに制限がある

オンプレミスのファイルサーバーでは、社内ネットワークからのアクセスを前提としていることがあります。
社外から接続する仕組みが整っていないと、在宅勤務や外出先でファイルを確認・編集できず、作業のために出社するなどの余計な負担が生じてしまいます。また、取引先とのファイル共有に制約がある点も問題です。メールへの添付や別のツールを使った受け渡しが中心になり、ファイルの更新や共有に手間がかかります。

移行先に求める要件の例：
● 在宅勤務や外出先から、PCやスマートフォンなどで安全にアクセスできる
● 取引先とファイルを共有する際に、相手ごとに閲覧・編集の権限を設定できる
● 有効期限付きの共有リンクを発行できる

必要なファイルが見つからない

部門や拠点ごとにファイルの保存先が分かれていると、必要な資料を探すのに時間がかかります。
また、同じファイルの複製が増えると、どれが最新版なのか分からず、古い資料を使ってしまうこともあります。
こうした課題を解決するには、共有するデータをまとめて管理し、必要なファイルや最新版をすぐに見つけられる仕組みが求められます。

移行先に求める要件の例：
● ファイルサーバー内のデータを全社で一元管理できる
● 部門をまたいで、必要なデータを共有できる
● ファイル名だけでなく、ファイルの内容も検索できる
● ファイルの更新履歴を管理し、過去の版も確認・復元できる

セキュリティ対策に不安がある

認証やアクセス制御が十分でないと、不正アクセスや情報漏えいのリスクが高まります。
特に、社外からの接続に利用するVPN機器には注意が必要です。
警察庁によると、2026年上半期のランサムウェア被害報告は123件で、半期として過去最多となりました。
また、感染経路に関するアンケートでは、有効回答36件のうち18件（50％）がVPN機器からの侵入でした。
参考 ： 警察庁サイバー警察局｜令和８年上半期におけるサイバー空間をめぐる脅威の情勢等につい（PDF）

こうしたリスクも踏まえ、移行先では認証やアクセス制御に加え、不正アクセスの検知や被害時の復旧に必要な機能も検討しましょう。

移行先に求める要件の例：
● 多要素認証や端末制限など、不正アクセスのリスクを減らす対策ができる
● ファイルやフォルダごとにアクセス権を設定できる
● 操作ログを記録・確認でき、不審なアクセスの調査に活用できる
● ランサムウェアなどの被害に備え、データを復元できる
● サービス提供事業者が、対象サービスを含む範囲でISMS認証を取得している

関連記事 ： ファイルサーバーに潜むリスクと安全な移行先の選び方を解説

災害や障害時に業務停止するリスクがある

ファイルサーバーが災害や機器の故障で使えなくなると、受発注や請求などの業務が停止するおそれがあります。
例えば、大雨によるサーバー機器の浸水、停電によるサーバーの停止、ハードディスクの故障などが考えられます。

帝国データバンクの2026年調査では、BCP（事業継続計画）の策定意向がある企業が想定する事業継続上のリスクとして、「自然災害」が67.8％、「設備の故障」が37.9％に上りました。
参考 ： 事業継続計画（BCP）に対する企業の意識調査（2026年）

移行先に求める要件の例：
● 災害や停電に備えた環境でデータを保管できる
● 冗長化などにより、一部の機器が停止しても利用を継続できる
● バックアップから、業務上許容できる時間内に必要なデータを復元できる

ファイルサーバーの管理負荷が高い

ファイルサーバーの保守やOS更新、アクセス権の変更などに時間を取られ、情報システム部門が本来注力すべきIT施策に手を回せないことも、移行を検討する理由の一つです。特定の担当者に作業が集中していると、その担当者が不在の際に、権限の変更や障害からの復旧が滞ることもあります。
こうした管理負荷を減らすには、サーバーの保守を事業者に任せたり、アカウントやアクセス権の管理を効率化したりする方法があります。

移行先に求める要件の例：
● サーバー機器の保守やOS更新、監視を事業者に任せられる
● 部署やグループ単位でアクセス権を管理できる
● 入社・異動・退職に伴うアカウントや権限の変更を効率化できる

業務システムとの連携やデータの保管ルールを変えられない

ファイルサーバーを移行したくても、既存の業務システムとの連携やデータの保管ルールが障壁となり、移行に踏み切れないこともあります。

例えば、業務システムや Excel のマクロが特定のフォルダやパスを参照していたり、社内規程や取引先との契約でデータの保管場所が制限されていたりするケースです。
移行が難しいからと諦めず、まずは何が障壁になっているのかを具体的に洗い出しましょう。
変更できない条件を明確にすれば、それに対応できる移行先や、移行に必要な対策を検討しやすくなります。

移行先に求める要件の例：
● 既存の業務システムやマクロとの連携を維持できる
● 現在のフォルダ構成やパスを維持できる、または参照先を変更して連携を継続できる
● 社内規程や取引先との契約で定められた場所・期間でデータを保管できる

自社に合った移行先を整理したい方へ

ＪＢＣＣの「ファイルサーバーワークショップ」では、現在のファイルサーバーの利用状況や課題を整理し、お客様の要件に合った移行先をご提案します。

現状調査と課題の整理を通して、移行先に求める要件が明確になりました。次は、自社にどのようなタイプの移行先が向いているのかを考えましょう。

例えば、既存のマクロや業務システムとの連携を維持したい場合は、現在と同じ仕組みのファイルサーバーを利用できるオンプレミスやIaaS（クラウド上のファイルサーバー）が候補になります。
移行先には主に4つのタイプがあり、それぞれ特徴や自社で管理する範囲が異なります。
ただし、利用者やアクセス権、利用ルールの管理は、どのタイプでも自社が担うのが基本です。

オンプレミスのファイルサーバー

自社でサーバーやNAS（ネットワークに接続して使う記憶装置）を用意し、社内やデータセンターに設置して運用する方法です。
データの保管場所やネットワーク構成を自社の要件に合わせて管理できる一方、機器の保守やOSの更新なども自社の管理範囲となります。

オンプレミスが向いているケース：
● 社内規程や取引先との契約により、データを指定された場所で保管しなければならない
● CADデータや動画などの大容量ファイルを社内で頻繁に扱い、インターネット経由の通信を避けたい
● 既存の業務システムがファイルサーバーのフォルダやパスを参照しており、現在の利用方法をできるだけ維持したい

関連記事：オンプレミスとクラウドの違いを徹底比較！どちらがおすすめかケース別に解説

IaaS上のファイルサーバー

クラウド事業者が提供する仮想サーバー上に、ファイルサーバーを構築する方法です。
従来のファイルサーバーの仕組みを維持しながら、物理的な機器の保守を事業者に任せられます。また、必要に応じてストレージ容量を拡張できる点も特徴です。

ただし、OSの更新やアクセス権の管理などは、基本的に自社で行う必要があります。

IaaSが向いているケース：
● 既存の業務システムや Excel のマクロがファイルサーバーを参照しており、現在の利用方法をできるだけ維持したい
● サーバー機器の老朽化や更新時期を迎えており、今後は物理的な機器の保守・交換を自社で行いたくない

関連記事 ： IaaSとは？意味・メリットから失敗しない選び方、PaaS・SaaSの違いまで徹底解説

オンラインストレージ

インターネット経由でファイルを保存・共有するサービスです。
サーバー機器の保守やOSの更新はサービス提供事業者が担うため、自社の管理負担を減らせます。
また、在宅勤務や外出先からのアクセス、取引先とのファイル共有にも適しています。

オンラインストレージが向いているケース：
● 在宅勤務や外出先で業務を行う社員が多く、社内ネットワークに接続しなくてもファイルを利用できるようにしたい
● 取引先とのファイルの受け渡しにメール添付などを利用しており、共有リンクやアクセス権を使って安全かつ効率的に共有したい
● 現在、自社でサーバー機器の保守やOSの更新を行っており、これらの管理業務をサービス提供事業者に任せたい

関連記事 ： ファイルサーバーをオンラインストレージに移行するメリット・デメリットとは？選び方もご紹介

Microsoft 365 の活用

Microsoft 365 に含まれる SharePoint や OneDrive を、ファイルの保存・共有先として活用する方法です。
オンラインストレージの一種ですが、契約中のプランで利用できる場合は、新たなサービスを契約せずに始められます。
また、Teams と連携したファイル共有や、Word・Excel の共同編集、ファイルのバージョン管理にも対応しています。
Microsoft 365 の活用は、すでに Microsoft 365 を導入しており、Teams などの日常業務とファイル管理を同じ環境にまとめたい企業に向いています。

Microsoft 365 が向いているケース：
● Microsoft 365 を契約しており、別のオンラインストレージを新たに契約せず、既存のサービスを活用したい
● Teams で部署やプロジェクトごとに情報共有しており、関連するファイルも同じ環境で管理したい
● Microsoft 365 で社員のアカウントを管理しており、SharePoint などのファイル共有にも既存のアカウントを活用したい

関連記事 ： Microsoft 365 とは？機能・プランの基本から”導入しても活用しきれない”を解決する方法まで

組み合わせて使う（併用）

すべてのデータを一つの移行先にまとめず、用途に応じて複数の環境を併用する方法もあります。例えば、業務システムとの連携が必要なデータは従来型のファイルサーバーに置き、社外との共有が必要なデータはオンラインストレージで管理する、といった方法です。
併用は、ファイルの用途によって求める条件が異なり、一つの環境では対応しにくい企業に向いています。

併用が向いているケース：
● 既存の業務システムが参照するファイルは従来のサーバーに残し、社員が日常的に共有する資料はオンラインストレージで管理したい
● 保管場所に制約があるデータはオンプレミスで管理し、社外とやり取りする資料はオンラインストレージで共有したい

ただし、保存先が複数になる分、管理する対象も増えます。データの置き場所やアクセス権の管理ルールを明確にしておきましょう。

ここまで紹介した5つの観点で現状調査を進め、課題を整理すると、自社が移行先に求める条件や、候補となる移行先のタイプが見えてきます。
次は、候補となる製品・サービスが自社の要件をどこまで満たすかを比較する段階です。
ＪＢＣＣのセミナー「失敗しないファイル基盤設計とは」では、本記事の5つの調査項目に対応する判断軸をもとに、移行先の選び方をさらに掘り下げます。

本セミナーで学べること：

• 5つの判断軸： データ特性・利用環境・セキュリティ・互換性・移行運用の観点から、自社の要件を整理する方法
• 移行先の適合パターン： オンプレミス・IaaS・オンラインストレージ・Microsoft 365 など、各選択肢が合う条件と注意点
  
• 提案書の確認ポイント： 標準機能で対応できる範囲、追加費用、移行計画や運用の役割分担など、製品比較で確認したい項目

本記事で整理した自社の現状や課題をもとに、移行先の候補を具体的に比較したい方は、ぜひご覧ください。

移行するデータの範囲や Microsoft 365 の使い方、セキュリティ対策について、よくある質問をまとめました。

Q.ファイルサーバーのデータは、すべて移行する必要がありますか？

すべてのデータを移行する必要はありません。
長期間使われていないファイルや重複データを事前に整理すれば、移行時間や移行先に必要な容量を減らせます。
ただし、法令や社内規程で保存が義務付けられているデータは、保存期間や保管場所を確認してから整理しましょう。

Q.Microsoft 365 を契約済みなら、SharePoint に移せばよいですか？

Microsoft 365 を契約していても、すべてのファイルを SharePoint に移せるとは限りません。
SharePoint は共同編集やファイル共有に適していますが、既存のマクロやファイルパスを参照する仕組み、業務システムとの連携には注意が必要です。
移行前に、現在のファイルの使われ方やシステムとの連携状況を確認しましょう。

Q.オンラインストレージにすれば、ランサムウェア対策は不要ですか？

オンラインストレージに移行しても、ランサムウェア対策は必要です。
サーバーの保守やソフトウェアの更新を事業者に任せられても、利用者の認証や端末の保護、共有設定の管理などは自社で対応する必要があります。
また、被害に備えてログの確認方法やデータの復元手順も整えておきましょう。

ファイルサーバーの移行先を選ぶ前に、現在の利用状況や課題を整理しておくと、移行先に求める条件が明確になります。
必要な機能の見落としや移行後のトラブルを防ぐだけでなく、移行だけでは解決できない問題や、見直すべき運用上の課題も把握できます。

現状調査で把握した内容をもとに、自社に合う移行先の候補を絞り込みましょう。
候補を具体的に比較する際は、以下のセミナーも参考にしてください。

移行先の選び方を詳しく知りたい方へ

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